Die meisten Geschäftsreiseprogramme haben mit demselben Problem zu kämpfen: Mitarbeiter dazu zu bringen, die Richtlinien zu befolgen. Lücken in der Einhaltung der Richtlinien können die Kosten in die Höhe treiben, Partnerschaften mit Lieferanten schwächen und unnötige Risiken schaffen. Die Lösung liegt jedoch nicht in mehr Kontrolle, sondern in intelligenterem Engagement.
Anstatt die Regeln zu verschärfen, sollten Sie sich darauf konzentrieren, Ihre Reiserichtlinien leichter verständlich, zugänglich und befolgbar zu machen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Akzeptanz der Reisenden fördern und die Einhaltung der Richtlinien auf natürliche Weise verbessern können.
1. Führen Sie die Reisenden frühzeitig in die Richtlinie ein
Der beste Zeitpunkt, um gute Gewohnheiten zu entwickeln, ist von Anfang an. Binden Sie Ihre Reiserichtlinie in den Einführungsprozess Ihrer Mitarbeiter ein – idealerweisein den ersten Wochen, wenn neue Mitarbeiter die Erwartungen des Unternehmens kennenlernen möchten. Zeigen Sie, wie Ihr Unternehmen Kosteneinsparungen, Fürsorgepflicht, Nachhaltigkeit und Produktivität unterstützt. Eine frühzeitige Aufklärung schafft Transparenz, verringert die Verwirrung und trägt dazu bei, dass sich neue Reisende informiert und wertgeschätzt fühlen.
Vergessen Sie die bestehenden Mitarbeiter nicht: Regelmäßige „Re-Boarding“-Kommunikationen können die Standards verstärken und über neue oder angepasste Richtlinien informieren.
2. Verwandeln Sie die Richtlinien in ein Hilfsmittel
Gestalten Sie Ihre Richtlinien so, dass sie den Reisenden helfen, erfolgreich zu sein, und nicht, dass sie sie einschränken. Ersetzen Sie die Formulierungen „muss“ und „darf nicht“ durch hilfreiche Zusammenhänge und Argumente, z. B. „Wenn Sie über einen von uns genehmigten Kanal buchen, erhalten Sie Reisewarnungen und ausgehandelte Preise“. Wenn die Reisenden den Nutzen für sich selbst sehen, fühlt sich die Einhaltung der Vorschriften nicht mehr wie ein Zwang an.
3. Schaffen Sie Klarheit, nicht Komplexität
Geschäftsreisende brauchen nicht noch mehr Regeln – sie brauchen einfachere Regeln. Machen Sie die Richtlinien in alltäglichen Kanälen zugänglich, z. B. in Ihrem Buchungstool oder Ihrer Reise-App. BCD-Kunden können TripSource® verwenden, um bevorzugte Anbieter, Preisobergrenzen und Reisebeschränkungen direkt im Buchungsablauf anzuzeigen – so wird das Rätselraten reduziert und das Verhalten im Rahmen der Richtlinien auf natürliche Weise verbessert.
4. Personalisieren Sie Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt
Verhaltensanreize funktionieren am besten, wenn sie zum Zeitpunkt der Entscheidung erscheinen. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten oder Benachrichtigungen, um Reisende an bevorzugte Kanäle, Class-of-Service-Regeln oder Tarifobergrenzen zu erinnern, und zwar genau dann, wenn sie buchen oder ihre Ausgaben tätigen. Tools wie TripSource Messaging machen diese Hinweise zeitnah, relevant und handlungsorientiert, so dass die Einhaltung der Vorschriften zur zweiten Natur wird.
5. Zeigen Sie die Auswirkungen der Entscheidungen von Reisenden
Transparenz schafft Vertrauen. Veröffentlichen Sie vierteljährliche Schnappschüsse, die zeigen, wie regelkonformes Buchungsverhalten zu Kosteneinsparungen, Nachhaltigkeitsfortschritten oder verbesserter Sorgfaltspflicht beiträgt.
6. Machen Sie Feedback zum Teil des Prozesses
Hören Sie den Mitarbeitern vor, während und nach der Einführung von Richtlinien zu. Führen Sie kurze Umfragen unter den Reisenden durch, um Reibungspunkte zu erkennen und diese frühzeitig zu beheben. Wenn die Reisenden sehen, dass ihr Feedback in die Aktualisierungen einfließt, steigt das Engagement und die Einhaltung der Richtlinien.
7. Entwickeln Sie Ihren Ansatz ständig weiter
Geschäftsreisen sind nicht statisch, und die Einhaltung von Vorschriften ist es auch nicht. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Taktiken regelmäßig. Halten Sie Ausschau nach neuen Automatisierungen, mobilen Tools und Integrationen, die es Ihnen erleichtern, das Richtige zu tun.
Die Quintessenz
Bei der Verbesserung der Einhaltung von Richtlinien geht es nicht um zusätzliche Hindernisse, sondern um die Beseitigung von Hindernissen. Wenn Reisende mit klaren, zeitnahen und personalisierten Anleitungen unterstützt werden, folgt die Einhaltung der Vorschriften von selbst.
Möchten Sie tiefer einsteigen? Laden Sie den Travel & Expense Policy Guide von BCD herunter, um Tipps zur Gestaltung von Richtlinien, zur Kommunikation und zu Automatisierungswerkzeugen zu erhalten, die Reisende dabei unterstützen, Ihre Ziele einzuhalten – ohne dass zusätzliche Regeln erforderlich sind.