Un artículo reciente publicado en Business Travel Executive analizaba muchos de los retos a los que se enfrentan hoy en día los programas hoteleros corporativos, desde los largos ciclos de solicitud de ofertas y los debates sobre los precios dinámicos hasta los problemas con los recargos en las tarifas y el cumplimiento de las normas por parte de los viajeros.
Aunque estas siguen siendo cuestiones importantes, el debate pone de relieve un cambio más amplio que se está produciendo en todo el sector de la gestión de viajes.
Para muchas organizaciones, el éxito de un programa de hoteles ya no se mide solo por el volumen de tarifas negociadas que se consiguen durante la temporada de contratación. En cambio, la atención se está centrando cada vez más en garantizar que los viajeros puedan acceder a las opciones hoteleras adecuadas a través de los canales aprobados, al tiempo que se logra un equilibrio entre el coste, la experiencia del viajero y los objetivos del programa.
En el mercado actual, las tarifas negociadas son solo una parte de una estrategia de oferta hotelera mucho más amplia.
La solicitud de propuestas (RFP) para hoteles no está desapareciendo, pero su papel está evolucionando
El artículo destaca el debate actual en torno a los ciclos anuales de contratación y la optimización continua. Algunos en el sector abogan por modelos de contratación más cortos y basados en la tecnología, mientras que otros sostienen que la contratación hotelera estructurada sigue desempeñando un papel importante.
La realidad es que no hay un enfoque único que funcione para todas las organizaciones. Lo que importa es asegurarse de que el programa se mantenga en consonancia con la demanda de los viajeros, las condiciones del mercado y los objetivos empresariales a lo largo de todo el año.
Eso también implica replantearse cómo se seleccionan los hoteles para el programa. Una cartera negociada más amplia no garantiza necesariamente un programa hotelero más sólido. La prioridad debería ser seleccionar los establecimientos adecuados en los que la demanda de los viajeros, el volumen visible y la adecuación al programa puedan respaldar una oferta competitiva, al tiempo que se utiliza una oferta diversificada para cubrir los mercados de menor volumen.
El debate sobre las tarifas es solo una parte de la historia
Uno de los debates más recurrentes en la selección de hoteles es el que se plantea entre las tarifas negociadas fijas y los descuentos dinámicos. Como se destaca en el artículo, las opiniones siguen divididas: algunas organizaciones siguen valorando la previsibilidad de las tarifas fijas, mientras que otras se están decantando por modelos de precios más flexibles que se ajustan a las condiciones del mercado.
Ninguno de los dos enfoques garantiza por sí solo un ahorro. La estrategia de precios más eficaz suele depender de los patrones de demanda de los viajeros, la volatilidad del mercado, el comportamiento a la hora de reservar y el número de pernoctaciones y la influencia que una organización puede ejercer sobre un establecimiento concreto.
Lo que más importa es si los viajeros pueden acceder a la tarifa preferente en el momento de la reserva y si el modelo de precios elegido ofrece un valor añadido de forma constante a lo largo de todo el año.
En lugar de centrarse exclusivamente en el tipo de tarifa que se contrata, los gestores de viajes deberían evaluar el rendimiento general de su programa. ¿Qué tarifas y fuentes de contenido reservan los viajeros? ¿Y la estrategia de contenido del hotel favorece tanto el cumplimiento de las normas como la libertad de elección de los viajeros?
La tarifa sigue siendo importante, pero cada vez más el debate está pasando de «qué tipo de tarifa es la mejor» a «qué estrategia ofrece los mejores resultados para el programa». Ahí es donde, en última instancia, se decide el éxito de un programa hotelero.
El cumplimiento empieza por la experiencia del viajero
El comportamiento de los viajeros se ha señalado como uno de los retos constantes a los que se enfrentan los programas hoteleros gestionados. Incluso la mejor estrategia de contratación puede quedarse corta si los viajeros deciden reservar fuera de los canales aprobados. Esto puede pasar por muchas razones: los viajeros de hoy en día esperan la misma comodidad, visibilidad de contenidos y experiencia de reserva que tienen como consumidores.
La experiencia de reserva y la eliminación de las dificultades son componentes importantes de una estrategia de programa hotelero exitosa. Herramientas como Tripsource ayudan a reducir esas dificultades al ofrecer a los viajeros acceso a opciones de hotel, información sobre itinerarios y recursos de asistencia, todo en un mismo sitio. Cuando las reservas y la información de los viajeros están conectadas a través de un programa de viajes gestionado, a los viajeros les resulta más fácil tomar decisiones que cumplan con las normas, al tiempo que se ayuda a las empresas a mantener la visibilidad y a cumplir con los objetivos del deber de cuidado.
En lugar de basarse únicamente en la aplicación de las políticas, los programas líderes se centran cada vez más en crear experiencias de reserva fluidas que satisfagan tanto las necesidades de los viajeros como los objetivos del programa.
La IA ayudará, pero la estrategia sigue siendo clave
El debate plantea una pregunta importante: ¿podrá la IA ayudar por fin a abordar algunos de los retos más persistentes del sector, desde los largos ciclos de búsqueda de proveedores hasta la gestión del contenido hotelero y el comportamiento de los viajeros? Esto pone de relieve el creciente optimismo de que la tecnología y la IA puedan ayudar a modernizar muchos aspectos de la gestión de los programas hoteleros.
No hay duda de que la IA va a desempeñar un papel cada vez más importante. Tripsource ya está incorporando funciones basadas en la IA para ayudar a las empresas a consolidar los datos de viajes, identificar tendencias y obtener información de forma más eficiente. La IA también tiene el potencial de facilitar decisiones de contratación más ágiles, mejorar la gestión de contenidos y ofrecer una mayor visibilidad del rendimiento de los programas.
Sin embargo, la IA solo es tan eficaz como la estrategia que hay detrás. La tecnología puede ayudar a los gestores de viajes a procesar más información y tomar decisiones más rápidas, pero no puede definir los objetivos del programa, determinar las necesidades de los viajeros ni decidir qué significa el éxito para una organización.
Los programas hoteleros más exitosos combinarán los datos analizados mediante IA con una estrategia clara para la selección de proveedores, la distribución de contenidos y la interacción con los viajeros. La IA puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más inteligentes, pero el éxito de los programas hoteleros seguirá dependiendo del equilibrio entre la tecnología, la experiencia humana y la dirección estratégica.
La solicitud de propuestas (RFP) para hoteles sigue siendo una parte importante de la gestión del programa, pero ya no es el único indicador del éxito. Los programas hoteleros sólidos combinan una selección de proveedores específica con el contenido adecuado, una experiencia de reserva eficaz, una gestión continua del programa y una dirección estratégica clara. En última instancia, el éxito no solo depende de las tarifas negociadas, sino de lo bien que funcione el programa tanto para la organización como para sus viajeros.
