L’importanza critica dei biglietti non utilizzati è salita alle stelle da quando il COVID ha imposto la sospensione dei viaggi nel 2020. Per recuperare il valore di milioni di dollari di biglietti aerei potenzialmente non utilizzati, i responsabili dei programmi e i team di viaggio devono orientarsi:
- Cambiamento delle regole di rimborso delle compagnie aeree
- Processi e sistemi macchinosi
- Il logorio dei dipendenti
- I loro diversi gradi di comfort e di esperienza in questo settore.
A due anni dall’inizio della pandemia, BCD Travel sta utilizzando le intuizioni e le best practice acquisite per aiutare i propri clienti a gestire i biglietti aerei non utilizzati, a massimizzare la spesa e a generare risparmi dove possibile.
Gestire i biglietti aerei inutilizzati non è facile, ma è fattibile. Ecco come fare:
Esaminare regolarmente l’inventario dei biglietti non utilizzati.
Per prima cosa, capire cosa non si sa. I responsabili dei programmi di BCD forniscono ai clienti con sede in Nord America rapporti regolari sull’inventario dei biglietti non utilizzati. I rapporti vengono estratti da un database di biglietti non rimborsabili (NRT) gestito da BCD. Al di fuori del Nord America, utilizziamo altri sistemi e processi per gestire la spesa dei clienti per i biglietti non utilizzati.
Comprendete le vostre opzioni per la gestione dei biglietti aerei non utilizzati.
- Stabilite se il vostro vettore preferito è disposto a rimborsare direttamente i costi dei biglietti.
- Con il vostro vettore preferito, valutate se i biglietti non utilizzati possono essere convertiti in crediti tramite carte UATP (Universal Airline Travel Plan). Le carte UATP consentono ai clienti di utilizzare i crediti delle compagnie aeree come denaro contante, in base all’ordine di arrivo, invece di richiedere al viaggiatore originale di riutilizzare il valore del biglietto.
- I clienti BCD possono usufruire del nostro Programma di riciclaggio elettronico dei biglietti (ETRP), che abbina i biglietti inutilizzati in scadenza a un viaggio successivo per un altro viaggiatore che utilizza l’esenzione dal cambio di nome. Per i clienti BCD, questa opzione si applica ai biglietti inutilizzati all’interno del database NRT per quei vettori specifici che ci permettono di effettuare cambi di nome.
I clienti che non hanno optato per le opzioni di cui sopra o che si trovano al di fuori del Nord America possono comunque contare sul nostro aiuto per recuperare e utilizzare i fondi laddove le politiche, i processi e i sistemi lo consentano.
Considerate la possibilità di aggiungere i cambi di nome e le indennità agli accordi preferenziali stipulati direttamente con le compagnie aeree.
Forse stiamo dicendo un’ovvietà, ma a volte basta una conversazione con le compagnie aeree potenziali o esistenti per garantire una deroga e una clausola al vostro contratto.
Educare e informare i viaggiatori.
Tenere informati i viaggiatori è fondamentale per la loro esperienza e per l’obiettivo dell’organizzazione di utilizzare i biglietti già acquistati. Raccomandiamo un approccio multicanale, che comprenda la comunicazione dei processi relativi alla gestione degli asset dei biglietti negli strumenti interni (intranet, newsletter, social media) ed esterni (agenti, strumenti di prenotazione online, piattaforme mobili, compresa la nostra piattaforma proprietaria TripSource®). La nostra divisione di consulenza, Advito, può aiutare a massimizzare l’esperienza online con la sua pratica di Traveler Engagement.
Il repository globale di BCD per la gestione degli asset dei biglietti
BCD ha sempre utilizzato strumenti e flussi di lavoro automatizzati per tenere traccia dei biglietti non utilizzati e aumentare le opportunità di riutilizzo da parte dei clienti. La nostra automazione tiene traccia anche dei biglietti non rimborsabili non utilizzati, poiché il recupero delle tasse dalle compagnie aeree per i biglietti non rimborsabili garantisce un aumento dei risparmi, l’ottimizzazione della spesa di viaggio e, in ultima analisi, una riduzione del valore medio del biglietto.
Dal 2020, abbiamo evoluto il nostro approccio alla gestione delle risorse e della spesa per i biglietti per includere:
- Ricerca proattiva di biglietti non utilizzati
- Nuovo database delle rinunce
- Processi di rimborso completati
- Opportunità di riutilizzo dei biglietti
- Opzioni API per aggiornare le informazioni sulle compagnie aeree e tracciare in modo più efficace lo stato e le risoluzioni dei biglietti
- Evoluzione dello sviluppo di tecnologie proprietarie per fornire report aggregati e standardizzare le opzioni di reportistica.
“Ci consideriamo i custodi delle spese di viaggio dei nostri clienti”, ha dichiarato Chris Lefevre, Vice President, Program Management. “Quando, all’inizio di COVID, ci siamo resi conto dell’importanza critica dell’utilizzo della spesa aerea, abbiamo creato una task force dedicata alla gestione dei biglietti per aiutare i clienti a gestire i loro biglietti non utilizzati e a recuperare questi beni in tutto il mondo. Ancora oggi, la taskforce è a disposizione di tutti i team dei clienti attraverso un canale interno dedicato. È gestita da membri del team della leadership di BCD, della tecnologia per i clienti, delle relazioni con i fornitori, delle soluzioni per i dati dei clienti, delle operazioni e della gestione dei programmi: tutti lavorano insieme per assicurarsi che lasciamo pochi o nessun biglietto indietro per i clienti”.
Per saperne di più sulle soluzioni di pagamento.
I clienti di BCD Travel sono pregati di contattare il proprio program manager per ricevere assistenza. Se non siete clienti di BCD, contattateci .