Cómo BCD resolvió el confuso proceso de movilidad global de un gigante farmacéutico

Sin instrucciones claras de reubicación

Los empleados que viajaban para realizar misiones internacionales se enfrentaban a un proceso de reubicación inconexo. El proceso carecía de una directiva global clara, y la gestión de los viajes de reubicación se dividía entre Estados Unidos y Suiza. Mientras tanto, otros aspectos esenciales, como alojamiento y servicios de mudanza, se gestionaban localmente en las regiones de acogida a las que se trasladaban los empleados. Esta fragmentación provocó numerosos problemas, como solicitudes de viaje incompletas y retrasos causados por las diferencias horarias. Los empleados se sentían confusos y frustrados, y el proceso de movilidad global de la empresa distaba mucho de ser óptimo.

Un sistema central facilitó el complejo proceso de movilidad global

Con el objetivo de hacer frente a los retos, colaboramos estrechamente con el cliente y desarrollamos un sistema centralizado para reservar viajes de traslado. Este enfoque centralizó el proceso y garantizó que las reservas de viajes se gestionaran en la región a la que se trasladaban los empleados. Establecimos cuatro centros regionales: Basilea, para Europa; Singapur, para APAC (excepto China); Shanghai, para China y Hong Kong, y un centro virtual en Estados Unidos, para Norteamérica y Latinoamérica.

Este sistema de centros regionales permitió que los viajes de reubicación se gestionaran localmente en la región de acogida, donde también tiene su sede la agencia de reubicación local. Se eliminaron así los problemas causados por las diferencias horarias. También, mejoró la eficiencia en las comunicaciones. Además, implementamos un formulario de reserva de asignaciones internacionales, lo que estandarizó la información requerida para cada reubicación. Este formulario garantizaba que todos los detalles necesarios, desde los miembros de la familia hasta la información sobre las mascotas, se incluyeran por adelantado, lo que redujo la necesidad de comunicaciones de seguimiento.

Tiempos de respuesta más rápidos y menos interrupciones

El proceso reorganizado y redefinido para la movilidad global dio lugar a tiempos de respuesta por correo electrónico más rápidos y a transiciones más fluidas para los empleados que se trasladaban. Los viajeros experimentaron menos interrupciones y una experiencia general más positiva. La carga administrativa, tanto para BCD como para los equipos del cliente, se redujo significativamente, lo que les permitió centrarse en tareas más estratégicas. Además, el nuevo proceso mejoró el ahorro de costos, el cumplimiento y el deber de cuidado, lo que ofreció un sistema de apoyo más sólido a los empleados en misiones internacionales.

BCD Travel lleva más de una década gestionando viajes de negocios y de movilidad global para este líder farmacéutico, en más de 60 países. Nuestra experiencia en gestión de viajes complejos de movilidad global, desde traslados previos a la asignación hasta repatriaciones, resultó útil para el cliente farmacéutico. Al comprender los desafíos únicos y aprovechar la amplia experiencia, pudimos crear un proceso más eficiente. Ahora, los empleados disfrutan de una experiencia de reubicación fluida, mientras que la empresa se beneficia de más eficiencia operativa y ahorro de costos.