Un viaggiatore diretto a Barcellona per lavoro spera di aggiungere una vacanza di tre giorni al mare con un partner. Un viaggiatore straniero a San Francisco vuole assistere a una partita di football americano prima di tornare a casa. Che si chiami bleisure o workcation, la possibilità di aggiungere del tempo libero a un viaggio di lavoro è un buon modo per aumentare la soddisfazione e il benessere dei viaggiatori. I viaggiatori d’affari che scelgono di aggiungere giorni personali ai viaggi d’affari o di incentivazione possono avere bisogno di guida e assistenza. Ecco cosa dovrebbero considerare i travel manager e gli organizzatori.
Scrivete una politica chiara.
Le regole per il tempo libero devono essere chiaramente delineate nella polizza di viaggio per limitare la responsabilità e i rischi per l’organizzazione e per il viaggiatore. I punti da trattare possono includere, ma non solo, i seguenti:
- Requisiti e processo di approvazione da parte del manager
- Con quanto anticipo e attraverso quali canali i viaggiatori possono richiedere estensioni di viaggio personali
- Come soddisfare il dovere di diligenza
- Parametri per gli accompagnatori non dipendenti
- Implicazioni per le politiche di time-off
- Se le regole per le spese per i pasti, l’intrattenimento, l’alcol, le mance e il servizio in camera (incluso il mini bar) si applicano al segmento di viaggio “bleisure”.
- Come devono essere gestite le note spese
- Se ai viaggiatori deve essere proibito di svolgere attività che possono metterli a rischio, ad esempio il rafting o la guida di ATV.
Fate i conti.
Gli organizzatori di viaggi che supportano le richieste devono innanzitutto determinare il costo del volo e delle sistemazioni alberghiere per la parte del viaggio di lavoro, in linea con la travel policy. Quindi, calcolare gli eventuali costi aggiuntivi per arrivi anticipati o partenze posticipate. Il viaggiatore sarà personalmente responsabile della differenza di costo. Consentire ai viaggiatori d’affari di usufruire di tariffe negoziate può contribuire a facilitare il passaggio dal lavoro al divertimento.
Spiegare le spese.
La fatturazione o l’elenco delle voci devono delineare chiaramente le spese che l’organizzazione e il viaggiatore devono sostenere. Se i costi sono inferiori quando si includono soste o notti aggiuntive, la politica e l’azienda consentiranno di applicare i risparmi a determinati costi associati al viaggio prolungato, ad esempio l’hotel, l’auto a noleggio, i pasti individuali e il parcheggio? Le spese sostenute dalle persone che accompagnano il viaggiatore non possono essere coperte per la parte del viaggio dedicata al tempo libero, anche se l’azienda copre le spese degli accompagnatori come parte di un incentivo.
Istantanea della ricerca: Benessere e tempo libero
L’interesse per il bleisure è in aumento. In un sondaggio BCD di questa primavera, la metà dei viaggiatori intervistati ha dichiarato di essere propensa a combinare i viaggi di lavoro con il tempo libero nel 2022. L’anno scorso questo indicatore era inferiore di 17 punti.
Abbiamo chiesto agli intervistati quali sono i supporti per l’equilibrio tra lavoro e vita privata di cui potrebbero beneficiare come viaggiatori d’affari e abbiamo scoperto che molte delle opzioni selezionate sono legate alla possibilità di aggiungere elementi di svago ai viaggi di lavoro.
La metà dei viaggiatori intervistati ha dichiarato di:
- di voler aggiungere qualche giorno in più ai viaggi d’affari
- Sono interessati ad avere un accompagnatore che si unisca a loro.