L’importance critique des billets inutilisés est montée en flèche depuis que le COVID a imposé un arrêt des voyages en 2020. Pour récupérer la valeur des billets d’avion inutilisés, qui peuvent s’élever à des millions de dollars, les responsables de programmes et les équipes chargées des voyages doivent naviguer :
- L’évolution des règles de remboursement des compagnies aériennes
- Des processus et des systèmes lourds
- L’attrition des employés
- Leur propre degré de confort et d’expérience dans ce domaine.
Deux ans après le début de la pandémie, BCD Travel utilise les connaissances et les meilleures pratiques que nous avons acquises pour aider nos clients à gérer les billets inutilisés, à maximiser les dépenses et à générer des économies là où c’est possible.
Gérer les billets d’avion inutilisés n’est pas facile, mais c’est réalisable. Voici comment :
Examinez régulièrement l’inventaire des billets d’avion inutilisés.
Tout d’abord, déterminez ce que vous ne savez pas. Les responsables de programme de BCD fournissent aux clients basés en Amérique du Nord des rapports réguliers sur les stocks de billets inutilisés. Ces rapports proviennent d’une base de données de billets non remboursables (NRT) gérée par BCD. En dehors de l’Amérique du Nord, nous déployons d’autres systèmes et processus pour suivre les dépenses des clients en matière de billets inutilisés.
Comprenez les options qui s’offrent à vous pour gérer les billets d’avion non utilisés.
- Déterminez si votre transporteur préféré est disposé à rembourser directement le coût des billets.
- Avec votre transporteur préféré, vérifiez si les billets inutilisés peuvent être convertis en crédits grâce aux cartes UATP (Universal Airline Travel Plan). Les cartes UATP permettent aux clients d’utiliser les crédits des compagnies aériennes comme de l’argent liquide, selon le principe du premier arrivé, premier servi, au lieu d’exiger du voyageur initial qu’il réutilise la valeur du billet.
- Les clients de BCD peuvent profiter de notre programme de recyclage des billets électroniques (ETRP), qui associe les billets inutilisés arrivant à expiration à un voyage à venir pour un autre voyageur utilisant des renonciations au changement de nom. Pour les clients de BCD, cette option s’applique aux billets inutilisés dans la base de données NRT pour les transporteurs spécifiques qui nous autorisent à effectuer des changements de nom.
Les clients qui n’ont pas choisi les options ci-dessus ou qui se trouvent en dehors de l’Amérique du Nord peuvent toujours compter sur notre aide pour récupérer et utiliser les fonds lorsque les politiques, les processus et les systèmes le permettent.
Envisager d’ajouter les changements de nom et les indemnités aux accords préférentiels conclus directement avec les compagnies aériennes.
Il s’agit peut-être d’une évidence, mais il suffit parfois d’une conversation avec des compagnies aériennes potentielles ou existantes pour obtenir une dérogation et une disposition dans votre contrat.
Éduquer et informer les voyageurs.
L’information des voyageurs est essentielle à leur expérience et à l’objectif de l’organisation d’utiliser les billets déjà achetés. Nous recommandons une approche multicanal, y compris la communication des processus relatifs à la gestion des actifs de billets dans les outils internes (intranet, newsletter, médias sociaux) et externes (agents, outils de réservation en ligne, plateformes mobiles, y compris notre plateforme propriétaire TripSource®). Notre branche de conseil, Advito, peut aider à maximiser l’expérience en ligne grâce à sa pratique d’engagement des voyageurs.
Liste de contrôle
Comment gérer les billets d’avion non utilisés ?
Le référentiel mondial de BCD pour la gestion des actifs des billets d’avion inutilisés
BCD a toujours utilisé des outils automatisés et des flux de travail pour suivre les billets inutilisés et augmenter les opportunités pour les clients de les réutiliser. Notre automatisation permet également de suivre les billets non remboursables inutilisés, car la récupération des taxes auprès des compagnies aériennes pour les billets non remboursables vous permet d’augmenter vos économies, d’optimiser vos dépenses de voyage et, en fin de compte, de réduire la valeur moyenne de vos billets.
Depuis 2020, nous avons fait évoluer notre approche de la gestion des actifs et des dépenses de billetterie pour inclure :
- Recherches proactives de billets inutilisés
- Nouvelle base de données de dérogations
- Des processus de remboursement achevés
- Possibilités de réaffectation des billets
- Options API pour mettre à jour les informations sur les compagnies aériennes et suivre plus efficacement l’état des billets et leur résolution
- Développement évolutif de technologies propriétaires pour fournir des rapports agrégés et normaliser les options de rapport.
Étude de cas
BCD permet à son client d’économiser plus de 4,4 millions de dollars en billets d’avion non remboursables.
« Nous nous considérons comme les gardiens des dépenses de voyage de nos clients « , a déclaré Chris Lefevre, vice-président de la gestion des programmes. « Lorsque nous avons réalisé l’importance critique de l’utilisation des dépenses des compagnies aériennes vers le début de COVID, nous avons créé un groupe de travail dédié à la gestion des actifs de billets pour aider les clients à gérer leurs billets inutilisés et à récupérer ces actifs à travers le monde. Toujours en place aujourd’hui, ce groupe de travail est à la disposition de toutes les équipes de clients par le biais d’un canal interne dédié. Il est composé de membres de l’équipe de direction de BCD, de la technologie client, des relations avec les fournisseurs, des solutions de données client, des opérations et de la gestion de programme – tous travaillent ensemble pour s’assurer que nous ne laissons que peu ou pas de billets derrière nous pour les clients.
En savoir plus sur les solutions de paiement.
Pour les clients de BCD Travel, veuillez contacter votre responsable de programme pour obtenir de l’aide. Si vous n’êtes pas client BCD, contactez-nous.