Rivedere tutti i profili ogni anno.
Ogni anno, riservate del tempo per rivedere i nomi dei dipendenti autorizzati a viaggiare per lavoro. Come minimo, questo potrebbe avvenire ogni anno durante la “stagione dei viaggi lenti” della vostra azienda (se esiste), ma controlli regolari durante l’anno possono rivelarsi più efficienti.
- Si consiglia di utilizzare un feed HR per la consegna dei profili
- Eseguire i rapporti dallo strumento di prenotazione online (OBT) e confrontarli con i rapporti dei dipendenti dell’azienda; eliminare i viaggiatori che non fanno più parte dell’azienda o che non viaggiano più. Per i dipendenti nuovi e separati che non hanno un feed HR, aggiungete o aggiornate i profili non appena cambia lo status lavorativo.
Coinvolgete i viaggiatori d’affari.
Itravel manager devono utilizzare i canali di comunicazione interni approvati per consigliare ai viaggiatori di aggiornare i campi non inclusi nel feed. Suggerimenti per i messaggi ai viaggiatori:
- Chiedere loro di aggiungere, rivedere o aggiornare le loro preferenze, i numeri di ricompensa e qualsiasi programma di sicurezza federale o governativo pre-approvato, come TSA/Global Entry negli Stati Uniti.
- Chiedere ai viaggiatori d’affari di controllare le informazioni di posta elettronica, telefono e contatti di emergenza.
- Per evitare che i biglietti non vengano emessi, assicuratevi che i numeri delle carte di credito e le date di scadenza siano accurate.
Creare istruzioni.
Creare istruzioni passo passo con immagini su come aggiornare il profilo del viaggiatore.
Impostare un piano di comunicazione.
Preparate un piano di comunicazione che utilizzi le tattiche di Traveler Engagement per influenzare il comportamento dei vostri viaggiatori d’affari:
- Rendetelo un’abitudine: Durante tutto l’anno, inviate ai viaggiatori promemoria regolari per rivedere e aggiornare le informazioni del profilo; incoraggiateli a farlo di nuovo ogni volta che effettuano una prenotazione.
- Utilizzare la pagina delle note aziendali nello strumento di prenotazione online (OBT) per inviare promemoria.
- Utilizzate messaggi pop-up al momento del login
- Aggiungere un trafiletto alla newsletter aziendale, se possibile.
- Inviare messaggi tramite TripSource®, un’applicazione di viaggio progettata esclusivamente per dare ai clienti di BCD Travel e ai loro viaggiatori un maggiore controllo sull’esperienza di viaggio.