Die Herausforderung: Verwaltung mehrerer Zahlungsarten
Travel Manager, wir haben Sie gehört. Die Verwaltung mehrerer Zahlungsmethoden für verschiedene Länder und Ausgabearten kann sehr komplex sein. Ganz gleich, ob es sich um die Gebühren auf zentralen Kartenkonten (BTA, CTA, M&E-Karten, Abteilungskarten, virtuelle Kartenkonten) oder um die Abstimmung der monatlichen Abrechnungen handelt, diese Aufgaben erhöhen die Komplexität und das Risiko Ihrer ohnehin schon dynamischen Rolle. Wenn dann auch noch der Überblick über Zahlungsdetails wie Name des Reisenden, Grund der Reise und Kostenstelle fehlt, wird die Aufgabe (und Ihre Arbeit) noch schwieriger.
Moderne globale oder nationale Geschäftsreiseprogramme verwenden oft eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, wie z. B. zentral abgerechnete Konten, virtuelle Kartenkonten und rechnungsbasierte Zahlungen, um reisebezogene Ausgaben zu begleichen. Viele Programme arbeiten auch mit mehreren Zahlungsanbietern oder fragmentierten Berichtsmethoden, was zu einer begrenzten Transparenz der Reisezahlungen führt. Diese mangelnde Transparenz kann zu Problemen führen, wenn es darum geht, nachzuvollziehen, wo das Geld ausgegeben wird, wann es ausgegeben wird, warum es ausgegeben wird und ob es mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmt. Diese Herausforderungen wirken sich in mehrfacher Hinsicht auf das Geschäftsreiseprogramm und das Unternehmen aus:
- Unterbrechungen: Verspätete Rückerstattungen, ungenaue Aufzeichnungen und Verwirrung bei Prüfungen können zu Frustration bei allen Beteiligten führen.
- Erhöhtes finanzielles Risiko: Ohne einen klaren Überblick über die Ausgaben können überhöhte Ausgaben unbemerkt bleiben, und Betrug oder Missbrauch von Geldern sind schwerer zu erkennen.
- Vergeudete Verwaltungsressourcen: Der manuelle Aufwand für den Abgleich und die Nachverfolgung von Zahlungen bindet wertvolle Ressourcen, und die Finanz- und Travelmanager verbringen unzählige Stunden mit der Überprüfung von Transaktionen und der Untersuchung von Unstimmigkeiten.
Die Lösung: Verwalten Sie mehrere Zahlungsarten mit BCD Pay
Die gute Nachricht ist, dass diese Ineffizienzen kein Dauerzustand in Ihren Geschäftsreiseprogrammen sein müssen. BCD Pay, unser Programm zur Verwaltung von T&E-Ausgaben, kann das Geflecht der Zahlungsmethoden entwirren und für mehr Transparenz bei den Zahlungsdaten sorgen.
Die Corporate Wallet von BCD Pay reduziert die Komplexität des Zugriffs auf zusammenfassende Informationen für zentral abgerechnete oder virtuelle Kartenkonten. Kunden haben uns mitgeteilt, dass Corporate Wallet eine einfachere Möglichkeit bietet, ihre Kontobewegungen einzusehen als ihre globalen Bankpartner. Durch die Konsolidierung von Zahlungsdaten auf einer Plattform können Unternehmen ihren Prüfungsprozess rationalisieren und eine einheitliche Datenformatierung über verschiedene Quellen hinweg sicherstellen.
Nach der Anzeige von zusammenfassenden Informationen mit Corporate Wallet ist es einfach und leicht, zu den mit ihren Konten verbundenen Details zu navigieren Digitale Rechnungsverwaltung und Virtuelle Zahlungsautomatisierung. Die Reise-, Finanz- und Buchhaltungsteams der Kunden müssen nicht mehr tagelang auf Rechnungsdetails oder -kopien warten, sondern nur noch Sekunden.
Auswirkungen in der realen Welt
Ein Travelmanager eines weltweit tätigen Dienstleistungsunternehmens berichtete, wie der schnelle und einfache Zugang zu Zahlungs- und Rechnungsinformationen seinem Programm geholfen hat: „Viele Mitarbeiter warten mit der Erstellung ihrer Spesenabrechnungen und stellen dann fest, dass sie eine Rechnung vermissen. Durch den Zugriff auf BCD Pay können wir Anfragen nach fehlenden Rechnungen unterstützen, so dass wichtige Fristen für Spesenabrechnungen nicht verpasst werden.“
