La seguridad en los viajes es una responsabilidad compartida. Si bien los empleados deben tomar decisiones inteligentes cuando viajan, los gestores y organizadores de viajes desempeñan un papel fundamental a la hora de dotarles de las herramientas, recordatorios y recursos adecuados antes, durante y después del viaje. La nueva guía visual de BCD Travel, Managing Travel Risk: Keeping Travelers Safe ( Gestión del riesgo en los viajes: seguridad para los viajeros ), destaca enprecauciones sencillas para reducir los riesgos en cuatro áreas clave: vuelos, hoteles, transporte terrestre y destinos. Hemos resumido estos consejos en prácticas listas de comprobación que puede compartir en su intranet o incluir en los materiales de viaje de la empresa.

1. Antes del viaje: Sentar las bases

Un viaje de negocios seguro empieza mucho antes de subir al avión. Anime a los viajeros a:

• Reunir la documentación: Asegurarse de que los pasaportes, visados, datos del seguro y registros de vacunación están al día. Se recomienda llevar copias digitales y en papel.
• Haga la maleta con cuidado: Los medicamentos deben estar en su envase original con las recetas. Añada ropa adecuada a las condiciones locales y artículos esenciales como adaptadores, una batería y una linterna.
• Prepare los dispositivos: Limite la información sensible en portátiles y teléfonos, o considere un dispositivo «limpio» con sólo las aplicaciones básicas para reducir los riesgos cibernéticos.
• Investigue el destino: Comparta recursos sobre costumbres locales, advertencias sanitarias y riesgos potenciales para que los viajeros sepan qué esperar.

Los organizadores pueden apoyar creando una plantilla de lista de comprobación de seguridad previa al viaje para que los empleados la descarguen y completen antes de partir.

2. Tomar un vuelo: Mantenerse seguro en tránsito

Los aeropuertos y los vuelos presentan retos únicos, desde la seguridad de los datos hasta la salud física. Comparta estos recordatorios:

• En el aeropuerto: Guarde los objetos de valor y los medicamentos en el equipaje de mano, no deje nunca el equipaje desatendido y evite compartir detalles del viaje con extraños. Desaconseje el uso de redes Wi-Fi públicas para trabajos delicados.
• Durante el vuelo: Para garantizar un vuelo cómodo y seguro, recuerde a los viajeros que deben mantenerse hidratados, limitar la ingesta de alcohol y moverse periódicamente para reducir la fatiga y los riesgos circulatorios. Anímeles a llevar consigo los pasaportes y objetos de valor, no en los compartimentos superiores ni en los bolsillos de los asientos. Asimismo, desaconseje el uso de puertos USB públicos para cargar dispositivos, ya que pueden plantear riesgos para la seguridad de los datos.
• A la llegada: La clave es una salida del aeropuerto tranquila y eficiente. Recuerde a los viajeros que apaguen los dispositivos antes de desembarcar, que tengan los documentos listos para su inspección y que planifiquen con antelación cómo van a salir del aeropuerto.

Los organizadores pueden automatizar estos recordatorios mediante correos electrónicos previos al viaje o alertas móviles vinculadas a las reservas de vuelos.

3. En el hotel: Proteger el espacio personal

Los hoteles pueden parecer un refugio seguro, pero los viajeros pueden seguir siendo vulnerables. Fomente buenas prácticas como:

• Antes de la llegada: reserve a través del programa preferente de la empresa, en el que se comprueban las normas de seguridad de los hoteles. Características como recepciones con personal y accesos controlados añaden tranquilidad.
• Al registrarse: Se recomienda solicitar una habitación entre la tercera y la séptima planta, evitar las habitaciones que llamen la atención por viajar solo y utilizar el servicio de aparcacoches si se llega tarde por la noche.
• Dentro de la habitación: Compruebe cerraduras y teléfonos, revise las rutas de evacuación y utilice tapas en las mirillas o atranques en las puertas para mayor seguridad. Guarde los objetos de valor y los documentos en la caja fuerte de la habitación.
• Cuando esté fuera: Utilice un cartel de «No molestar» o deje la televisión encendida para que la habitación parezca ocupada. No comparta los números de las habitaciones y guarde las llaves en un lugar seguro y fuera de la vista.

Los organizadores pueden reforzar estas medidas adjuntando guías rápidas de seguridad hotelera a las confirmaciones de reserva.

4. Transporte terrestre: Desplazarse con seguridad entre puntos

El transporte terrestre suele plantear riesgos que se pasan por alto. Organice un transporte más seguro:

• Reservando a través de proveedores de confianza: Utilizar servicios de coche aprobados por la empresa, opciones de viaje compartido verificadas o taxis con licencia en lugar de viajes alquilados en la calle.
• Priorizar la visibilidad y la seguridad: Confirme los datos del conductor, evite los vehículos sin distintivos y anime a los viajeros a compartir la información del viaje con colegas o familiares.
• Practicar la vigilancia: Mantenga el equipaje a la vista, lleve siempre puesto el cinturón de seguridad y evite contar dinero o revisar mapas a la vista del público.

Incorporar proveedores de confianza a su programa ayuda a reducir el riesgo y aumenta la confianza de los viajeros.

5. En el destino: Navegar por lo desconocido

Una vez en tierra, los viajeros se enfrentan a la mayor variedad de riesgos. Recuérdeles que:

• Pasardesapercibidos: Vestir discretamente y evitar accesorios caros que puedan llamar la atención.
• Permanecer alerta: Estar atento al entorno, sobre todo al anochecer o en zonas concurridas. Evite manifestaciones o grandes concentraciones.
• Coma y beba con prudencia: Elija alimentos calientes y bien preparados, bebidas precintadas, agua embotellada y productos lácteos pasteurizados.
• Proteja los documentos y el dinero: Lleve sólo lo necesario, utilice cajeros automáticos dentro de bancos u hoteles, y considere la posibilidad de llevar una cartera señuelo en caso de robo.
• Conozca los contactos de emergencia: Los números de las embajadas, los servicios de emergencia locales y los contactos del empleador deben guardarse en dispositivos móviles y en papel.

También pueden incluirse en los itinerarios consejos de seguridad específicos para cada destino.

Ponerlo todo en orden

Los organizadores no tienen por qué abrumar a los empleados con manuales. Al presentar las orientaciones de seguridad en formatos breves y repetibles, es más probable que los viajeros las adopten como hábito. Integre la infografía de seguridad en:

• Páginas de la intranet dedicadas al programa de viajes o a la gestión de riesgos
• Sesiones de incorporación para los nuevos empleados que vayan a viajar
• Recordatorios automáticos previos al viaje enviados a través de su herramienta de reservas
• Carteles o listas de comprobación de una página distribuidos antes de los periodos punta de los viajes

Al equipar a los viajeros con recursos de seguridad e incluir recordatorios a lo largo del viaje, los organizadores pueden fomentar una cultura en la que la seguridad se convierta en algo natural. La recompensa: viajes más fluidos, mayor tranquilidad y un programa de viajes gestionados más sólido en general.

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