Nära samarbete ger framgång

Det globala läkemedelsföretaget Grünenthal införde ett omfattande initiativ för att omorganisera sitt hanterade reseprogram världen över. I en tvådelad session med frågor och svar förklarar Grünenthals upphandlingschef Victor Scarante hur det kom sig att det Tysklandsbaserade företaget fick hjälp av BCD Travel med sin sammanslagning. Del 1 av sessionen omfattade sammanslagningen och standardisering över landsgränser, Grünenthals resande och vad företaget planerar härnäst.

I den andra och sista delen av en session med frågor och svar om läkemedelsföretaget Grünenthals hanterade reseprogram delar Victor Scarante, Head of Global Indirect Procurement på det Tysklandsbaserade företaget, med sig av sina insikter från samarbetet med BCD Travel för optimering av hotell och flygbolag, TripSource® och den kommande globala sammanslagningen. Läs del 1 här.

Inom resehantering finns det en nära koppling mellan strategi och verksamhetsimplementering. Hur fungerade samarbetet med BCD Travel när det gäller detta?

Vi har regelbundna statusmöten med våra två konsulter från BCD Travel där vi diskuterar strategier som exempelvis hur vi ska förhandla nya villkor. Till exempel skulle ett nytt villkor träda i kraft för hotelleverantörer eller flygbolag enbart om de rabatterade priserna implementeras korrekt och visas i bokningssystemen hos samtliga berörda parter – i SAP Concur, BCD Travels olika europeiska affärsresebyråer och hos de respektive hotellen. För att garantera detta krävs extra kontroller. Implementeringen gick jättebra och var väldigt starkt samarbetsorienterad.

Vilka var de konkreta fördelarna med den lyckade implementeringen?

Vi fick Europaomfattande rapportering för första gången och kunde enas om bättre villkor med 70 hotell och två hotellkedjor världen över. Vi skrev även nya avtal med två flygbolag Grünenthal kan också fatta bättre dynamiska beslut. Ett flygbolag togs exempelvis bort från reseprogrammet, då dess interkontinentala flygresor alltid var dyrare än andras. Vi har även begränsat vissa hotellkostnader och kan nu snabbt identifiera möjligheter till besparingar i olika scenarion. Kontinuerlig rapportering är också viktigt eftersom resemarknaden är väldigt dynamisk. Flygkostnaderna per mil kan öka eller minska dynamiskt för samma leverantör under en kort tidsperiod. Inget av det här vore möjligt utan den tidigare sammanslagningen för resehantering och med lämplig rapportering.

Vad står härnäst på er agenda?

Vi håller på att introducera BCDs bokningsverktyg TripSource® för våra resenärer i hela Europa. Vi har använt appen i Tyskland, Frankrike och Storbritannien och har goda erfarenheter av den vad gäller hotellbokningar. En viktig fördel är att den är kompatibel med SAP Concur. Det ger oss verkligen en heltäckande lösning.

UPPLEV TRIPSOURCE LIVE

Med affärsreseappen TripSource® kan du säkert boka och hantera samtliga delar av din resa direkt från din smartphone eller surfplatta – tack vare avancerade självbetjäningsfunktioner. Vill du veta hur TripSource fungerar? Kolla in den senaste demonstrationsvideon.

I slutet av 2019 planerar vi även att implementera global resehantering i Latinamerika och USA, och att då även använda BCD Travel i dessa länder. Detta bidrar till att säkerställa att vi har ett konsekvent och globalt reseprogram. Vi har redan fastställt ett schema för implementeringen tillsammans med min kollega från det globala inköpsteamet i Panama, David Saenz, som ansvarar för den regionala implementeringen. Den detaljerade planeringen för de enskilda länderna tas fram med de lokala representanterna för BCD Travel på lokal nivå och implementeras steg för steg.

Vad är din viktigaste erfarenhet inför den kommande lanseringen i Latinamerika och USA?

Vi kommer att införliva alla våra erfarenheter och lösningar. Den stora fördelen är att vi inte måste bygga upp resehanteringen från grunden i det här området. SAP Concur används redan där och vi kan implementera hela resehanteringsprogrammet lokalt – från resepolicy till TripSource. Men detta sker dock inte över en natt. Vi kommer att ta den tid vi behöver, till exempel för att ta hänsyn till marknadsspecifika funktioner, och framför allt för att hålla i utbildningar för våra medarbetare. Implementering handlar i grund och botten om kommunikation.

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing? We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.