Les défis de Cracker Barrel : Frais généraux et rapports en retard
Le processus de rapprochement manuel de Cracker Barrel a entraîné les problèmes suivants
– Augmentation des frais généraux de l’entreprise sous forme d’heures supplémentaires
– Retard dans les rapports, ce qui obligeait la comptabilité à accumuler des frais chaque mois
– Blocage de l’allocation des dépenses aux magasins
L’équipe chargée des voyages consacrait plus de 40 heures par mois au seul travail de rapprochement. Les processus à forte intensité de papier obligeaient l’équipe à travailler au bureau pour accomplir les tâches. Et lorsque l’équipe a identifié une fraude à la carte de crédit, elle a dû retravailler toutes les autres réservations sur la carte compromise. Cela a entraîné des heures et des heures de travail supplémentaire pour l’équipe de voyage et des maux de tête pour les voyageurs.
BCD résout les problèmes quotidiens des voyages d’affaires
Qu’il s’agisse d’économies sur les programmes de voyage, de devoir de diligence et de bien-être pour les voyageurs ou d’amélioration de processus encombrants, nous aidons nos clients du monde entier à résoudre des problèmes complexes et persistants dans les programmes de voyage gérés. Vous voulez en savoir plus ? Consultez nos témoignages et nos histoires de réussite.
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Solution : Des paiements virtuels simples, sécurisés et automatisés
L’équipe s’est associée à World Travel Services, une société de BCD, pour mettre en œuvre l’automatisation des paiements virtuels (VPA) dans le cadre de son programme hôtelier. Ce service permet aux voyageurs de réserver des hôtels à l’aide d’une carte virtuelle, ce qui simplifie la tâche des employés, des sous-traitants ou de tout autre invité, qui peuvent ainsi voyager avec une carte de crédit virtuelle générée automatiquement par l’institution financière de Cracker Barrel. Du point de vue de la réconciliation, le processus est plus facile car les frais de la carte virtuelle sont automatiquement associés aux réservations. En outre, les cartes virtuelles sont dotées de solides fonctions de contrôle qui en font une défense idéale contre la fraude. Les paiements sont plus sûrs car chaque transaction génère un numéro de carte unique.
L’équipe de Cracker Barrel a également adopté Virtual Payment Automation Plus (VPA+) pour la collecte, la correction et la numérisation des hôtels. VPA+ améliore le VPA en permettant aux hôtels d’envoyer leurs factures au partenaire de BCD. L’outil extrait les données par reconnaissance optique de caractères et les interprète à l’aide de l’intelligence artificielle. VPA+ vérifie les données des factures par rapport aux règles fiscales et les fait correspondre aux réservations. Toute facture incorrecte est envoyée à l’hôtel pour modification. L’accès aux factures scannées et la visibilité sur le folio de l’hôtel sont numérisés. Cette couche supplémentaire de support simplifie l’expérience de paiement et de dépense des voyageurs, augmente l’adoption du programme de voyage et la visibilité des dépenses de l’hôtel, et améliore l’efficacité du processus de comptabilité.
Résultats : Le processus de réconciliation de Cracker Barrel est passé de 40 heures à deux heures.
Grâce à VPA et VPA+, Cracker Barrel dispose désormais d’un processus de rapprochement automatisé pour son programme hôtelier qui lui permet d’avoir une visibilité et un contrôle sur ses dépenses de voyage, de lutter contre le risque de fraude et d’offrir aux voyageurs un moyen simple de payer leurs frais d’hôtel.
L’équipe chargée des voyages est passée de plus de 40 heures par mois à moins de deux heures pour l’ensemble du processus de rapprochement, y compris le travail de l’équipe comptable. Ces améliorations ont permis à Cracker Barrel d’économiser 15 000 dollars par an. De plus, le passage à des processus numériques signifie que l’équipe n’a pas besoin d’être au bureau pour effectuer ses tâches de rapprochement.
La fraude n’est plus un problème pour le programme hôtelier. Depuis la mise en œuvre des cartes virtuelles, Cracker Barrel n’a connu aucune fraude à la carte de crédit pour les frais d’hôtel.
La satisfaction des voyageurs a également augmenté. En corrigeant les redondances dans les confirmations de réservation d’hôtel, moins de voyageurs se présentent à l’hôtel sans pouvoir s’enregistrer, et en téléchargeant l’application mobile primée TripSource® de BCD, les voyageurs sont en mesure d’accéder en libre-service à leurs confirmations d’hôtel si nécessaire.
DITES BONJOUR À VPA
