Travel Managernes roller bliver ved med at udvikle sig, da de nu regelmæssigt samarbejder med andre afdelinger i en organisation. Deres ansvar strækker sig langt ud over bare at booke rejser, og mange af dem har det primære ansvar for risikorelaterede nøglefunktioner. Undersøgelsen fra BCD og GBTA undersøger vigtige spørgsmål om Travel Managers’ samarbejde, herunder:
- Hvilke ansvarsområder deler Travel Managers med interne stakeholdere – og hvilke ansvarsområder er primært “deres egne”?
- Arbejder Travel Managers i komitéer på tværs af afdelinger eller arbejdsgrupper? Hvad arbejder disse grupper med?
- Hvor ofte deler rejseprogrammer data med interne stakeholdere, og hvilke målinger deler de?
Vigtige konklusioner
De vigtigste stakeholdere for Travel Managers
Travel Managers samarbejder bredt med kolleger fra finance accounting (79 %), human resources (66 %), security risk management (63 %), på ledelsesniveau (61 %) og fra legal/compliance (59 %).
Samarbejde på tværs af afdelinger
Mere end to tredjedele af Travel Managers på verdensplan (68 %) siger, at de selv eller nogen fra deres afdeling deltager i en arbejdsgruppe eller komité med deltagere fra flere afdelinger. Når de arbejder i en sådan komité, siger de ofte, at komitéerne håndterer rejsepolitikker (84 %), omkostningspolitikker (70 %), safety/risk management (66 %) og teknologi (48 %).
Chauffør eller passager?
Travel Managers’ ansvar overlapper andre stakeholderes. I nogle tilfælde sidder de i førersædet og træffer vigtige beslutninger, der påvirker medarbejderes sikkerhed og produktivitet. I andre tilfælde spiller de en mere støttende rolle.
Beslutninger om Travel Risk Management
Et overraskende højt antal rejseafdelinger er ansvarlige for risikorelaterede nøglefunktioner. Mere end halvdelen af respondenterne (58 %) svarer, at deres rejseafdeling er den primære ansvarlige for at udvælge deres virksomheds Travel Risk Management (TRM)-leverandør(er). Næsten halvdelen siger, at rejseafdelingen er den primære ansvarlige for at kommunikere med rejsende i en nødsituation (48 %) eller udvikle TRM-politikken (43 %).
Beslutninger om betaling for forretningsrejser
Mange rejseafdelinger træffer beslutninger om betalinger. Mere end halvdelen af respondenterne (55 %) siger, at rejseafdelingen er den primære ansvarlige for at vælge betalingsudbydere til rejser.
Understøttelse af udgiftsstyring
De fleste Travel Managers er involverede i udgiftsstyring, men som regel i en støttende rolle. Færre end halvdelen af rejseafdelingerne er den primære ansvarlige afdeling for at tilrettelægge udgiftspolitikker for rejser (43 %), valg af værktøjer til udgiftsstyring (38 %) eller konfiguration af deres værktøj til udgiftsstyring (33 %).
Deling af data med stakeholdere inden for forretningsrejser
Travel Managers deler data med nogle stakeholdere, men ikke andre. Et flertal deler “ofte” eller “regelmæssigt” data eller indberetter til finance/accounting (70 %), ledelsesniveau (66 %) og security/risk management (50 %). Men færre deler “ofte” eller “regelmæssigt” data med human resources (39 %) og sales (30 %), selvom disse stakeholdere træffer vigtige beslutninger vedrørende rejser. Rejseprogrammer har måske ikke målinger, der er relevante at dele med disse stakeholdere.
GBTA-undersøgelsen
I alt 347 respondenter, herunder GBTA-kontakter og BCD-kunder, besvarede onlineundersøgelsen. Af disse var 163 respondenter fra Nordamerika, 81 var fra Europa, 56 var fra Asien og Stillehavsområdet og 47 var fra Latinamerika. Der blev foretaget dybdegående interviews med Travel Managers og en række stakeholdere fra forskellige afdelinger, herunder finance/accounting, human resources, security/risk management og sales.
