A segurança em viagens é uma responsabilidade compartilhada. Embora os funcionários devam fazer escolhas inteligentes na estrada, os gerentes e organizadores de viagens desempenham um papel fundamental ao equipá-los com as ferramentas, lembretes e recursos certos antes, durante e depois de uma viagem. O novo guia visual da BCD Travel, Managing Travel Risk: Keeping Travelers Safe , destacaprecauções simples para reduzir os riscos em quatro áreas principais: voos, hotéis, transporte terrestre e destinos. Destilamos essas dicas em listas de verificação práticas que você pode compartilhar em sua intranet ou incorporar aos materiais de viagem da empresa.

1. Antes da viagem: Preparando o terreno

Uma viagem de negócios segura começa bem antes de embarcar em um avião. Incentive os viajantes a:

• Reunir a documentação: Certifique-se de que os passaportes, vistos, detalhes do seguro e registros de vacinação estejam atualizados. Recomende levar cópias digitais e impressas.
• Fazer as malas com sabedoria: Os medicamentos devem estar na embalagem original e com a receita médica. Adicione roupas adequadas às condições locais e itens essenciais, como adaptadores, um banco de energia e uma lanterna.
• Prepare os dispositivos: Limite as informações confidenciais em laptops e telefones, ou considere um dispositivo “limpo” com apenas aplicativos básicos para reduzir os riscos cibernéticos.
• Pesquise o destino: Compartilhe recursos sobre os costumes locais, avisos de saúde e possíveis riscos para que os viajantes saibam o que esperar.

Os organizadores podem ajudar criando um modelo de lista de verificação de segurança antes da viagem para os funcionários baixarem e preencherem antes da partida.

2. Pegando um voo: Manter-se seguro em trânsito

Os aeroportos e os voos apresentam desafios únicos, desde a segurança dos dados até a saúde física. Compartilhe estes lembretes:

• No aeroporto: Mantenha objetos de valor e medicamentos na bagagem de mão, nunca deixe a bagagem sem supervisão e evite compartilhar detalhes da viagem com estranhos. Desencoraje o uso de Wi-Fi público para trabalhos confidenciais.
• Durante o voo: Para ajudar a garantir um voo confortável e seguro, lembre aos viajantes que devem se manter hidratados, limitar a ingestão de álcool e movimentar-se periodicamente para reduzir a fadiga e os riscos de circulação. Incentive-os a manter os passaportes e objetos de valor em suas mãos, e não nos compartimentos superiores ou nos bolsos dos assentos. Além disso, desaconselhe o uso de portas USB públicas para carregar dispositivos, pois elas podem representar riscos à segurança dos dados.
• Na chegada: uma saída calma e eficiente do aeroporto é fundamental. Lembre aos viajantes que devem desligar os dispositivos antes de desembarcar, ter os documentos prontos para inspeção e planejar com antecedência como deixarão o aeroporto.

Os organizadores podem automatizar esses lembretes por meio de e-mails antes da viagem ou alertas móveis vinculados a reservas de voos.

3. No hotel: Protegendo o espaço pessoal

Os hotéis podem parecer um refúgio seguro, mas os viajantes ainda podem estar vulneráveis. Incentive as melhores práticas, como:

• Antes da chegada: faça a reserva por meio do programa preferencial da empresa, no qual os hotéis são examinados quanto aos padrões de segurança. Recursos como recepções com equipe e acesso controlado aumentam a tranquilidade.
• No check-in: Recomende solicitar um quarto entre o 3º e o 7º andares, evitar quartos que chamem a atenção para viagens individuais e usar serviços de manobrista se chegar tarde da noite.
• Dentro do quarto: Verifique as fechaduras e os telefones, analise as rotas de evacuação e use tampas de olho mágico ou travas de porta para aumentar a segurança. Guarde objetos de valor e documentos no cofre do quarto.
• Quando estiver fora: Use uma placa de “Não perturbe” ou deixe a televisão ligada para fazer com que o quarto pareça estar ocupado. Não compartilhe os números dos quartos e mantenha as chaves seguras e fora de vista.

Os organizadores podem reforçar essas etapas anexando guias rápidos de segurança do hotel às confirmações de reserva.

4. Transporte terrestre: Deslocamento seguro entre pontos

O transporte terrestre geralmente apresenta riscos que não são percebidos. Providencie um trânsito mais seguro:

• Fazer reservas com fornecedores confiáveis: Utilize serviços de carro aprovados pela empresa, opções de carona compartilhada aprovadas ou táxis licenciados, em vez de caronas de rua.
• Priorizar a visibilidade e a segurança: Confirme os detalhes do motorista, evite veículos sem identificação e incentive os viajantes a compartilhar informações sobre a viagem com colegas ou familiares.
• Praticar a vigilância: Mantenha a bagagem à vista, use sempre o cinto de segurança e evite contar dinheiro ou revisar mapas em público.

Incorporar fornecedores confiáveis em seu programa ajuda a reduzir o risco e aumenta a confiança do viajante.

5. No destino: Navegando pelo desconhecido

Uma vez em terra, os viajantes enfrentam a maior variedade de riscos. Lembre-os de:

• Misturar-se: Vestir-se de forma discreta e evitar acessórios caros que possam chamar a atenção.
• Ficar alerta: Fique atento aos arredores, especialmente depois de escurecer ou em áreas lotadas. Evite manifestações ou grandes aglomerações.
• Coma e beba com sabedoria: Escolha alimentos quentes e bem preparados, bebidas lacradas, água engarrafada e produtos lácteos pasteurizados.
• Proteja documentos e dinheiro: Leve apenas o necessário, use caixas eletrônicos dentro de bancos ou hotéis e considere a possibilidade de ter uma carteira falsa em caso de roubo.
• Conheça os contatos de emergência: Os números das embaixadas, os serviços de emergência locais e os contatos dos empregadores devem ser salvos em dispositivos móveis e em papel.

Dicas de segurança específicas do destino também podem ser incorporadas aos itinerários para orientação extra.

Organizando tudo

Os organizadores não precisam sobrecarregar os funcionários com manuais. Ao apresentar as orientações de segurança em formatos curtos e repetitivos, é mais provável que os viajantes as adotem como hábito. Integre os infográficos de segurança em:

• Páginas da intranet dedicadas ao programa de viagens ou ao gerenciamento de riscos
• Sessões de integração para novos funcionários que viajarão
• Lembretes automatizados antes da viagem enviados por meio de sua ferramenta de reservas
• Pôsteres ou listas de verificação de uma página distribuídos antes dos períodos de pico de viagem

Ao equipar os viajantes com recursos de segurança e incorporar lembretes durante toda a viagem, os organizadores podem promover uma cultura em que a segurança se torna uma segunda natureza. A recompensa: viagens mais tranquilas, mais paz de espírito e um programa de viagens gerenciadas mais forte em geral.

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