Een reiziger die voor zaken naar Barcelona gaat, hoopt daar een driedaagse strandvakantie met een partner aan toe te voegen. Een buitenlandse reiziger in San Francisco wil een professionele American football-wedstrijd zien voordat hij naar huis terugkeert. Noem het bleisure of werkvakantie, de optie om speeltijd toe te voegen aan een zakenreis is een goede manier om de tevredenheid en het welzijn van de reiziger te verhogen. Zakenreizigers die ervoor kiezen om persoonlijke dagen toe te voegen aan zakenreizen of incentivereizen kunnen begeleiding en hulp nodig hebben. Dit is wat travel managers en organisatoren moeten overwegen.
Schrijf een duidelijk beleid.
Regels voor bleisure moeten duidelijk worden uiteengezet in het reisbeleid om aansprakelijkheid en risico’s voor de organisatie en de reiziger te beperken. Items die aan bod moeten komen zijn onder andere:
- Vereisten en proces voor goedkeuring door manager
- Hoe ver van tevoren en via welke kanalen reizigers persoonlijke reisuitbreidingen kunnen aanvragen
- Hoe te voldoen aan de zorgplicht
- Parameters voor niet-werknemer metgezellen
- Implicaties voor verlofbeleid
- Of de regels voor uitgaven aan maaltijden, entertainment, alcohol, fooien en roomservice (inclusief de minibar) van toepassing zijn op het vrijetijdssegment van de reis
- Hoe onkostendeclaraties moeten worden behandeld
- Moeten reizigers worden uitgesloten van activiteiten die hen in gevaar kunnen brengen, zoals wildwatervaren of rijden met ATV’s?
Reken het uit.
Reisorganisatoren die de aanvragen ondersteunen, moeten eerst de kosten bepalen van de vlucht en hotelaccommodatie voor het zakenreisgedeelte van de reis, in overeenstemming met het reisbeleid. Bereken vervolgens welke eventuele extra kosten van toepassing zouden zijn bij vroegere aankomst of later vertrek. De reiziger is persoonlijk verantwoordelijk voor het kostenverschil. Zakenreizigers laten profiteren van onderhandelde tarieven kan de overstap van werk naar ontspanning vergemakkelijken.
Leg de uitgaven uit.
De facturering of specificatie moet duidelijk de kosten aangeven die de organisatie en de reiziger elk moeten betalen. Als de kosten lager zijn wanneer extra stops of overnachtingen worden opgenomen, zullen het beleid en het bedrijf dan toestaan dat besparingen worden toegepast op bepaalde kosten die verband houden met de verlengde reis, bijv. hotel, huurauto, individuele maaltijden en parkeren? Uitgaven die worden gemaakt door personen die de reiziger vergezellen, worden mogelijk niet gedekt voor het ontspannen gedeelte van de reis, zelfs als het bedrijf de uitgaven voor begeleiders dekt als onderdeel van een incentive.
Snapshot onderzoek: Welzijn en vrije tijd
De belangstelling voor bleisure neemt toe. In een BCD-enquête dit voorjaar zei de helft van de ondervraagde reizigers dat ze in 2022 zakenreizen waarschijnlijk zullen combineren met vrije tijd. Deze indicator was vorig jaar 17 punten lager.
We vroegen respondenten naar de ondersteuning voor de balans tussen werk en privé die zij als zakenreizigers zouden kunnen gebruiken en ontdekten dat veel van de geselecteerde opties te maken hebben met de mogelijkheid om vrijetijdselementen toe te voegen aan zakenreizen.
De helft van de ondervraagde reizigers zei dat ze:
- Een paar extra dagen wilden kunnen toevoegen aan zakenreizen
- Geïnteresseerd waren om een metgezel mee te nemen