La sicurezza in viaggio è una responsabilità condivisa. Se da un lato i dipendenti devono fare scelte intelligenti in viaggio, dall’altro i travel manager e gli organizzatori svolgono un ruolo fondamentale nel fornire loro gli strumenti, i promemoria e le risorse giuste prima, durante e dopo il viaggio. La nuova guida visiva di BCD Travel, Managing Travel Risk: Keeping Travelers Safe , evidenziasemplici precauzioni per ridurre i rischi in quattro aree chiave: voli, hotel, trasporti a terra e destinazioni. Abbiamo sintetizzato questi consigli in pratiche liste di controllo che potrete condividere sulla vostra intranet o inserire nel materiale di viaggio aziendale.

1. Prima del viaggio: Preparare le basi

Un viaggio di lavoro sicuro inizia ben prima di salire a bordo dell’aereo. Incoraggiate i viaggiatori a:

• Raccogliere la documentazione: Assicurarsi che passaporti, visti, dati assicurativi e vaccinazioni siano aggiornati. Si consiglia di portare con sé copie digitali e cartacee.
• Fare le valigie con saggezza: I farmaci devono essere nella confezione originale con le prescrizioni. Aggiungete indumenti adatti alle condizioni locali ed elementi essenziali come adattatori, un power bank e una torcia elettrica.
• Preparate i dispositivi: Limitate le informazioni sensibili su computer portatili e telefoni, oppure prendete in considerazione un dispositivo “pulito” con solo applicazioni di base per ridurre i rischi informatici.
• Fate ricerche sulla destinazione: Condividete le risorse sulle usanze locali, gli avvisi sanitari e i rischi potenziali, in modo che i viaggiatori sappiano cosa aspettarsi.

Gli organizzatori possono contribuire creando un modello di lista di controllo sulla sicurezza prima del viaggio, che i dipendenti possono scaricare e completare prima della partenza.

2. Prendere un volo: Rimanere al sicuro durante il viaggio

Aeroporti e voli presentano sfide uniche, dalla sicurezza dei dati alla salute fisica. Condividete questi promemoria:

• In aeroporto: Tenete gli oggetti di valore e i farmaci nel bagaglio a mano, non lasciate mai i bagagli incustoditi ed evitate di condividere i dettagli del viaggio con gli sconosciuti. Scoraggiate l’uso del Wi-Fi pubblico per lavori sensibili.
• In volo: Per garantire un volo confortevole e sicuro, ricordate ai viaggiatori di mantenersi idratati, di limitare l’assunzione di alcolici e di muoversi periodicamente per ridurre la stanchezza e i rischi per la circolazione. Incoraggiateli a tenere i passaporti e gli oggetti di valore sulla loro persona, non nelle cappelliere o nelle tasche dei sedili. Inoltre, sconsigliate di utilizzare le porte USB pubbliche per ricaricare i dispositivi, in quanto possono rappresentare un rischio per la sicurezza dei dati.
• All’arrivo: un’uscita dall’aeroporto calma ed efficiente è fondamentale. Ricordate ai viaggiatori di spegnere i dispositivi prima di sbarcare, di avere i documenti pronti per l’ispezione e di pianificare in anticipo come lasciare l’aeroporto.

Gli organizzatori possono automatizzare questi promemoria tramite e-mail prima del viaggio o avvisi mobili legati alle prenotazioni dei voli.

3. In hotel: Proteggere lo spazio personale

Gli hotel possono sembrare un rifugio sicuro, ma i viaggiatori possono ancora essere vulnerabili. Incoraggiate le migliori pratiche come:

• Prima dell’arrivo: prenotate attraverso il programma preferito dell’azienda, dove gli hotel sono controllati per quanto riguarda gli standard di sicurezza. Caratteristiche come reception con personale e accesso controllato aggiungono tranquillità.
• Al momento del check-in: Raccomandiamo di richiedere una camera tra il 3° e il 7° piano, di evitare camere che attirino l’attenzione sui viaggi in solitaria e di utilizzare il servizio di parcheggiatore se si arriva a tarda notte.
• All’interno della camera: Controllate le serrature e i telefoni, rivedete i percorsi di evacuazione e utilizzate le coperture degli spioncini o le serrature delle porte per una maggiore sicurezza. Conservate gli oggetti di valore e i documenti nella cassaforte della camera.
• Quando si esce: Usate un cartello “Non disturbare” o lasciate la televisione accesa per far sembrare la stanza occupata. Non condividete i numeri di stanza e tenete le chiavi al sicuro e fuori dalla vista.

Gli organizzatori possono rafforzare questi passaggi allegando le guide rapide sulla sicurezza in hotel alle conferme di prenotazione.

4. Trasporto via terra: Spostarsi in sicurezza da un punto all’altro

I trasporti via terra presentano spesso rischi trascurati. Organizzate un trasporto più sicuro

• Prenotare tramite fornitori di fiducia: Utilizzare servizi di auto approvati dall’azienda, opzioni di ride-sharing controllate o taxi autorizzati invece di corse su strada.
• Dare priorità alla visibilità e alla sicurezza: Confermare i dettagli dell’autista, evitare i veicoli non contrassegnati e incoraggiare i viaggiatori a condividere le informazioni sul viaggio con colleghi o familiari.
• Praticare la vigilanza: Tenere i bagagli in vista, indossare sempre le cinture di sicurezza ed evitare di contare i soldi o di consultare le mappe in pubblico.

L’inserimento di fornitori di fiducia nel vostro programma contribuisce a ridurre i rischi e ad aumentare la fiducia dei viaggiatori.

5. A destinazione: Navigare nell’ignoto

Una volta a terra, i viaggiatori si trovano ad affrontare una grande varietà di rischi. Ricordate loro di:

• mimetizzarsi: Vestirsi in modo poco appariscente ed evitare accessori costosi che potrebbero attirare l’attenzione.
• Stare all’erta: prestare attenzione all’ambiente circostante, soprattutto dopo il tramonto o nelle aree affollate. Evitare manifestazioni o grandi assembramenti.
• Mangiare e bere con saggezza: Scegliete cibi caldi e ben preparati, bevande sigillate, acqua in bottiglia e prodotti caseari pastorizzati.
• Proteggere documenti e denaro: Portate con voi solo lo stretto necessario, utilizzate gli sportelli bancomat delle banche o degli alberghi e prendete in considerazione un portafoglio di riserva in caso di furto.
• Conoscere i contatti di emergenza: I numeri delle ambasciate, i servizi di emergenza locali e i contatti dei datori di lavoro devono essere memorizzati sui dispositivi mobili e su carta.

I consigli di sicurezza specifici per ogni destinazione possono essere inseriti negli itinerari per avere una guida in più.

Mettere tutto insieme

Gli organizzatori non devono sommergere i dipendenti di manuali. Presentando le indicazioni di sicurezza in formati brevi e ripetibili, i viaggiatori sono più propensi ad adottarle come abitudine. Integrate le infografiche sulla sicurezza in:

• pagine intranet dedicate al programma di viaggio o alla gestione del rischio
• sessioni di onboarding per i nuovi dipendenti che viaggeranno
• Promemoria automatici prima del viaggio inviati attraverso il vostro strumento di prenotazione
• Manifesti o liste di controllo di una pagina distribuiti prima dei periodi di punta dei viaggi.

Dotando i viaggiatori di risorse per la sicurezza e inserendo promemoria durante il viaggio, gli organizzatori possono promuovere una cultura in cui la sicurezza diventa una seconda natura. Il risultato: viaggi più fluidi, maggiore tranquillità e un programma di viaggio gestito più solido.

Scarica: Mantenere i viaggiatori al sicuro
Fornite ai vostri viaggiatori consigli di sicurezza praticabili in una guida facile da condividere.
SCARICA LE LISTE DI CONTROLLO >

---

Il vostro programma di trasferte gestite è pronto per i rischi?

Quando il vostro team viaggia per lavoro, ogni viaggio comporta rischi potenziali che possono avere un impatto sulla loro sicurezza, interrompere le operazioni e influire sulla reputazione della vostra organizzazione. Il Traveler Security Program Assessment di Advito fornisce una valutazione completa di quanto il vostro programma sia in grado di proteggere il personale e di reagire in caso di problemi. I nostri esperti forniscono informazioni chiare e attuabili che proteggono i vostri dipendenti, rafforzano la resilienza e mantengono il vostro business in movimento con fiducia.

I vantaggi includono:

• Miglioramento della sicurezza e del benessere dei dipendenti
• Maggiore conformità agli standard globali sul rischio di viaggio
• Miglioramento della fidelizzazione e del reclutamento dei talenti
• Visibilità chiara delle lacune e dei punti di forza del programma

SONO INTERESSATO A UNA VALUTAZIONE >