Comment rédiger une politique voyage

L’ESSENTIEL

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Une politique voyage est le guide des voyages d’affaires. Elle aide les équipes chargées des voyages à contrôler les coûts et les processus liés aux voyages d’affaires. Il s’agit d’un ensemble de directives qui doivent être respectées par les employés lorsqu’ils planifient des voyages au nom de l’entreprise.

Pourquoi votre programme de gestion des déplacements doit-il comporter une politique voyage ?

L’objectif principal d’une politique voyage efficace est d’assurer la sécurité des voyageurs tout en soutenant les objectifs de l’entreprise. Lorsqu’elle est correctement élaborée, la politique voyage établit un cadre cohérent pour les voyageurs et les différentes parties prenantes impliquées dans le programme voyage. Il s’agit d’un document évolutif qui doit changer et changera au fil du temps. Considérez votre politique voyage comme un document bref mais puissant, utile pour

• aligner les voyages d’affaires sur les objectifs de l’entreprise
• Satisfaire au devoir de diligence et aux obligations légales de l’organisation et de son personnel
• Favoriser des expériences de voyage de qualité pour les employés

Quelles sont les parties prenantes qui doivent participer à l’élaboration de la politique voyage ?

Les programmes voyage collaborent souvent avec divers services ou parties prenantes, notamment les services financiers/comptables, les achats, les ressources humaines, la sécurité/gestion des risques, le niveau C, le service juridique/la conformité et la technologie/l’informatique. Au minimum, donnez à vos collaborateurs la possibilité d’examiner la politique et de faire part de leurs commentaires.

LE PROCESSUS

Définissez les objectifs de votre programme voyage. Voulez-vous réaliser des économies, faire preuve de transparence, satisfaire les voyageurs, assurer le bien-être, la durabilité ou une combinaison de ces objectifs ?

Décrivez l’ensemble du processus de réservation de A à Z. Organisez-le en fonction des priorités pertinentes convenues avec toutes les parties prenantes du programme de voyages. Il n’existe pas d’approche unique pour la rédaction d’une politique voyage, mais tenez compte de cette liste non exhaustive lorsque vous élaborez la vôtre :

• Introduction/objectif – Expliquer les objectifs et définir les attentes à l’égard de tous les employés qui voyagent pour des raisons professionnelles.
• Approbation/pré-approbation – Précisez quelles demandes de voyage nécessitent une approbation préalable ou spéciale.
• Réservations – Fournir les coordonnées des agents (numéros de téléphone et fonctionnalités de chat), les liens et instructions de l’outil de réservation en ligne, ainsi que le processus étape par étape pour organiser les déplacements en avion, au sol et à l’hôtel.
• Politique en matière de loisirs: précisez quand et comment les voyageurs peuvent ajouter des jours de voyage personnel à un voyage d’affaires et indiquez clairement qui sera responsable de la prise en charge de ces dépenses.
• Définitions et termes – Expliquer ou clarifier tous les mots-clés, termes et expressions pertinents dans les documents.
• Rapports de voyage et de frais (T&E ) – Décrivez les règles et les délais de déclaration des frais, y compris les liens vers les outils de gestion des frais, le calendrier des rapports de frais et les informations relatives à l’approbateur et à l’approbation. Fixez les indemnités journalières et les montants minimums des reçus. Le cas échéant, une politique distincte en matière de frais de voyage peut être liée à la politique de voyage.
• Cadeaux – Inclure des règles relatives à l’acceptation de cadeaux de la part de partenaires commerciaux, de fournisseurs ou de vendeurs, ou à l’offre de tels cadeaux à ces derniers.
• Exceptions pour les voyages d’invités
• Gestion des risques liés aux personnes – Définir et expliquer les protocoles relatifs au devoir de diligence, les lignes directrices en matière de sécurité, les protocoles d’urgence, les personnes à contacter en cas d’urgence, etc.
• Lignes directrices en matière de dépenses et de frais de voyage et d’hébergement – Préciser ce qui est couvert et ce qui ne l’est pas, par exemple les frais remboursables et les frais non remboursables ; ce point peut faire l’objet d’un document distinct ou d’une politique liée à la politique de voyage.
• Lignes directrices en matière de transport – Elles doivent couvrir les paramètres de dépenses (encourager les options les moins coûteuses) et les règles relatives aux voyages en train, aux voitures de location, aux véhicules personnels, au covoiturage, aux transports publics, aux exigences en matière d’assurance et aux accidents.

N’oubliez pas que les voyageurs sont des consommateurs très occupés. Veillez à ce que le document relatif à la politique voyages soit complet, mais aussi bref que possible. Utilisez un langage clair et facile à comprendre. Ne négligez pas l’aspect du document lui-même. Il doit être bien conçu et comporter des exemples ou des illustrations de documents et d’outils de réservation pertinents. Assurez-vous qu’il est disponible sous forme numérique et qu’il peut être téléchargé sur n’importe quel appareil.

Assurez-vous que tous les membres de votre entreprise (en particulier les voyageurs) ont accès à la politique voyage et savent à qui s’adresser en cas de questions. Conservez la politique sur l’intranet ou sur un autre canal de communication central. Intégrez des applications mobiles adaptées aux voyageurs, comme la plateforme primée TripSource® de BCD, qui simplifie les voyages d’affaires et permet aux voyageurs d’être organisés, informés et de respecter les directives de l’entreprise. Elle permet aux utilisateurs de garder le contrôle grâce à un accès instantané aux détails du voyage, aux options de réservation, aux rappels d’enregistrement, aux notifications de vol en temps réel, aux alertes de risque, au partage d’itinéraire, au centre d’information COVID-19 et bien plus encore. Pour les responsables des voyages et de la sécurité, la nouvelle application mobile BCD Alert™, offre une couverture 24/7 des voyageurs actifs contre les risques et les incidents de la destination, permettant aux responsables de surveiller et de répondre à distance.

À quoi ressemble un programme voyage réussi pour vous ? Définissez les paramètres que vous mesurerez. Si votre objectif est de réaliser des économies, vous devriez mesurer le montant total des dépenses de voyage. Vous pouvez également mesurer la conformité ou la satisfaction des voyageurs.

Avec les parties prenantes de votre programme voyage, décidez d’une fréquence confortable (trimestrielle, annuelle ou autre) pour l’examen, l’audit et la révision de la politique voyage. Dans le cadre de ce plan, décidez de la manière dont les modifications provisoires de la politique seront communiquées à votre organisation.

Clients de BCD : Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide pour élaborer ou réviser votre politique voyage, contactez votre Program Manager. Vous n’êtes pas un client BCD ? Contactez-nous.