Un recente articolo pubblicato su Business Travel Executive ha approfondito molte delle sfide che i programmi alberghieri aziendali devono affrontare oggi, dai lunghi cicli di richiesta di offerta (RFP) e i dibattiti sui prezzi dinamici alle questioni relative all’addebito delle tariffe e al rispetto delle regole da parte dei viaggiatori.
Sebbene questi aspetti rimangano importanti, la discussione mette in luce un cambiamento più ampio che sta avvenendo nel settore della gestione dei viaggi.
Per molte organizzazioni, il successo di un programma alberghiero non si misura più solo in base al volume delle tariffe negoziate ottenute durante la stagione di approvvigionamento. L’attenzione si sta invece spostando verso la garanzia che i viaggiatori possano accedere alle giuste offerte alberghiere attraverso i canali approvati, bilanciando al contempo costi, esperienza dei viaggiatori e obiettivi del programma.
Nel mercato odierno, le tariffe negoziate sono solo una parte di una strategia molto più ampia relativa all’offerta alberghiera.
La richiesta di offerta (RFP) per gli hotel non sta scomparendo, ma il suo ruolo si sta evolvendo
L’articolo mette in luce il dibattito in corso sui cicli annuali di approvvigionamento e sull’ottimizzazione continua. Alcuni operatori del settore sostengono modelli di approvvigionamento più brevi e basati sulla tecnologia, mentre altri ritengono che l’approvvigionamento alberghiero strutturato continui a svolgere un ruolo importante.
La realtà è che non esiste un unico approccio valido per tutte le organizzazioni. Ciò che conta è garantire che il programma rimanga in linea con la domanda dei viaggiatori, le condizioni di mercato e gli obiettivi aziendali durante tutto l’anno.
Questo significa anche ripensare il modo in cui vengono selezionati gli hotel per il programma. Un portafoglio negoziato più ampio non garantisce necessariamente un programma alberghiero più solido. La priorità dovrebbe essere quella di selezionare le strutture giuste dove la domanda dei viaggiatori, il volume visibile e l’adeguatezza al programma possano supportare un’offerta competitiva, utilizzando al contempo contenuti diversificati per coprire i mercati con volumi inferiori.
Il dibattito sulle tariffe è solo una parte della storia
Una delle discussioni più annose nel settore dell’approvvigionamento alberghiero è il dibattito tra tariffe negoziate fisse e sconti dinamici. Come sottolineato nell’articolo, le opinioni rimangono divise: alcune organizzazioni continuano a privilegiare la prevedibilità delle tariffe fisse, mentre altre si stanno orientando verso modelli di prezzo più flessibili che si adattano alle condizioni di mercato.
Nessuno dei due approcci garantisce di per sé un risparmio. La strategia di prezzo più efficace dipende spesso dai modelli di domanda dei viaggiatori, dalla volatilità del mercato, dal comportamento di prenotazione e dal numero di pernottamenti e dall’influenza che un’organizzazione può esercitare su una struttura specifica.
Ciò che conta di più è se i viaggiatori possono accedere alla tariffa preferenziale al momento della prenotazione e se il modello di prezzo scelto offre un valore costante durante tutto l’anno.
Anziché concentrarsi esclusivamente sul tipo di tariffa che viene scelta, i responsabili dei viaggi dovrebbero valutare le prestazioni complessive del programma. Quali tariffe e da quali fonti i viaggiatori prenotano? E la strategia dell’hotel in materia di offerte supporta sia la conformità alle politiche aziendali sia la libertà di scelta dei viaggiatori?
La tariffa rimane importante, ma sempre più spesso il dibattito si sta spostando dal “quale tipo di tariffa è la migliore” a “quale strategia offre i migliori risultati per il programma”. È proprio questo che, in definitiva, determina il successo di un programma alberghiero.
La conformità parte dall’esperienza del viaggiatore
Il comportamento dei viaggiatori è stato indicato come una delle sfide costanti che i programmi alberghieri gestiti devono affrontare. Anche la strategia di approvvigionamento più solida può rivelarsi insufficiente se i viaggiatori scelgono di prenotare al di fuori dei canali approvati. Questo può succedere per molte ragioni: i viaggiatori di oggi si aspettano la stessa comodità, la stessa visibilità dei contenuti e la stessa esperienza di prenotazione che ricevono come consumatori.
L’esperienza di prenotazione e l’eliminazione degli ostacoli sono componenti fondamentali di una strategia di programma alberghiero di successo. Strumenti come Tripsource aiutano a ridurre questi ostacoli, offrendo ai viaggiatori l’accesso alle opzioni alberghiere, alle informazioni sull’itinerario e alle risorse di supporto in un unico posto. Quando le prenotazioni e le informazioni sui viaggiatori sono collegate tramite un programma di gestione dei viaggi, diventa più facile per i viaggiatori fare scelte conformi, aiutando al contempo le organizzazioni a mantenere la visibilità e a sostenere gli obiettivi di diligenza.
Anziché affidarsi esclusivamente all’applicazione delle politiche, i programmi leader si concentrano sempre più sulla creazione di esperienze di prenotazione senza intoppi che soddisfino sia le esigenze dei viaggiatori che gli obiettivi del programma.
L’intelligenza artificiale sarà d’aiuto, ma la strategia rimane fondamentale
La discussione solleva una domanda importante: l’IA potrà finalmente aiutare ad affrontare alcune delle sfide più persistenti del settore, dai lunghi cicli di approvvigionamento alla gestione dei contenuti alberghieri e al comportamento dei viaggiatori? Mette in luce il crescente ottimismo sul fatto che la tecnologia e l’IA possano contribuire a modernizzare molti aspetti della gestione dei programmi alberghieri.
Non c’è dubbio che l’IA avrà un ruolo sempre più importante. Tripsource sta già integrando funzionalità basate sull’IA per aiutare le organizzazioni a consolidare i dati di viaggio, identificare le tendenze e ricavare informazioni in modo più efficiente. L’IA ha anche il potenziale per supportare decisioni di sourcing più agili, migliorare la gestione dei contenuti e fornire una maggiore visibilità sulle prestazioni dei programmi.
Tuttavia, l’IA è efficace solo nella misura in cui lo è la strategia che la sostiene. La tecnologia può aiutare i travel manager a elaborare più informazioni e prendere decisioni più rapide, ma non può definire gli obiettivi del programma, determinare le esigenze dei viaggiatori o decidere cosa significhi il successo per un’organizzazione.
I programmi alberghieri di maggior successo combineranno le analisi basate sull’IA con una strategia chiara per la selezione dei fornitori, la distribuzione dei contenuti e il coinvolgimento dei viaggiatori. L’IA può aiutare le organizzazioni a prendere decisioni più intelligenti, ma il successo dei programmi alberghieri continuerà a dipendere dall’equilibrio tra tecnologia, competenza umana e direzione strategica.
La richiesta di offerta (RFP) alberghiera rimane una parte importante della gestione del programma, ma non è più l’unico parametro per misurare il successo. I programmi alberghieri di successo combinano un approvvigionamento mirato con i contenuti giusti, un’esperienza di prenotazione efficace, una gestione continua del programma e una chiara direzione strategica. In definitiva, il successo non dipende solo dalle tariffe negoziate, ma anche da quanto il programma funzioni bene sia per l’organizzazione che per i suoi viaggiatori.
