Come scrivere una polizza viaggio

LE BASI

Cos’è una travel policy?

Una travel policy è il manuale per le trasferte aziendali. Aiuta i team di viaggio a controllare i costi e i processi delle trasferte aziendali. È un insieme di linee guida che devono essere rispettate dai dipendenti quando pianificano viaggi per conto dell’azienda.

Perché il vostro programma di viaggi gestiti ha bisogno di una travel policy

L’obiettivo principale di una travel policy efficace è quello di garantire la sicurezza dei viaggiatori, sostenendo al contempo gli obiettivi aziendali. Se costruita correttamente, la travel policy definisce un quadro coerente per i viaggiatori e per i vari stakeholder coinvolti nel programma di viaggio. Si tratta di un documento vivo che deve e potrà cambiare nel tempo. Pensate alla vostra travel policy come a un documento breve ma potente, utile per:

• Allineare i viaggi di lavoro agli obiettivi aziendali
• Soddisfare il dovere di diligenza e gli obblighi legali per l’organizzazione e il suo personale
• Sostenere esperienze di viaggio di qualità per i dipendenti

Quali stakeholder devono essere coinvolti nello sviluppo della travel policy?

I programmi di viaggio spesso collaborano con diversi dipartimenti o stakeholder, tra cui finanza/contabilità, acquisti, risorse umane, sicurezza/gestione del rischio, livello C, legale/conformità e tecnologia/IT. Come minimo, offrite ai vostri collaboratori l’opportunità di rivedere e fornire un feedback sulla policy.

IL PROCESSO

Definite gli obiettivi che volete raggiungere con il vostro programma di viaggio. Puntate al risparmio, alla trasparenza, alla soddisfazione dei viaggiatori, al benessere, alla sostenibilità o a una combinazione di questi obiettivi?

Descrivete l’intero processo di prenotazione dalla A alla Z. Organizzatelo in base alle priorità rilevanti concordate con tutti gli stakeholder del programma di viaggio. Non esiste un approccio univoco per la stesura di una travel policy, ma considerate questo elenco non esaustivo per delineare la vostra:

• Introduzione/obiettivo – Spiega gli obiettivi e definisce le aspettative per tutti i dipendenti che viaggiano per lavoro.
• Approvazione/pre-approvazione – Specificare quali richieste di viaggio richiedono un’approvazione preventiva o speciale.
• Prenotazioni – Fornite le informazioni di contatto degli agenti (numeri di telefono e funzionalità di chat), i link e le istruzioni per gli strumenti di prenotazione online e il processo passo dopo passo per organizzare le sistemazioni aeree, terrestri e alberghiere.
• Politica sul tempo libero: specificare come e quando i viaggiatori possono aggiungere giorni di viaggio personale a un viaggio di lavoro e chiarire chi sarà responsabile della copertura delle spese.
• Definizioni e termini – Spiegare o chiarire tutte le parole chiave, i termini e le frasi rilevanti all’interno dei documenti.
• Rendicontazione di viaggi e spese (T&E) – Delineare le regole e le scadenze per la rendicontazione delle spese, compresi i link agli strumenti per le spese, i tempi per la rendicontazione delle spese e le informazioni su chi approva/approva. Stabilire le diarie e gli importi minimi delle ricevute. Se del caso, è possibile collegare alla travel policy una policy separata per le spese di viaggio.
• Regali – Includere le regole per accettare o offrire regali a partner commerciali, fornitori o venditori.
• Eccezioni per i viaggi degli ospiti
• Gestione dei rischi per le persone – Definire e spiegare i protocolli di attenzione, le linee guida sulla sicurezza, i protocolli di emergenza, i contatti di emergenza, ecc.
• Linee guida su spese e costi – Chiarire cosa è coperto e cosa no, ad esempio costi rimborsabili o non rimborsabili; questo può essere incluso come documento o politica separata che si collega alla travel policy.
• Linee guida per i trasporti – Dovrebbero riguardare i parametri di spesa (incoraggiare le opzioni di costo più basse) e le regole per i viaggi in treno, le auto a noleggio, i veicoli personali, il ridesharing, i trasporti pubblici, i requisiti assicurativi e gli incidenti.

Ricordate che i viaggiatori sono consumatori impegnati. Assicuratevi che il documento sulla polizza di viaggio sia esaustivo, ma che sia il più breve possibile. Utilizzate un linguaggio chiaro e di facile comprensione. Non trascurate l’aspetto del documento stesso. Dovrebbe essere ben progettato, con esempi o illustrazioni di documenti e strumenti di prenotazione rilevanti. Assicuratevi che sia disponibile in formato digitale e che possa essere scaricato su qualsiasi dispositivo.

Assicuratevi che tutti in azienda (soprattutto i viaggiatori) abbiano accesso alla travel policy e sappiano chi contattare in caso di domande. Inserite la policy nell’intranet o in un altro canale di comunicazione centrale. Integrare applicazioni mobili che favoriscano i viaggiatori, come la pluripremiata piattaforma TripSource® di BCD, che semplifica i viaggi d’affari e mantiene i viaggiatori organizzati, informati e nel rispetto delle linee guida aziendali. La piattaforma consente agli utenti di avere il controllo grazie all’accesso immediato ai dettagli del viaggio, alle opzioni di prenotazione, ai promemoria per il check-in, alle notifiche dei voli in tempo reale, agli avvisi di rischio, alla condivisione dell’itinerario, all’hub informativo COVID-19 e altro ancora.

Che aspetto ha per voi un programma di viaggio di successo? Definite i parametri che misurerete. Se l’obiettivo è il risparmio, dovreste misurare la spesa totale per i viaggi. Altri elementi che si possono misurare sono la conformità o la soddisfazione dei viaggiatori.

Con gli stakeholder del programma di viaggio, decidete una cadenza comoda (trimestrale, annuale o di altro tipo) per la revisione, l’audit e il riesame della travel policy. Nell’ambito di questo piano, decidete come le modifiche intermedie alla policy verranno comunicate all’organizzazione.

Clienti BCD: Per domande o assistenza nell’elaborazione o nella revisione della politica di viaggio, contattate il vostro responsabile di programma. Non siete clienti BCD? Contattateci.