Cómo gestionar la pérdida de un pasaporte: guía paso a paso para viajeros de negocios

¿Qué debe hacer un viajero si pierde su pasaporte antes de un viaje?

Notifique inmediatamente la pérdida del pasaporte.

• Los viajeros deben ponerse en contacto con la autoridad de pasaportes de su país para informar sobre la pérdida e iniciar el proceso de sustitución. Puede tratarse de una oficina nacional de inmigración o de asuntos exteriores; una agencia de pasaportes, o un departamento gubernamental responsable de los documentos de viaje

• Muchos países permiten la notificación online o exigen un formulario de declaración de pérdida de pasaporte

Solicitar la sustitución.

• Los viajeros tendrán que reunir los documentos necesarios, como una prueba de ciudadanía (por ejemplo, un certificado de nacimiento); un documento de identidad con fotografía, expedido por el gobierno, y fotos tamaño carné

• Deberán diligenciarlos formularios de solicitud, a través del sitio web de la autoridad competente en materia de pasaportes, y concertar una cita en una oficina de pasaportes, consulado o embajada

Solicite la tramitación acelerada si es necesario.

• Si necesita viajar con urgencia, compruebe si dispone de servicios acelerados

• Algunos gobiernos ofrecen la emisión de pasaportes en el mismo día o en 24 horas para casos de emergencia, y a menudo piden una prueba del viaje (boletos de avión, reservas de hotel o un itinerario de negocios)

¿Qué ocurre si el viajero pierde el pasaporte durante el viaje?

Informe sobre la pérdida a las autoridades locales. Si el pasaporte fue robado puede ser necesario presentar una denuncia ante la policía para que la embajada pueda tramitarlo o reclamar el seguro de viaje. Conservar una copia de la denuncia puede ser útil a la hora de presentar reclamaciones.

Póngase en contacto con la embajada o el consulado más cercanos.

• Invite a los viajeros a usar los sitios web gubernamentales para encontrar su misión diplomática más cercana

• Muchas embajadas tienen contactos de emergencia para casos de pérdida de pasaporte

Reúna los documentos necesarios.

• Los viajeros deben diligenciar una solicitud de sustitución de pasaporte (disponible online o en la embajada o consulado). Se les pedirá que presenten un documento de identidad alternativo, como la licencia de conducción, el documento de identidad o una fotocopia del pasaporte perdido

• Es posible que los viajeros tengan que aportar una copia del reporte o la denuncia tramitada ante la policía para comprobar la pérdida

• También, es probable que deban entregar sus propias fotos tamaño carné. La embajada puede dirigirles a los servicios fotográficos locales si es necesario

Obtener un pasaporte temporal o de emergencia.

• Muchos países expiden un documento de viaje temporal o de emergencia que permite a los viajeros continuar su viaje o regresar a casa

• Estos pasaportes temporales suelen ser válidos durante un breve periodo y puede ser necesario cambiarlos por un pasaporte de plena validez al regresar al país de origen

Orientación específica para cada país en caso de pérdida del pasaporte

Los procedimientos de sustitución de pasaportes varían según el país. Dirija a los viajeros al sitio web oficial de viajes de su gobierno para obtener más información sobre:

• Notificación online de pasaportes perdidos o robados

• Ubicación de embajadas y consulados

• Asistencia de emergencia al viajero

Una búsqueda rápida en Internet con frases como «reponer pasaporte perdido [su país]» o «pasaporte de emergencia [su país]» debería conducir a los recursos adecuados.

Pasaporte perdido: consejos para viajeros de negocios

Cree copias digitales o físicas del pasaporte, pero sea consciente de los riesgos asociados a cualquiera de las dos opciones.

• Almacenar una copia digital escaneada en un servicio seguro en la nube, en una aplicación protegida con contraseña o en una USB cifrada garantiza que los viajeros puedan acceder a la información del pasaporte sin necesidad de llevar documentos físicos adicionales. Sin embargo, las copias digitales pueden ser vulnerables a accesos no autorizados si no están debidamente protegidas

• En los países que exigen un documento de identidad en todo momento, puede bastar con una fotocopia en lugar del original. Tener una copia física puede ayudar a agilizar el proceso de sustitución en caso de pérdida o robo del pasaporte original. Pero las copias físicas pueden perderse o ser robadas, poniendo potencialmente en peligro la información personal. Deben guardarse separadas del original y en un lugar seguro

Utilice un almacenamiento seguro. El pasaporte y las copias deben guardarse en cajas fuertes de hoteles u otros lugares seguros cuando no se utilicen.

Lleve una identificación de reserva. Es posible que muchos viajeros de negocios no lleven habitualmente formas adicionales de identificación cuando utilizan su pasaporte; pero tenerlas puede hacer que la sustitución de un pasaporte perdido sea más rápida y sencilla. Una licencia de conducción, un documento de identidad o una tarjeta de viajero de confianza (por ejemplo, Global Entry, APEC Business Travel Card) pueden ayudar a verificar la identidad.

• Se pueden almacenar copias digitales o fotos de un documento emitido por el gobierno (como licencia de conducción o documento de identidad) en una aplicación segura y protegida por contraseña o en un almacenamiento en la nube

• Algunos países permiten una verificación de identidad alternativa, como confirmar los datos a través de la embajada, el empleador o los registros de la aerolínea

• Un documento de identidad emitido por la empresa también puede ayudar a verificar la identidad, especialmente si incluye una foto

• La licencia de conducción o el documento de identidad pueden ser útiles para viajar dentro de determinadas regiones (por ejemplo, la UE o el espacio Schengen) o para verificar la identidad al tratar con la embajada o el consulado del país de origen

• Las tarjetas de viajero de confianza (como Global Entry, APEC Business Travel Card o NEXUS) pueden servir como prueba suplementaria de identidad, sobre todo al tratar con las autoridades fronterizas

Inscríbase en un programa para viajeros. Muchos países ofrecen servicios de registro de viajeros que permiten a las embajadas ayudar a los viajeros en caso de emergencia. Los viajeros pueden buscar programas de registro de viajeros en el sitio web de asuntos exteriores o viajes del gobierno.

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Socios de BCD Marketplace: Ayuda experta para servicios de pasaporte y visado