Nieuwe duurzaamheidsvoorschriften veranderen de manier waarop bedrijven niet-financiële gegevens verzamelen, beheren en rapporteren. De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) versterkt de duurzaamheidrapportage in de Europese Unie door duidelijkere verwachtingen te stellen voor wat moet worden bekendgemaakt en hoe.
Voor organisaties die onder de richtlijn vallen, heeft de CSRD praktische gevolgen voor functies die al duurzaamheidsgegevens genereren, inclusief beheerde reisprogramma’s.
Zakenreizen vallen binnen Scope 3-emissies en behoren vaak tot de meest zichtbare categorieën om te meten en te beheren. Reisbeheerders worden daarom steeds vaker gevraagd om ESG- en financiële teams te ondersteunen met geloofwaardige gegevens, duidelijke methodologieën en gedocumenteerde processen.
Deze gids legt uit wat de CSRD betekent voor beheerde reisprogramma’s en wat reisbeheerders nu kunnen doen, ongeacht wanneer de formele rapportageverplichtingen beginnen.
Wat is CSRD?
CSRD is een EU-regelgeving die versterkt hoe bedrijven duurzaamheidsinformatie rapporteren, inclusief milieu-, sociale en bestuursimpact (ESG).
Bedrijven die onder de richtlijn vallen, moeten duurzaamheidsinformatie publiceren als onderdeel van hun managementrapportage, met een consistente structuur en gedefinieerde rapportagestandaarden. In de praktijk gebeurt dit met behulp van de Europese Duurzaamheidsrapportagestandaarden (ESRS). Het doel is om duurzaamheidsinformatie transparanter, vergelijkbaar en controleerbaar te maken voor regelgevers, investeerders en andere belanghebbenden.
CSRD richt zich op hoe duurzaamheidsinformatie wordt geïdentificeerd, gemeten en bekendgemaakt, inclusief hoe organisaties beoordelen wat materieel is voor hun bedrijf en waardeketen.
Voor reisbeheerders is CSRD van belang omdat gegevens over zakenreizen mogelijk worden gebruikt als input voor duurzaamheidsrapportages, vooral wanneer reisemissies worden geïdentificeerd als een materieel onderwerp.
Zal CSRD invloed hebben op zakelijke reisprogramma’s?
CSRD vereist dat bedrijven die onder de richtlijn vallen, duurzaamheidsinformatie identificeren en openbaar maken die van belang is voor hun bedrijf. Dit omvat het beoordelen van impacten, risico’s en kansen in hun operaties en waardeketen door middel van een dubbelmaterialiteitsbeoordeling.
Zakenreizen vallen binnen Scope 3-emissies (Categorie 6) en worden binnen de reikwijdte van de beoordeling meegenomen. Of reisemissies onder de CSRD worden bekendgemaakt, hangt af van de uitkomst van de beoordeling van de organisatie en is niet automatisch verplicht.
Voor veel organisaties zijn zakenreizen een van de meer zichtbare en goed beheerde categorieën binnen Scope 3. Reisgegevens worden meestal vastgelegd via boekings-, onkosten- en beleidssystemen, wat betekent dat ze vaak worden gebruikt als input voor duurzaamheidsrapportages.
Als gevolg daarvan worden reisbeheerders steeds vaker gevraagd om duurzaamheid, financiën en inkoopteams te ondersteunen met emissiegegevens, duidelijke methodologieën en gedocumenteerde processen (zelfs als formele rapportageverplichtingen elders in de organisatie liggen).
Voor meer informatie lees onze gids over hoe re-gerelateerde emissies te meten en zal invloed hebben op buitenlandse bedrijven met aanzienlijke zakelijke activiteiten in de EU.
CSRD reikwijdte en tijdlijn
De reikwijdte en timing van de CSRD zijn geëvolueerd na recente vereenvoudigingsmaatregelen van de EU. De richtlijn is al van toepassing op enkele grote organisaties, maar de algemene uitrol is gefaseerd en het aantal bedrijven dat moet rapporteren is verminderd in vergelijking met eerdere voorstellen.
Als gevolg hiervan zal niet elke organisatie die zich oorspronkelijk voorbereidde op de CSRD uiteindelijk onder de richtlijn vallen, en rapportagetijdlijnen kunnen verschillen afhankelijk van de grootte, structuur en locatie van het bedrijf.
Belangrijk is dat de impact van de CSRD niet beperkt is tot organisaties die zelf een duurzaamheidsrapport moeten publiceren. Organisaties die deel uitmaken van de waardeketen van een CSRD-rapportagebedrijf kunnen nog steeds worden gevraagd om duurzaamheidsgegevens te verstrekken ter ondersteuning van de rapportage- en assurantievereisten van klanten.
Zelfs wanneer een organisatie niet verplicht is om te rapporteren, blijft het vermogen om Scope 3-emissies te meten, rapporteren en verminderen steeds belangrijker. Zakenreizenemissies worden vaak onder de loep genomen door klanten, investeerders en werknemers, en kunnen worden opgevraagd als onderdeel van duurzaamheidsrapportages, aanvragen voor voorstellen (RFP’s) en leveranciersbeoordelingen.
Omdat reisgegevens al worden vastgelegd door beheerprogramma’s, kan het een praktische manier zijn om de transparantie van emissies te verbeteren, vooruitgang te tonen en bredere decarbonisatiedoelen te ondersteunen, onafhankelijk van formele rapportagevereisten.
Voor meer details over waarom zakelijke reizen vaak een praktisch startpunt zijn voor Scope 3-rapportage en -reductie, zie Waarom zakelijke reiskosten een laaghangend fruit kunnen zijn voor Scope 3-reductie.
CSRD en wat reisbeheerders nu kunnen doen
Reisteams kunnen nu praktische stappen ondernemen om de paraatheid te verbeteren en te reageren op interne of klantverzoeken.
1. Bevestig hoe uw organisatie mogelijk wordt beïnvloed
Werk samen met duurzaamheid, financiën of juridische teams om te begrijpen of uw organisatie onder de richtlijn valt en zo ja, welk tijdschema intern wordt gehanteerd. Zelfs wanneer de CSRD niet direct van toepassing is, wees dan bewust van potentiële gegevensverzoeken uit de waardeketen van klanten of partners.
2. Herzie hoe resemissies momenteel worden gemeten
Zorg ervoor dat er duidelijkheid is over welke emissiemethoden worden gebruikt, welke gegevensbronnen worden opgenomen en hoe consistent emissies worden berekend in verschillende regio’s en reizigerscategorieën. Documenteer belangrijke beslissingen zodat resultaten kunnen worden uitgelegd aan belanghebbenden op het gebied van duurzaamheid, financiën en auditing.
3. Beoordeel de gegevenskwaliteit en governance
Beoordeel hoe nauwkeurig en uitlegbaar uw reisgegevens zijn. Onderhoud gedocumenteerde processen, eigenaarschap van gegevens en een controletraject zodat cijfers kunnen worden gevalideerd.
4. Begrijp hoe reisgegevens andere doelen dienen dan rapportage
Reisemissiesgegevens zouden niet alleen moeten bestaan voor openbaarmaking. Gebruik het om beslissingen te ondersteunen, zoals routes met hoge impact, mogelijkheden voor modale verschuivingen en beleidsupdates, en om in de loop van de tijd inspanningen te informeren over reducties.
5. Bereid je voor op vragen
Klanten, inkoopteams en duurzaamheidsleiders verwachten steeds vaker transparante Scope 3-gegevens. Het hebben van een duidelijk verhaal over hoe reisemissies worden gemeten en beheerd helpt om zelfverzekerd te reageren.
Hoe BCD kan helpen
Voorbereiden op CSRD of reageren op Scope 3-verwachtingen begint met consistente data, duidelijke methodologieën en processen die bestand zijn tegen controle.
BCD’s Sustainability Solution integreert emissiemeting, rapportage en besluitvorming in het beheerde reisprogramma.
Meer informatie over hoe BCD duurzame zakenreizen ondersteunt