Comment une entreprise technologique italienne a développé ses activités tout en économisant sur les frais de voyage

Une entreprise technologique en pleine expansion située à Pesaro, en Italie, rencontrait le meilleur des problèmes. L’entreprise se développait, de nouveaux clients arrivaient et elle recrutait de nouveaux employés pour gérer tout cela. Au fur et à mesure de son développement, elle s’est rendu compte qu’elle avait besoin de nouveaux processus de voyage pour gérer les demandes liées à son expansion. Ils savaient que les nouvelles solutions qu’ils adopteraient devraient

• rendre les réservations de voyages accessibles à tous les employés
• Aider à garder le contrôle sur les dépenses de voyages d’affaires, y compris celles des entreprises nouvellement acquises
• Aligner les profils des voyageurs entre les systèmes de réservation et les systèmes de ressources humaines afin de rationaliser les rapports de frais de voyage de toutes les entités.

BCD enquête sur les dépenses hôtelières d’une entreprise technologique

Les experts de BCD ont commencé par effectuer une analyse détaillée des dépenses hôtelières de l’entreprise. Ils ont découvert que les employés en déplacement effectuaient un nombre important de réservations d’hôtel de dernière minute dans des destinations touristiques populaires. La disponibilité limitée des chambres dans ces villes signifiait que l’entreprise payait des tarifs plus élevés lorsque ses employés y séjournaient. BCD a identifié des établissements clés afin de négocier de meilleurs tarifs et de meilleures disponibilités, même pendant les périodes de pointe. La stratégie a fonctionné. BCD a aidé l’entreprise technologique à économiser 46 000 € (49 785,10 USD) sur les hôtels tout en améliorant la satisfaction des voyageurs.

« Il est essentiel de comprendre les besoins de nos clients et d’écouter ce qu’ils veulent faire », a déclaré Federica Ballone, responsable de programme chez BCD Travel Italy. « C’est exactement ce qu’ont fait les responsables du programme et les dirigeants de BCD, qui ont travaillé en partenariat avec le client pour créer les résultats qu’il souhaitait. Nous sommes ravis de franchir les prochaines étapes ensemble et de les aider à atteindre les objectifs globaux de leur entreprise. »

Avec Cytric, les taux d’adoption de l’OBT sont passés de 21 % à 43 %.

BCD a mis en œuvre Cytric, une plateforme de réservation en ligne robuste permettant aux voyageurs d’effectuer eux-mêmes leurs réservations tout en respectant la politique de voyage de leur entreprise. Cytric ne leur a pas seulement donné accès aux mêmes hôtels préférés que ceux qu’ils réservaient auparavant, mais à des tarifs plus avantageux. Il leur a également permis de gagner du temps lors de la réservation des hôtels, de réduire les frais d’hôtel pour l’entreprise et d’accroître leur sécurité en permettant à l’entreprise de les localiser en cas d’urgence. L’adoption de l’OBT est passée de 21 % à 43 % en 2023.

40 % d’économies sur les billets de train

BCD a également intégré les billets de Trenitalia dans l’OBT, accompagnés de fonctions de reporting détaillées. Cette intégration a permis aux voyageurs d’accéder à des tarifs ferroviaires réduits, ce qui s’est traduit par des économies de 40 % sur les billets de train et une efficacité accrue.

Profils des voyageurs

Un flux RH permet désormais de s’assurer que les profils des voyageurs restent à jour et sont alignés sur les systèmes d’entreprise en expansion. Cela a facilité la connexion automatique entre le système de BCD pour la gestion des profils des voyageurs et la plateforme du client pour la gestion des personnes.