Sie möchten Ihr Travel Management Programm verbessern? Dann ist es ratsam, Feedback von Reisenden am besten per Umfrage einzuholen. Das ist effektiv und liefert die benötigten Erkenntnisse. Mit etwas Planung und unserem Leitfaden, können Sie Umfragen erstellen, die auch auf Resonanz stossen.
Legen Sie die Ziele der Umfrage fest.
Ein Beispiel: Wenn Sie Veränderungen Ihres Geschäftsreiseprogramms in Erwägung ziehen, sollten Sie Ihre Reisenden zur Geschäftsreiserichtlinie befragen: Ist sie bekannt? Wird sie regelmäßig zu Rate gezogen? Ihr vorrangiges Ziel sollte Ihnen bei der Formulierung der Fragen immer präsent sein. (Wir werden weiter unten mehr über Fragen sprechen.)
Legen Sie fest, wer am Prozess beteiligt sein. sollte
Beziehen Sie involvierte Interessengruppen mit ein und zwar in den gesamten Prozess – von der Erstellung der Fragen bis zur Auswertung der daraus gewonnenen Daten. Möglicherweise müssen Sie mit Kollegen aus den Bereichen Technologie, Datenanalyse, Reiserisikomanagement, Meetings oder Zahlungs- und Spesenmanagement zusammenarbeiten.
Kurz und deutlich.
Halten Sie die Länge der Umfrage und die Fragen so kurz wie möglich. Natalia Tretyakevich, Senior Manager for Research & Intelligence bei BCD, schlägt vor, Umfragen zu erstellen, die nicht länger als acht Minuten in Anspruch nehmen. Verwenden Sie eine klare, leicht verständliche Sprache. Geben Sie bei jeder Frage bereits ein paar Antwortmöglichkeiten vor.
Wählen Sie ein benutzerfreundliches Umfragetool.
Das Tool spielt ebenfalls eine große Rolle und möglicherweise hat Ihr Unternehmen bereits einen Vertrag mit einer Umfrageplattform abgeschlossen. Falls nein, es gibt jede Menge Anbieter, die Sie testen können. Fragen Sie sich, ob Sie die „High-End Lösung“ benötigen oder ein leicht zu handhabendes Tool mit weniger Funktionen. Ist das Tool intuitiv? Was sagen die Bewertungen und sind meine Anforderungen an die Art der Fragen erfüllt? Das alles gilt es zu testen. Zum Thema Funktionen noch ein Tipp: Sie sparen Zeit, wenn bereits integrierte Analysefunktionen verfügbar sind, die Ihre Arbeit bei der Auswertung erleichtern können.
Gute Planung heißt auch, die Häufigkeit und den Zeitpunkt von Umfragen richtig zu wählen.
Befragen Sie Ihre Reisenden so oft wie nötig, aber überfordern Sie sie nicht. Die Häufigkeit Ihrer Umfragen sollte sich nach Ihren Zielen richten. Wenn die Reisenden engagiert und hoch motiviert sind (z. B. durch Incentives), sind sie möglicherweise an einer monatlichen Teilnahme interessiert. Beobachten Sie die Antworten und passen Sie die Umfragepläne entsprechend an.
Versenden Sie die Umfrage, wenn es am sinnvollsten ist, z. B. vor der Einführung oder Änderung von Reiserichtlinien, nach der Einführung, um die Effektivität zu messen, oder vor wichtigen Veranstaltungen oder Feiertagen, damit die Zielgruppe die Umfrage nicht verpasst.
Entscheiden Sie, wie lange Ihre Umfrage offen bleiben soll. Am besten ist ein zweiwöchiges Umfragefenster. Wenn der Rücklauf zu gering ist, ist es in Ordnung, die Zielgruppe mit einer Erinnerungs-E-Mail zur Teilnahme erneut aufzufordern. Versenden Sie diese drei Tage bis maximal eine Woche nach Beginn der Umfrage. Tipp: Eine einprägsame Betreffzeile mit einer Aufforderung zum Handeln ist immer eine gute Idee.
Testen Sie es.
Bitten Sie einige Personen, Ihre Umfrage zu testen, um nach inhaltlichen oder Formatierungsfehlern oder unklaren Fragen zu suchen und die Benutzerfreundlichkeit zu bewerten.
Berichten Sie zurück.
Steigern Sie das Vertrauen in Ihr Firmenreiseprogramm, indem Sie die Umfrageergebnisse weitergeben und aufzeigen, wie sie in Ihrem Unternehmen als Grundlage für Veränderungen dienen.
Denken Sie langfristig.
Um bei jeder Umfrage eine optimale Anzahl von Antworten zu erhalten, sollten Sie sich darauf konzentrieren, eine Gruppe von Reisenden zusammenzustellen, die in Bezug auf Geografie, Sprache, Geschlecht, Alter und Betriebszugehörigkeit unterschiedlich ist. Je besser Ihre Umfrageteilnehmer die tatsächlichen Geschäftsreisenden Ihres Unternehmens repräsentieren, desto relevanter sind Ihre Erkenntnisse.
Es muss sich lohnen. Anreize – besonderen Anerkennungen, Geschenke, Rabatte oder Gewinnspiele – können dazu beitragen, Teilnehmer zur Teilnahme an der Umfrage zu bewegen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Anreize auf die Profile der Reisenden ausgerichtet sind, die Sie zur Teilnahme bewegen möchten.
Wir wünschen gutes Gelingen!