Virtuelle Karten können Zahlungen für Geschäftsreisende komplett verändern. Alle, die noch nicht mit dieser Zahlungsart vertraut sind, haben aber bestimmt erst mal ein paar Fragen.
Mit einem neuen Video und weiteren Ressourcen erklären wir Ihnen auf unseren englischen Seiten „Principles of Payment“, leicht verständlich die Grundlagen. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen zu den virtuellen Karten: Wie sie funktionieren, warum Sie sie zu Ihren herkömmlichen Zahlungsmethoden hinzufügen sollten und wie Sie Reisende dafür begeistern können.
Was sind virtuelle Zahlungskarten?
Eine virtuelle Karte ist eine digitale Zahlungsmethode, die an eine bestimmte Transaktion, Reise oder einen Reisenden gebunden ist. Im Gegensatz zu herkömmlichen Firmenkreditkarten haben virtuelle Zahlungskarten also keine physische Form. Sie sind komplett elektronisch und werden in der Regel für einen bestimmten Betrag, Zeitraum und Zweck ausgestellt, z. B. für die Bezahlung eines Hotelaufenthalts oder eines Flugs.
Warum sollten Geschäftsreisende virtuelle Zahlungskarten benutzen?
Virtuelle Karten vereinfachen Zahlungen, sind sicherer und optimieren die Spesenerfassung. Hier sind ein paar Gründe, warum immer mehr Firmenreiseprogramme darauf umsteigen:
- Betrugsprävention: Jede virtuelle Zahlungskarte gibt es nur einmal. Sie kann also nur für eine bestimmte Transaktion benutzt werden und vermindert so das Risiko unbefugter Abbuchungen.
- Bessere Kontrolle: Travel Manager können festlegen, wie viel Geld wo und für welchen Zweck ausgegeben werden darf. So wird verhindert, dass Ausgaben außerhalb festgelegter Richtlinien getätigt werden.
- Vereinfachter Abgleich: Da virtuelle Zahlungskarten mit bestimmten Buchungen verknüpft sind, lassen sich Zahlungen und Ausgaben leichter abgleichen. Finanzteams haben also geringere manuelle Aufwände.
- Keine Auslagen: Reisende müssen ihre persönlichen Karten nicht verwenden und deshalb auch nicht auf Rückerstattungen warten.
Mit diesen 3 Tipps akzeptieren Anbieter und Geschäftsreisende virtuelle Zahlungskarten
Nicht alle Anbieter akzeptieren virtuelle Karten automatisch. Mit dem richtigen Ansatz steigern Sie aber deren Akzeptanzrate und verschaffen Geschäftsreisenden ein angenehmes und reibungsloses Reiseerlebnis. Und so geht’s:
- Integrieren Sie virtuelle Zahlungskarten in Ihre Buchungstools. Setzen Sie sich mit Ihrer Travel Management Company (TMC) in Verbindung, um virtuelle Kartenoptionen bei Online-Buchungstools (OBTs) und Offline-Reservierungen zu aktivieren. Je reibungsloser dieser Prozess läuft, desto mehr steigt die Akzeptanzrate.
- Kommunizieren Sie mit Geschäftsreisenden und Anbietern. Klare Kommunikation ist hier entscheidend. Reisende müssen genau verstehen, wie ihre virtuellen Karten funktionieren und was sie beim Einchecken erwartet. Informieren Sie dazu auch die Anbieter – insbesondere Hotels -, damit diese die virtuellen Kartenzahlungen korrekt abwickeln können.
- Erstellen Sie einen Notfallplan. Es liegt am Anbieter, ob die virtuellen Zahlungskarten akzeptiert werden. Daher ist es sehr wichtig, im Notfall einen Plan B zu haben und
so eventuell auf eine andere Zahlungsart ausweichen zu können. Sollten Geschäftsreisende z. B. vor dem Einchecken im Hotel anrufen? Sollten sie eine physische Firmenkreditkarte als Ausweichmöglichkeit mit sich führen? Gehen Sie bei Ihrem Notfallplan ins Detail. So vermeiden Sie Probleme!
5 Vorurteile, die Geschäftsreisende gegenüber virtuellen Zahlungskarten haben – und warum sie sich irren
Virtuelle Karten haben manchmal einen schlechten Ruf. Wenn Sie Geschäftsreisende nach ihnen fragen, hören Sie vielleicht frustrierte Berichte über abgelehnte Zahlungen oder komplizierte Prozesse. Aber: Oft sind das einfach nur Fehlinformationen. Geschäftsreisende haben eigentlich nichts gegen virtuelle Karten; oft kennen und schätzen sie nur ihre Vorteile noch nicht genug.
Grund 1: „Hotels akzeptieren sie nie.“
Das war früher eine Herausforderung, aber die Zeiten haben sich geändert. Viele Hotelketten erkennen virtuelle Karten inzwischen an und bevorzugen sie, weil sie Betrug reduzieren und Zahlungen vereinfachen. Ein gut verwaltetes Programm stellt sicher, dass die Hotels klare Zahlungsanweisungen erhalten, wodurch das Einchecken reibungsloser verläuft.
Grund 2: „Ich habe nie Zugang zu den Kartendaten.“
Im Gegensatz zu physischen Karten sind virtuelle Karten so konzipiert, dass sie sozusagen ‚hinter den Kulissen‘ funktionieren. Das heißt aber nicht, dass Geschäftsreisende dabei im Dunkeln tappen müssen. Viele Reise-Apps und Kostenabrechnungsprogramme zeigen die virtuellen Kartendetails heutzutage sicher an. So können sie bei Bedarf bequem abgerufen werden – ganz ohne das Verlustrisiko einer physischen Karte.
Grund 3: „Sie machen zu viel Aufwand, wenn sich meine Pläne ändern.“
In Wirklichkeit sind virtuelle Karten flexibler als herkömmliche Firmenkarten. Travel Manager können Ausgabenlimits einfach virtuell anpassen. Reisende müssen so nicht auf die Ankunft einer Ersatzkarte warten.
Grund 4: Spesenabrechnungen sind immer noch lästig.“
Jetzt nicht mehr. Virtuelle Kartentransaktionen werden automatisch mit den Reisedaten abgeglichen. So müssen weniger manuelle Belege hochgeladen werden und die Erstattung erfolgt schneller und einfacher.
Grund 5: „Wenn ich virtuelle Karten verwende, verliere ich persönliche Prämien.“
Herkömmliche Zahlungskarten für den persönlichen Gebrauch bieten zwar Vorteile wie Prämienmeilen oder Cashback. Aber: Virtuelle Karten vermeiden sowohl Auslagen aus eigener Tasche als auch lange Wartezeiten auf deren Rückerstattungen. Außerdem investieren viele Unternehmen die Einsparungen aus virtuellen Kartenprogrammen in Reisevergünstigungen. Auf lange Sicht ist das also besser.
Erste Schritte mit virtuellen Zahlungskarten
Ein erfolgreiches virtuelles Zahlungskartenprogramm muss man sorgfältig planen. Beachten Sie hier einige Punkte:
- Technologieintegration: Stellen Sie sicher, dass Ihr Bankpartner, Ihre TMC und Ihre Buchungstools virtuelle Karten unterstützen. Arbeiten Sie mit Ihrer Finanzabteilung zusammen und bestimmen Sie so, welche Daten für die Ausgabenverfolgung und den Abgleich erfasst werden müssen.
- Richtlinienaktualisierungen: Integrieren Sie Informationen über virtuelle Karten in Ihre Reiserichtlinien. Müssen Reisende weiterhin Spesen einreichen? Welche Kostenarten sind zulässig?
- Einführungsstrategie: Entscheiden Sie, ob Sie virtuelle Karten schrittweise einführen (z. B. zunächst für Reisen von Nicht- Mitarbeitenden), oder ob Sie sie von Anfang an unternehmensweit einsetzen wollen.
Sie möchten mehr erfahren? Auf den englischen Principles of Payment-Setiten finden Sie ein Einführungsvideo und kurz zusammengefasste Informationen zu folgenden Themen:
- Acceptance tools & tips
- Considerations & dependencies
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