Die Sicherheit auf Reisen ist eine gemeinsame Verantwortung. Während Mitarbeitende unterwegs kluge Entscheidungen treffen müssen, spielen Travel Manager und Travel Arranger eine Schlüsselrolle, wenn es darum geht, sie mit den richtigen Werkzeugen, Erinnerungen und Ressourcen vor, während und nach einer Reise auszustatten. Der neue visuelle Leitfaden von BCD Travel, Managing Travel Risk: Keeping Travelers Safe , zeigt einfache Vorsichtsmaßnahmen zur Risikominderung in vier Schlüsselbereichen auf: Flüge, Hotels, Bodentransfer und Reiseziele. Wir haben diese Tipps in praktischen Checklisten zusammengefasst, die Sie in Ihrem Intranet veröffentlichen oder in die Reiseunterlagen Ihres Unternehmens einbinden können.

1. Vor der Reise: Die Grundlagen schaffen

Eine sichere Geschäftsreise beginnt lange vor dem Einsteigen ins Flugzeug. Erinnern Sie die Reisenden dazu:

• Unterlagen sammeln: Vergewissern Sie sich, dass Pässe, Visa, Versicherungsdaten und Impfunterlagen auf dem neuesten Stand sind. Es empfiehlt sich, sowohl digitale als auch Papierkopien mitzuführen.
• Klug packen: Medikamente sollten in der Originalverpackung mit den Rezepten sein. Fügen Sie Kleidung hinzu, die den örtlichen Gegebenheiten entspricht, sowie wichtige Dinge wie Adapter, eine Powerbank und eine Taschenlampe.
• Bereiten Sie Geräte vor: Beschränken Sie sensible Informationen auf Laptops und Handys oder erwägen Sie ein „sauberes“ Gerät mit nur grundlegenden Anwendungen, um Cyberrisiken zu verringern.
• Recherchieren Sie das Reiseziel: Informieren Sie sich über die örtlichen Gepflogenheiten, Gesundheitshinweise und mögliche Risiken, damit die Reisenden wissen, was sie erwartet.

Travel Arranger können eine Vorlage für eine Sicherheitscheckliste vor der Reise erstellen, die die Mitarbeitenden vor der Abreise herunterladen und ausfüllen können.

2. Flug: Sicherheit im Transit

Flughäfen und Flüge stellen besondere Herausforderungen dar – von der Datensicherheit bis zur körperlichen Gesundheit. Geben Sie diese Hinweise weiter:

• Am Flughafen: Bewahren Sie Wertgegenstände und Medikamente im Handgepäck auf, lassen Sie Ihr Gepäck nie unbeaufsichtigt und geben Sie keine Reisedaten an Fremde weiter. Vermeiden Sie die Nutzung von öffentlichem Wi-Fi für sensible Arbeiten.
• Während des Fluges: Um einen komfortablen und sicheren Flug zu gewährleisten, sollten Sie die Reisenden daran erinnern, ausreichend zu trinken, den Alkoholkonsum einzuschränken und sich regelmäßig zu bewegen, um Müdigkeit und Kreislaufprobleme zu vermeiden. Halten Sie sie dazu an, Pässe und Wertsachen bei sich zu tragen und nicht in Gepäckfächern oder Sitztaschen zu verstauen. Raten Sie außerdem davon ab, öffentliche USB-Anschlüsse zum Aufladen von Geräten zu verwenden, da diese ein Datensicherheitsrisiko darstellen können.
• Bei der Ankunft: Ein ruhiges, effizientes Verlassen des Flughafens ist entscheidend. Erinnern Sie die Reisenden daran, ihre Geräte vor dem Aussteigen auszuschalten, ihre Dokumente zur Kontrolle bereitzuhalten und im Voraus zu planen, wie sie den Flughafen verlassen werden.

Arranger können diese Erinnerungen durch E-Mails vor der Reise oder mobile Benachrichtigungen, die an Flugbuchungen gekoppelt sind, automatisieren.

3. Im Hotel: Sicherung des persönlichen Raums

Hotels können sich wie ein sicherer Hafen anfühlen, aber Reisende können dennoch gefährdet sein. Ermutigen Sie zu bewährten Praktiken wie:

• Vor der Ankunft: Buchen Sie über das bevorzugte Programm des Unternehmens, bei dem die Hotels auf ihre Sicherheitsstandards geprüft werden. Merkmale wie personell besetzte Rezeptionen und kontrollierter Zugang sorgen für zusätzliche Sicherheit.
• Beim Einchecken: Wir empfehlen, ein Zimmer zwischen dem 3. und 7. Stockwerk zu buchen, Zimmer zu meiden, die die Aufmerksamkeit auf Alleinreisende lenken, und den Parkservice in Anspruch zu nehmen, wenn Sie spät in der Nacht ankommen.
• Im Zimmer: Überprüfen Sie Schlösser und Telefone, prüfen Sie die Evakuierungswege und verwenden Sie Gucklochabdeckungen oder Türstopper für zusätzliche Sicherheit. Bewahren Sie Wertsachen und Dokumente im Zimmersafe auf.
• Wenn Sie draußen sind: Benutzen Sie ein „Bitte nicht stören“-Schild oder lassen Sie den Fernseher an, um das Zimmer besetzt erscheinen zu lassen. Geben Sie keine Zimmernummern weiter und bewahren Sie die Schlüssel sicher und außer Sichtweite auf.

Arranger können diese Schritte verstärken, indem sie den Buchungsbestätigungen Kurzanleitungen zur Hotelsicherheit beifügen.

4. Bodentransfer: Sichere Beförderung zwischen verschiedenen Orten

Der Bodentransfer birgt oft übersehene Risiken. Sorgen Sie für eine sicherere Beförderung, indem Sie:

• Buchen Sie bei vertrauenswürdigen Anbietern: Nutzen Sie vom Unternehmen zugelassene Fahrdienste, geprüfte Mitfahrgelegenheiten oder lizenzierte Taxis anstelle von herbeigewunkenen Taxis.
• Priorisieren Sie Sichtbarkeit und Sicherheit: Bestätigen Sie die Angaben zum Fahrer, meiden Sie nicht gekennzeichnete Fahrzeuge und ermutigen Sie die Reisenden, Informationen über die Fahrt mit Kollegen oder der Familie zu teilen.
• Wachsamkeit üben: Lassen Sie Ihr Gepäck nicht aus den Augen, legen Sie immer den Sicherheitsgurt an und vermeiden Sie es, in der Öffentlichkeit Geld zu zählen oder Karten zu studieren.

Die Einbindung vertrauenswürdiger Anbieter in Ihr Programm trägt zur Risikominderung bei und stärkt das Vertrauen der Reisenden.

5. Am Zielort: Navigieren durch das Unbekannte

Am Zielort sind die Reisenden mit den unterschiedlichsten Risiken konfrontiert. Erinnern Sie sie daran:

• Nicht auffallen: Kleiden Sie sich unauffällig und vermeiden Sie teure Accessoires, die Aufmerksamkeit erregen könnten.
• Bleiben Sie wachsam: Achten Sie auf Ihre Umgebung, besonders nach Einbruch der Dunkelheit oder in belebten Gegenden. Vermeiden Sie Demonstrationen oder große Menschenansammlungen.
• Essen und trinken Sie mit Bedacht: Wählen Sie warme, gut zubereitete Speisen, verschlossene Getränke, abgefülltes Wasser und pasteurisierte Milchprodukte.
• Schützen Sie Dokumente und Geld: Führen Sie nur das Nötigste mit sich, benutzen Sie Geldautomaten in Banken oder Hotels, und denken Sie an eine Ersatzgeldbörse für den Fall eines Diebstahls.
• Notfallkontakte kennen: Die Nummern von Botschaften, örtlichen Notdiensten und Arbeitgebern sollten auf mobilen Geräten und in Papierform gespeichert sein.

Reisezielspezifische Sicherheitstipps können auch in die Reiseroute integriert werden, um zusätzliche Orientierung zu bieten.

Alles zusammenpacken

Reiseveranstalter müssen ihre Mitarbeiter nicht mit Handbüchern überhäufen. Durch die Präsentation von Sicherheitshinweisen in kurzen, wiederholbaren Formaten ist es wahrscheinlicher, dass die Reisenden diese zur Gewohnheit werden lassen. Integrieren Sie die Sicherheitsinfografiken in:

• Intranetseiten, die dem Reiseprogramm oder dem Risikomanagement gewidmet sind
• Onboarding-Sitzungen für neue Mitarbeiter, die auf Reisen gehen
• Automatisierte Erinnerungen vor der Reise, die über Ihr Buchungstool versandt werden
• Plakate oder einseitige Checklisten, die vor Hauptreisezeiten verteilt werden

Durch die Ausstattung der Reisenden mit Sicherheitsressourcen und die Einbindung von Erinnerungshilfen während der gesamten Reise können die Organisatoren eine Kultur fördern, in der Sicherheit zur zweiten Natur wird. Das Ergebnis: reibungslosere Reisen, mehr Sicherheit und ein insgesamt stärkeres Geschäftsreiseprogramm.

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Statten Sie Ihre Reisenden mit umsetzbaren Sicherheitstipps in einem leicht zu verteilenden Leitfaden aus.
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