Los retos de Cracker Barrel: gastos elevados e informes atrasados
El proceso de conciliación manual de Cracker Barrel causó problemas como:
- Aumento de gastos generales de la empresa en forma de horas extra
- Retrasos en informes, por lo que contabilidad acumulaba cargos cada mes
- Imputación de gastos a tiendas estancada
El equipo de viajes dedicaba más de 40 horas al mes sólo al trabajo de conciliación. Los procesos, que requerían un uso intensivo de papel, obligaban a trabajar en la oficina para completar las tareas. Y cuando el equipo identificaba un fraude con tarjeta de crédito, debía rehacer todas las demás reservas de la tarjeta comprometida. Esto suponía horas y horas de trabajo extra para sus integrantes e inconvenientes para los viajeros.
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Solución: pagos virtuales sencillos, seguros y automatizados
El equipo se asoció con World Travel Services, una empresa de BCD, para implementar la Automatización de Pagos Virtuales (Virtual Payment Automation, VPA) en su programa de hoteles. Este servicio permite a los viajeros reservar hoteles con una tarjeta virtual, lo que simplifica a los empleados, contratistas o cualquier invitado viajar con una tarjeta de crédito virtual generada automáticamente desde la entidad financiera de Cracker Barrel. Desde el punto de vista de la conciliación, el proceso es más sencillo porque los cargos de la tarjeta virtual se cotejan automáticamente con las reservas. Además, las sólidas funciones de control hacen de las tarjetas virtuales una defensa ideal contra el fraude. Los pagos son más seguros porque cada transacción genera un número de tarjeta único.
El equipo de Cracker Barrel también adoptó Virtual Payment Automation Plus (VPA+) para el cobro, la corrección y la digitalización de hoteles. VPA+ eleva las posibilidades de VPA al permitir a los hoteles enviar facturas al socio de BCD. La herramienta extrae datos mediante reconocimiento óptico de caracteres y los interpreta a través de inteligencia artificial. VPA+ comprueba los datos de las facturas con las normas fiscales y los coteja con las reservas. Las facturas incorrectas se envían al hotel para que las modifique. De otro lado, se digitalizan para ofrecer acceso a facturas escaneadas y visibilidad en la carpeta de cada hotel. Esto simplifica aún más la experiencia de pago y gasto de los viajeros; aumenta la adopción de los programas de viajes; incrementa la visibilidad del gasto del hotel, y mejora la eficiencia de los procesos contables.
Resultados: el proceso de conciliación de Cracker Barrel se redujo en 38 horas
Con VPA y VPA+, Cracker Barrel dispone ahora de un proceso de conciliación automatizado para su programa hotelero que ofrece visibilidad y control de gastos de viaje; combate el riesgo de fraude, y brinda a los viajeros una forma sencilla de pagar los gastos de hotel.
El equipo de viajes pasó de dedicar más de 40 horas mensuales al proceso de conciliación, incluido el trabajo del equipo de contabilidad, a solo dos horas. Las mejoras han permitido a Cracker Barrel ahorrar 15.000 dólares al año. Y pasar a procesos digitales significa que el equipo no tiene que estar en la oficina para completar sus tareas de conciliación.
El fraude ya no es un problema para el programa del hotel. Desde la implantación de las tarjetas virtuales, Cracker Barrel no ha experimentado ningún fraude con tarjetas de crédito en los cargos del hotel.
También, se incrementó la satisfacción de los viajeros. La corrección de las redundancias en las confirmaciones de reservas de hotel significa que menos viajeros se presentan en el hotel sin poder registrarse, y al descargar la galardonada aplicación móvil TripSource® de BCD, los viajeros pueden acceder a sus confirmaciones de hotel si lo necesitan.
