Es gab keine klaren Anweisungen für Versetzungen
Mitarbeitende, die zu internationalen Einsätzen reisen, hatten mit einem uneinheitlichen Relocation-Prozess zu tun. Dem Prozess fehlte eine klare globale Richtlinie. Erschwerend kam hinzu, dass die Verantwortung für den Relocation Service sowohl in den Vereinigten Staaten als auch in der Schweiz lag. Andere wichtige Aspekte wie die Unterbringung und die Beauftragung von Umzugsdiensten wurden lokal in den Gastregionen abgewickelt, in die die Mitarbeitenden verlegt wurden. Diese Fragmentierung führte zu zahlreichen Herausforderungen, darunter unvollständige Reiseanträge und Verzögerungen aufgrund von Zeitzonenunterschieden. Mitarbeitende waren frustriert, der globale Mobilitätsprozess des Unternehmens alles andere als optimal.
Der Kunde auf einen Blick
- Branche: Pharmazeutika
- Hauptsitz: Schweiz
- Präsenz: 150+ Länder
- Anzahl der Mitarbeiter: 100,000+
- Jährlicher Umsatz: 70 Milliarden US-Dollar
Hub-System glättet den verworrenen globalen Mobilitätsprozess
Um die Herausforderungen zu bewältigen, haben wir in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden ein Hubsystem für die Buchung von Relocations entwickelt. Dieser Ansatz zentralisierte den Prozess und stellte sicher, dass die Reisebuchungen in der Region verwaltet wurden, in die die Mitarbeitenden umziehen wollten. Wir richteten vier regionale Drehkreuze ein: Basel für Europa, Singapur für APAC (außer China), Shanghai für China und Hongkong sowie ein virtuelles Zentrum in den USA für Nord- und Lateinamerika.
Dieses regionale Hubsystem bedeutete, dass Umzugsreisen lokal in der Gastregion verwaltet werden konnten, in der auch die lokale Umzugsagentur ihren Sitz hat. Dadurch wurden die durch Zeitzonenunterschiede verursachten Probleme beseitigt. Außerdem konnte so effektiver kommuniziert werden. Zusätzlich führten wir ein internationales Buchungsformular ein, das die für jeden Umzug erforderlichen Informationen standardisierte. Dieses Formular stellte sicher, dass alle notwendigen Details, von Familienmitgliedern bis hin zu Informationen über Haustiere, im Voraus angegeben wurden, wodurch sich die Anzahl an Nachfragen verringerte.
Schnellere Reaktionszeiten und weniger Unterbrechungen
Der reorganisierte und neu definierte Prozess für die globale Mobilität führte zu schnelleren E-Mail-Antwortzeiten und reibungsloseren Abläufen für die Mitarbeitenden und die Zufriedenheit stieg deutlich. Der Verwaltungsaufwand für die Teams des Kunden (und auch für BCD) wurde erheblich reduziert, so dass sich die Teams künftig wieder strategischeren Aufgaben widmen können. Darüber hinaus konnte dank des neuen Prozesses ein besserer Mitarbeitersupport geleistet werden, der sowohl auf die Fürsorgepflicht als auch auf Compliance von Richtlinien einzahlte und außerdem noch Kosteneinsparungen bedeutete.
BCD managt Geschäftsreisen seit mehr als zehn Jahren und in über 60 Ländern für diesen Pharmakonzern. Unsere Erfahrung bei der Abwicklung komplexer globaler Reisen – von der Planung der Entsendung bis zur Rückführung – erwies sich für den Pharmakunden als große Hilfe. Dank der guten Partnerschaft haben wir die Herausforderungen gut nachvollziehen und gemeinsam einen effizienteren, benutzerfreundlicheren Prozess kreieren können. Mitarbeitende unseres Kunden können nun darauf vertrauen, dass ihr Umzug reibungslos abläuft; außerdem profitiert das Unternehmen von einer verbesserten betrieblichen Effizienz und von Kosteneinsparungen.
