La sécurité des voyages est une responsabilité partagée. Si les employés doivent faire des choix judicieux sur la route, les gestionnaires et organisateurs de voyages jouent un rôle clé en leur fournissant les bons outils, rappels et ressources avant, pendant et après le voyage. Le nouveau guide visuel de BCD Travel, Managing Travel Risk : Keeping Travelers Safe , met en lumièredes précautions simples pour réduire les risques dans quatre domaines clés : les vols, les hôtels, les transports terrestres et les destinations. Nous avons distillé ces conseils dans des listes de contrôle pratiques que vous pouvez partager sur votre intranet ou intégrer dans les documents de voyage de l’entreprise.

1. Avant le voyage : Préparer le terrain

Un voyage d’affaires en toute sécurité commence bien avant de monter dans l’avion. Encouragez les voyageurs à :

• Rassembler les documents nécessaires: S’assurer que les passeports, visas, assurances et carnets de vaccination sont à jour. Il est recommandé d’emporter des copies numériques et des copies papier.
• Faire des bagages judicieux: Les médicaments doivent être dans leur emballage d’origine et accompagnés de leur ordonnance. Ajoutez des vêtements adaptés aux conditions locales et des articles de première nécessité tels que des adaptateurs, une banque d’alimentation et une lampe de poche.
• Préparez vos appareils: Limitez les informations sensibles sur les ordinateurs portables et les téléphones, ou envisagez un appareil « propre » avec seulement les applications de base pour réduire les cyber-risques.
• Faites des recherches sur la destination: Partagez des ressources sur les coutumes locales, les avis sanitaires et les risques potentiels afin que les voyageurs sachent à quoi s’attendre.

Les organisateurs peuvent apporter leur soutien en créant un modèle de liste de contrôle de sécurité avant le voyage que les employés peuvent télécharger et remplir avant le départ.

2. Prendre l’avion : La sécurité en transit

Les aéroports et les vols présentent des défis uniques, qu’il s’agisse de la sécurité des données ou de la santé physique. Partagez ces rappels :

• À l’aéroport: Conservez vos objets de valeur et vos médicaments dans vos bagages à main, ne laissez jamais vos bagages sans surveillance et évitez de communiquer les détails de votre voyage à des inconnus. Découragez l’utilisation du Wi-Fi public pour des travaux sensibles.
• En vol: Pour garantir un vol confortable et sûr, rappelez aux voyageurs de s’hydrater, de limiter leur consommation d’alcool et de se déplacer régulièrement afin de réduire la fatigue et les risques pour la circulation. Encouragez-les à garder leur passeport et leurs objets de valeur sur eux, et non dans les compartiments à bagages ou les poches des sièges. Déconseillez-leur également d’utiliser les ports USB publics pour recharger leurs appareils, car ils peuvent présenter des risques pour la sécurité des données.
• À l’arrivée: une sortie calme et efficace de l’aéroport est essentielle. Rappelez aux voyageurs d’éteindre leurs appareils avant de débarquer, de préparer leurs documents pour l’inspection et de planifier à l’avance la manière dont ils quitteront l’aéroport.

Les organisateurs peuvent automatiser ces rappels en envoyant des courriels avant le voyage ou en envoyant des alertes mobiles liées aux réservations de vols.

3. À l’hôtel : Sécuriser l’espace personnel

Les hôtels peuvent donner l’impression d’être un havre de paix, mais les voyageurs peuvent toujours être vulnérables. Encouragez les bonnes pratiques telles que

• Avant l’arrivée: réservez par l’intermédiaire du programme privilégié de l’entreprise, dans le cadre duquel les hôtels sont contrôlés sur le plan des normes de sécurité. Des caractéristiques telles que des réceptions avec du personnel et un accès contrôlé ajoutent à la tranquillité d’esprit.
• Au moment de l’enregistrement: Il est recommandé de demander une chambre entre le 3e et le 7e étage, d’éviter les chambres qui attirent l’attention sur les voyages en solo et d’utiliser les services de voiturier si l’on arrive tard le soir.
• Dans la chambre: Vérifiez les serrures et les téléphones, passez en revue les itinéraires d’évacuation et utilisez des judas ou des bloqueurs de porte pour plus de sécurité. Conservez vos objets de valeur et vos documents dans le coffre-fort de la chambre.
• À l’extérieur: Utilisez un panneau « Ne pas déranger » ou laissez la télévision allumée pour donner l’impression que la chambre est occupée. Ne communiquez pas les numéros de chambre et gardez les clés en lieu sûr et hors de vue.

Les organisateurs peuvent renforcer ces mesures en joignant des guides rapides sur la sécurité dans les hôtels aux confirmations de réservation.

4. Les transports terrestres : Se déplacer en toute sécurité d’un point à un autre

Les transports terrestres présentent souvent des risques négligés. Organisez des transports plus sûrs en

• En réservant auprès de prestataires de confiance: Utilisez des services de voitures approuvés par l’entreprise, des options de covoiturage vérifiées ou des taxis agréés au lieu de faire appel à des chauffeurs de rue.
• Donner la priorité à la visibilité et à la sécurité: Confirmez les coordonnées du conducteur, évitez les véhicules banalisés et encouragez les voyageurs à partager les informations relatives à leur trajet avec leurs collègues ou leur famille.
• Faire preuve de vigilance: Ne perdez pas de vue vos bagages, portez toujours votre ceinture de sécurité et évitez de compter de l’argent ou de consulter des cartes à la vue de tous.

Intégrer des fournisseurs de confiance dans votre programme permet de réduire les risques et de renforcer la confiance des voyageurs.

5. À destination : Naviguer dans l’inconnu

Une fois sur place, les voyageurs sont confrontés à la plus grande variété de risques. Rappelez-leur de

• Se fondre dans la masse: S’habiller discrètement et éviter les accessoires coûteux qui pourraient attirer l’attention.
• Rester vigilant : Soyez attentif à ce qui vous entoure, surtout après la tombée de la nuit ou dans les endroits très fréquentés. Évitez les manifestations et les grands rassemblements.
• Mangez et buvez avec sagesse: Choisissez des aliments chauds et bien préparés, des boissons scellées, de l’eau en bouteille et des produits laitiers pasteurisés.
• Protégez vos documents et votre argent : N’emportez que le strict nécessaire, utilisez les guichets automatiques des banques ou des hôtels, et pensez à vous munir d’un portefeuille factice en cas de vol.
• Connaître les personnes à contacter en cas d’urgence: Les numéros d’ambassade, les services d’urgence locaux et les contacts de l’employeur doivent être enregistrés sur les appareils mobiles et sur papier.

Des conseils de sécurité spécifiques à la destination peuvent également être intégrés aux itinéraires pour plus d’informations.

Tout mettre en place

Les organisateurs n’ont pas besoin de submerger leurs employés de manuels. En présentant les conseils de sécurité dans des formats courts et reproductibles, les voyageurs sont plus susceptibles d’en faire une habitude. Intégrez les infographies sur la sécurité dans :

• les pages de l’intranet consacrées au programme de voyage ou à la gestion des risques
• les sessions d’intégration des nouveaux employés qui voyageront
• des rappels automatisés avant le voyage, envoyés par l’intermédiaire de votre outil de réservation
• Affiches ou listes de contrôle d’une page distribuées avant les périodes de pointe.

En fournissant aux voyageurs des ressources en matière de sécurité et en intégrant des rappels tout au long du voyage, les organisateurs peuvent favoriser une culture où la sécurité devient une seconde nature. Le résultat : des voyages plus fluides, une plus grande tranquillité d’esprit et un programme de gestion des voyages plus solide dans l’ensemble.

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