1. Fournir des informations sur les destinations à risque
La plupart des organisations exigent l’approbation préalable des voyages vers des destinations qu’elles jugent à haut risque. Une fois les itinéraires à haut risque approuvés, le service des voyages ou de la sécurité doit fournir un briefing sur la destination couvrant les risques connus et les vulnérabilités, les conseils de sécurité personnelle, les informations pertinentes sur les menaces et les instructions pour les contacts en cas d’urgence. Le briefing peut inclure des informations générales sur le lieu et la culture locale, les facteurs environnementaux, les zones à éviter, les vaccins nécessaires et des conseils de voyage. L’information est essentielle pour voyager en toute sécurité.
2. Organiser une formation à la sécurité des voyageurs
L’un des principaux principes de la formation à la sécurité des voyageurs est la sensibilisation des voyageurs. La formation à la sécurité doit porter sur la connaissance de la situation, les points à surveiller, les problèmes potentiels à destination, les problèmes spécifiques aux voyageurs (race, sexe, sexualité, religion, âge, etc.) et des instructions claires sur la manière de suivre le plan d’intervention en cas de crise de l’organisation.
3. Ne faire appel qu’à des fournisseurs d’hôtels, de billets d’avion et de voitures agréés
Il est important que les voyageurs ne fassent appel qu’à des entreprises dont la sûreté et la sécurité ont été vérifiées par votre organisation. Veillez à ce que les voyageurs soient bien informés des politiques de voyage de l’entreprise concernant les fournisseurs agréés pour les transports aériens, hôteliers, ferroviaires et terrestres, y compris les services de chauffeur pour les destinations où la location de voitures est déconseillée ou interdite pour des raisons de sécurité.
4. Mettre les voyageurs d’affaires en contact avec l’ambassade locale
Encouragez les voyageurs à enregistrer leur nom et leur numéro de passeport auprès de l’ambassade locale avant leur départ. Cette précaution est particulièrement importante dans les destinations en proie à l’instabilité civile ou politique.
Votre programme de voyages d’affaires est-il prêt à affronter les risques ?
Votre entreprise est-elle prête à assurer la sécurité de vos employés lorsqu’ils voyagent pour le compte de l’organisation ? Pour le savoir, participez à notre évaluation du programme de sécurité des voyageurs. Au cours d’une session de découverte d’une journée, deux experts en gestion des risques de BCD et les principales parties prenantes de votre entreprise procèdent à un examen approfondi de votre programme de gestion des risques liés aux voyages afin d’en vérifier l’efficacité par rapport aux risques actuels liés aux voyages. L’évaluation complète explore 11 aspects clés d’un programme de gestion des risques liés aux voyages, y compris la politique, le soutien aux voyageurs et la gestion des incidents. Elle est entièrement alignée sur la norme ISO 31030 – Gestion des risques liés aux voyages, la première norme mondiale pour les risques liés aux voyages.
5. Planifier l’enregistrement des voyageurs d’affaires
Mettez en place un protocole d’enregistrement entre les voyageurs et les employeurs. Les voyageurs doivent prévoir un enregistrement à l’arrivée, lors d’un changement de lieu de travail et à d’autres intervalles prédéfinis. Établir une méthode de communication et une méthode de secours – appels téléphoniques, courriels, textes ou notifications push. Les clients de BCD qui ont activé les fonctionnalités de réponse d’urgence dans l’application TripSource® traveler ont la valeur ajoutée de voir qui s’est enregistré comme étant en sécurité afin de pouvoir se concentrer sur les voyageurs restants.
6. Impliquer le service informatique dans les plans de sécurité des voyageurs d’affaires
La cybercriminalité est plus répandue dans certaines destinations. Intégrez des protocoles de sécurité informatique dans votre programme de sécurité des voyageurs pour lutter contre le piratage. Il peut être demandé ou conseillé aux voyageurs d’emporter des appareils propres contenant un nombre limité de données et d’informations ou d’appliquer une technologie de cryptage à leurs appareils actuels.
7. Proposer des outils de sécurité pour les chambres d’hôtel
Encouragez les voyageurs à envisager d’emporter des outils de sécurité supplémentaires pour leur chambre d’hôtel. Les bloque-portes, les serrures de voyage et les couvercles de judas offrent un niveau supplémentaire de sécurité et de tranquillité d’esprit.
8. Encourager les voyageurs d’affaires à rester discrets
Encouragez les voyageurs d’affaires à retirer les logos ou les étiquettes d’identification de leurs bagages et de leurs vêtements. Les bijoux et autres objets de valeur doivent être dissimulés et rangés en lieu sûr lorsqu’ils ne sont pas utilisés. D’une manière générale, les voyageurs d’affaires doivent éviter les comportements ostentatoires susceptibles d’attirer l’attention de mauvais acteurs.
Le devoir de diligence est un exercice collectif
La création ou la révision de votre programme de sécurité des voyageurs pour couvrir les voyages à haut risque est un exercice complet qui devrait impliquer des parties prenantes de plusieurs départements. Il peut s’agir des organisateurs de voyages, des ressources humaines, de la gestion des risques, des achats, des experts en communication, des technologies de l’information et de la société de gestion des voyages.
Se préparer à partir
Le centre d’information COVID-19, intégré à notre plateforme TripSource® primée, contribue à la sécurité des voyageurs dans les environnements à haut risque. Parmi les fonctionnalités, citons
- Les niveaux de risque et les exigences du COVID-19 pour les pays
- Informations sur les hôtels et les compagnies aériennes, y compris les protocoles de nettoyage, les exigences en matière de tests, les certifications sanitaires nécessaires, les règles de quarantaine, etc.
- Fonctionnalité multilingue