Eine weltweit führende Gesundheits- und Pharmamarke arbeitet mit BCD für Healthcare Professionals (HCPs) and Gruppenreisen zusammen. Das Unternehmen nutzt ein anderes Geschäftsreisemanagementunternehmen (TMC) für Kurzzeitreisende, d. h. für Personen, die häufig zu Geschäftstreffen reisen oder für kurze Zeiträume arbeiten. Der Kunde stand vor zwei Herausforderungen:
- Er benötigte eine Lösung, mit der er Concur sowohl für seine Gruppenbuchungen bei BCD als auch für die Buchungen von Kurzzeitreisenden bei dem anderen TMC nutzen konnte, ohne mehrere Profile verwalten zu müssen.
- Er benötigte einen Online-Zugang für externe Tagungsplaner, um im Namen von externen Fachkräften des Gesundheitswesens zu buchen.
BCD beriet sich mit dem anderen TMC, um die BCD-Benutzerrechte und -Einstellungen in Concur festzulegen, und machte sich dann an die Arbeit, eine Verbindung zwischen der Veranstaltungsmanagement-Software Cvent und Concur zu entwickeln. Und so funktioniert es:
- Sobald sich die Teilnehmer in Cvent für eine Veranstaltung anmelden, werden sie zu Concur weitergeleitet. Die Profile der Reisenden – einschließlich neuer Einträge, Aktualisierungen und Löschungen – werden über die API von Concur von der Concur-Website des anderen TMC in das Profilsystem von BCD übertragen.
- Wenn ein Reisender eine Einladung zu einer Tagung erhält und sich in Cvent registriert, wird er als Gast-Reisender ohne Profil zu Concur weitergeleitet, um einen Flug, ein Auto oder ein Hotel zu buchen.
- Nach dem Absenden der Buchung wird die Reservierung an BCD gesendet, um die Profildaten des Reisenden hinzuzufügen (z. B. Vielfliegernummer, Mobiltelefon, E-Mail, bevorzugte Sitzplätze und TSA PreCheck®). Die Reservierung wird von BCD abgeschlossen und das Ticket ausgestellt.
- Schließlich erhält der Reisende von BCD einen Reiseplan, die alle seine Präferenzen enthält.
Dies ist der erste Kunde, der eine API mit einem anderen TMC
nutzt, um Reisedaten in das Profilsystem von BCD zu übernehmen.
„Dank unserer umfassenden, weltweiten Erfahrung in den Bereichen Gesundheit, Meetings und Events wissen wir, wie wichtig es ist, dass die Mitarbeiter und Healthcare Professionals, die zu Veranstaltungen reisen, eine angenehme Reise haben. Unsere innovativen Lösungen und unsere Planungsexpertise gehen über die reine Durchführung hinaus, um das Geschäftsreiseprogramm unserer Kunden weiter zu verbessern.“, so Tanya Green, Senior Vice President, NORAM Operations bei BCD Travel.
Für die zweite Herausforderung musste BCD einen Weg finden, um es Drittanbietern zu ermöglichen, HCP-Reisen direkt online zu buchen. Zu diesem Zweck entwickelte BCD ein Zugangsportal, über das sich Tagungsplaner einloggen und HCP-Reisen direkt über eine Gästebuchung in Concur buchen können.
Innerhalb von acht Wochen implementierte BCD die beiden Konfigurationen für Gruppenbuchungen über die Cvent-Integration in Concur und für HCP-Buchungen über den Online-Zugang für externe Tagungsplaner.
Der Kunde berichtete über die folgenden Ergebnisse:
- Positives Feedback der Reisenden
- 24/7-Buchungszugang für Nutzer
- Einsparungen bei den Transaktionskosten
- Geringere Belastung der BCD-Agenten für HCP- und Gruppenbuchungen
„BCD Travel hat Innovation vom Feinsten gezeigt. Unser gemeinsamer Kunde hatte eine sehr schwierige Frage, aber die Experten waren in der Lage, das Problem anzugehen und eine Lösung zu finden. Ich bin begeistert, jeden Tag mit solch intelligenten Menschen zusammenzuarbeiten, um die Erwartungen unserer Kunden zu erfüllen und zu übertreffen“, sagte Jenna Baker, Vice President, Account Management bei BCD Meetings & Events.
