Qu’est-ce que l’ISO 31030 ?
Lanorme ISO 31030 est un guide destiné aux organisations sur la manière de gérer les risques liés aux voyages. L’objectif est de promouvoir une culture dans laquelle les risques liés aux voyages sont pris au sérieux. L’ISO 31030 est qualifiée de lignes directrices parce que les normes sont applicables à l’échelle mondiale mais ne peuvent pas faire l’objet d’une certification. Elle fournit une approche structurée pour l’élaboration, la mise en œuvre, l’évaluation et l’examen de la politique, l’élaboration de programmes, l’identification des menaces et des dangers, les opportunités et les points forts, l’évaluation des risques et les stratégies de prévention et d’atténuation.
Comment les entreprises gèrent-elles la gestion des risques liés aux voyages ?
Les résultats de l’enquête ont révélé comment les entreprises gèrent les principaux aspects d’un programme de gestion des risques liés aux déplacements, à savoir la planification des voyages, l’assistance en cours de route et le processus de révision. Les entreprises encouragent le respect des initiatives de gestion des risques liés aux déplacements en communiquant sur l’importance du respect des mesures de sécurité par les employés (63 %). Elles encouragent également la responsabilité des employés dans la gestion de leur sécurité personnelle lors de leurs déplacements (56%). Lorsque les organisations évaluent les risques liés aux voyages, les facteurs les plus pris en compte sont la destination du voyage, le mode de transport, la disponibilité des services médicaux et l’impact potentiel sur l’entreprise.
Évaluation du programme de sécurité des voyageurs
L’équipe Global Crisis Management de BCD aide les entreprises à combler les lacunes de leurs programmes de gestion des risques liés aux voyages grâce à l’évaluation du programme de sécurité des voyageurs. Cette évaluation est conforme à la norme ISO 31030. Elle fournit des informations personnalisées sur la situation actuelle de votre programme. Elle est entièrement personnalisée et prend en compte le flux et la structure de votre organisation, les risques spécifiques à votre organisation et à votre secteur d’activité, ainsi que la culture d’entreprise de votre organisation.
L’évaluation complète explore 11 aspects fondamentaux du devoir de diligence et couvre les épidémies, les conditions météorologiques extrêmes, les attaques terroristes, les vols et les scénarios d’accident. L’évaluation du programme de sécurité des voyageurs et l’amélioration de votre programme rassureront les employés sur le fait que leur santé, leur sécurité et leur sûreté sont des priorités de l’organisation. Cela vous aidera également à déterminer les moyens de protéger les actifs de votre entreprise, sa réputation, la continuité de ses activités et, surtout, ses employés – ce qui vous aidera à conserver et à attirer les meilleurs talents de votre secteur d’activité.
En cas d’urgence
L’une des principales étapes de la préparation des employés aux voyages consiste à leur fournir les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence. La plupart des acheteurs (80 %) le font par l’intermédiaire de leur intranet. La moitié des personnes interrogées ont déclaré que les informations de contact en cas d’urgence figurent dans les itinéraires de voyage, les politiques de voyage et leur application mobile. Notre solution primée TripSource® est l’une des plateformes utilisées pour soutenir le devoir de diligence. Elle simplifie les voyages d’affaires et permet aux voyageurs de rester organisés, informés et de respecter les directives de l’entreprise. Elle permet aux utilisateurs de garder le contrôle grâce à un accès instantané aux détails du voyage, aux alertes de risque, aux contacts d’urgence, aux options de réservation, aux rappels d’enregistrement, aux notifications de vol en temps réel, au partage d’itinéraires, et bien plus encore.
L’enquête a également révélé que 45 % des entreprises ne fournissent aucune assistance après le voyage. Pourquoi cela est-il important ? Le devoir de diligence, le bien-être et les meilleures pratiques en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DE&I) soulignent la nécessité de prendre soin de vos collaborateurs avant, pendant et après un voyage. Si votre voyageur d’affaires est confronté à un risque, un danger ou une perturbation au cours d’un voyage, a-t-il un moyen de signaler l’incident ? Et comment votre organisation réagira-t-elle une fois que l’incident aura été signalé ? Près de 30 % des personnes interrogées ont déclaré que leur entreprise assurerait un suivi auprès d’un employé si un incident de sécurité ou un incident médical survenait pendant le voyage.
7 conseils judicieux sur l’utilisation de l’ISO 31030
Sur la base des résultats de l’enquête, l’équipe de gestion de crise mondiale de BCD propose les conseils suivants, conformes à la norme ISO 31030 :
- Les risques d’un voyage ne sont pas seulement liés à la destination et au mode de transport, mais aussi aux infrastructures disponibles et aux facteurs personnels. Par exemple, les organisations doivent tenir compte du fait qu’une destination où la pollution atmosphérique est élevée peut être considérée comme présentant un risque élevé pour un voyageur asthmatique, mais un risque moindre dans les autres cas.
- L’accès en ligne n’étant pas toujours possible lors d’incidents de grande ampleur ou dans les zones rurales, il convient de fournir aux employés les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence, à la fois sous forme numérique et imprimée, afin qu’ils puissent y accéder facilement en cas de crise.
- Pour s’assurer que les efforts déployés pour communiquer des informations importantes aux employés ne sont pas ignorés, exigez une reconnaissance de la part des employés lors de la communication du programme de CRT et de ses mises à jour.
- Si l’assurance est largement utilisée pour réduire l’impact des risques, elle ne peut se substituer à un programme complet de gestion des risques technologiques.
- Lesentreprises doivent tenir compte de l’impact des voyages sur la santé de leurs employés et leur permettre de se reposer et de récupérer après un voyage. La traversée de plusieurs fuseaux horaires, la perte de sommeil, le changement d’habitudes alimentaires, l’implication dans un incident de sécurité, les urgences médicales personnelles, les interruptions de service, les mauvaises expériences avec les fournisseurs, etc. peuvent avoir un impact durable sur la santé physique et mentale d’un voyageur.
- Lesorganisations doivent évaluer, auditer et analyser régulièrement les différentes procédures de leur programme de gestion de la TRM, en particulier lorsque des changements interviennent au niveau des prestataires ou de l’organisation.
- Le profil de risque d’une destination peut changer rapidement. Il convient d’en tenir compte pour déterminer la fréquence de révision de la liste des destinations à haut risque en fonction des besoins opérationnels.
« Un bon programme de gestion des risques liés aux voyages a une structure complexe. Les résultats de l’enquête montrent que de nombreuses organisations peuvent encore s’améliorer », a déclaré Jorge Mesa, directeur de Global Crisis Management. « La norme ISO 31030 fournit d’excellents conseils aux travel managers, aux responsables de la sécurité, aux acheteurs et aux services des ressources humaines des entreprises pour atténuer les risques et s’acquitter de leur devoir de diligence. Elle contient des lignes directrices pratiques et peut être appliquée à l’échelle mondiale. »
