Una de las principales marcas farmacéuticas y de servicios de salud en el mundo trabaja con BCD para los profesionales de la salud y los viajes en grupo. Usan una compañía gestora de viajes (TMC) diferente para viajeros transitorios, o que suelen viajar para reuniones de negocios o trabajar durante periodos cortos. El cliente se enfrentaba a dos retos:
- Necesitaban una solución para usar Concur tanto para sus reservas de grupo con BCD como para las transitorias con la otra TMC, sin necesidad de administrar múltiples perfiles
- Requerían acceso en línea para que los planificadores de reuniones externos pudieran hacer reservas en nombre de los profesionales de la salud
BCD consultó a la otra TMC para determinar los derechos de usuario y la configuración de BCD en Concur. Luego, ideó una forma de conectar Concur con Cvent, software para gestionar eventos. Así es como funciona:
- Una vez que los asistentes se inscriben en una reunión en Cvent se les redirige a Concur. Los perfiles de viajeros -incluidas nuevas entradas, actualizaciones y eliminaciones- se extraen del sitio de Concur de la otra TMC y se llevan al sistema de perfiles de BCD, mediante la API de Concur
- Cuando un viajero recibe una invitación a una reunión y se registra en Cvent, se le redirige a Concur como invitado no perfilado para reservar vuelo, auto u hotel
- Al enviar su reserva, esta se manda a BCD para añadir los datos del perfil del viajero (como números de viajero frecuente, teléfono móvil, correo electrónico, asientos preferidos y TSA PreCheck®). BCD completa la reserva y emite el boleto
- Por último, el viajero recibe un itinerario de BCD con todas sus preferencias incluidas
Se trata del primer cliente que utiliza una API con otra TMC
para extraer datos del viajero en el sistema de perfiles de BCD.
«Gracias a nuestra vasta experiencia global en ciencias de la salud y reuniones y eventos, entendemos la importancia de una experiencia positiva para empleados y profesionales de la medicina que viajan para asistir a eventos. Nuestra solución innovadora y experiencia en planificación van más allá del cumplimiento para mejorar aún más el programa de viajes de nuestros clientes», dijo Tanya Green, Senior Vice President, NORAM Operations de BCD Travel.
Para el segundo reto, BCD necesitaba encontrar una forma de permitir a las agencias de terceros reservar viajes para personal de salud directamente en línea. Para lograrlo, BCD creó un portal de acceso que permite a los planificadores de reuniones iniciar sesión y reservar directamente viajes para profesionales de la salud, mediante una reserva de invitado en Concur.
En ocho semanas, BCD implementó las dos configuraciones: para reservas de grupos, mediante la integración de Cvent en Concur, y para reservas, a través del acceso en línea para planificadores externos.
El cliente informó sobre los siguientes resultados
- Mejora de la experiencia de los viajeros
- Acceso 24/7 a las reservas para los usuarios
- Ahorro de costos en transacciones
- Reducción de carga para agentes de BCD encargados de reservas para grupos y personal de la salud
«BCD Travel demostró innovación en estado puro. Nuestro cliente común tenía una petición muy difícil, pero los expertos fueron capaces de abordar el problema y encontrar una solución. Estoy encantada de trabajar cada día con gente tan inteligente, capaz de satisfacer y superar las expectativas de nuestros clientes», dijo Jenna Baker, Vice President, Account management de BCD Meetings & Events.
