Von Christine Connolley, Senior Program Manager, Global Crisis Management
Vor kurzem stieß ich auf einen aufschlussreichen Artikel auf PRNEWS über die Durchführung von Krisenübungen. In dem Artikel wird betont, wie wichtig es für PR-Fachleute ist, echte Krisenszenarien in Echtzeit zu simulieren, alle potenziellen Interessengruppen zusammenzubringen, um ihre Rolle in der Praxis zu üben und zu verstehen, wie sie zu einer umfassenden Reaktion beitragen. Der Artikel regte mich dazu an, darüber nachzudenken, inwieweit dieselben Grundsätze auch für das Risikomanagement und die Fürsorgepflicht bei Reisen gelten. Wenn Sie sich für den Artikel interessieren, finden Sie ihn hier.
Für Risikomanagement- und Risikofachleute ist die Gewährleistung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Mitarbeitenden in jeder Phase der Reise von größter Bedeutung. Tabletop-Übungen spielen eine wichtige Rolle bei der Krisenvorsorge, da sie Organisationen die Möglichkeit geben, reale Szenarien zu simulieren, ihre Reaktion zu bewerten und ihre Pläne in einer kontrollierten Umgebung zu verfeinern.
Hier sind einige wichtige Elemente, die bei der Durchführung einer Tabletop-Übung zur Fürsorgepflicht zu beachten sind:
1. Haben Sie das richtige Personal zur Verfügung?
Bei Tabletop-Übungen wird festgelegt, wer im Krisenfall wofür verantwortlich ist. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Reise-, Sicherheits-, Personal- und Risikoteams aufeinander abgestimmt sind – doch wenn sie auf die Probe gestellt werden, kommt es häufig zu Missverständnissen, widersprüchlichen Erwartungen und unklaren Zuständigkeiten. Diese Übungen stellen sicher, dass alle Beteiligten ihre Rollen, die Entscheidungshierarchie und die Eskalationsverfahren verstehen, bevor ein echter Notfall eintritt. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Beteiligten in die Übung einbeziehen. Beziehen Sie alle Abteilungen ein, die Berührungspunkte mit Ihrem Reiserisikoprogramm haben – sowohl die operativen als auch die unterstützenden. Die Gruppe kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, sollte aber in der Regel aus Vertretern der Reise-, Sicherheits- und Personalabteilung bestehen. Sie kann auch die Kommunikationsabteilung, die Abteilungen für Beschaffung, Finanzen oder sogar die Geschäftsleitung umfassen.
2. Können Ihre Drittanbieter halten, was sie versprechen?
Viele Organisationen verlassen sich auf Drittanbieter (z. B. Sicherheit, medizinische Evakuierung, Unterstützung bei Entführungen und Lösegeldforderungen, Versicherungen usw.), um ihre Mitarbeiter in einer Krise zu unterstützen. Eine Tabletop-Übung in Abstimmung mit dem Anbieter ist die perfekte Möglichkeit, dessen Unterstützung zu testen. Ihr Unternehmen hat eine kontrollierte Umgebung, um die Reaktionszeiten zu überwachen, die Service Level Agreements zu überprüfen und sich zu vergewissern, dass die Ressourcen vorhanden sind, um die Unterstützung zu leisten, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist. Ist der Anbieter wirklich rund um die Uhr erreichbar? Wie schnell ist die Bereitstellung? Haben sie Zugriff auf die richtigen lokalen Ressourcen? Die Simulation eines Krisenszenarios ermöglicht es Ihnen, potenzielle Lücken aufzudecken, bevor sie sich in einer realen Situation zu kritischen Fehlern entwickeln.
3. Können Sie Ihre Mitarbeitenden ausfindig machen?
Wäre Ihr Unternehmen in der Lage, innerhalb von Minuten nach einer Krise festzustellen, wo sich Ihre Mitarbeitenden befinden und ob sie betroffen sind? Würde Ihr Tracking-System einen konsolidierten Echtzeitüberblick bieten, oder müssten Sie den Standort eines Mitarbeiters erst mühsam ermitteln? Viele Unternehmen sind auf Reisebuchungsdaten angewiesen, um ihre Mitarbeitenden aufzuspüren. Wenn es jedoch keinen Prozess zur Erfassung von Buchungen gibt, die außerhalb der genehmigten Kanäle vorgenommen wurden, kann es sein, dass diese Reisenden in einer Krise nicht auffindbar sind. Mit einer Tabletop-Übung können Unternehmen ihre Echtzeit-Trackingmöglichkeiten testen – sei es über zugelassene Buchungstools, Fürsorgepflicht-Plattformen oder Drittanbieter – und etwaige Lücken identifizieren, die die Reaktionsmaßnahmen beeinträchtigen könnten.
4. Können Sie Ihre Mitarbeitenden erreichen?
Anhand einer Tabletop-Übung können Unternehmen beurteilen, ob sie über korrekte und zugängliche Notfallkontaktinformationen für jeden Mitarbeitenden verfügen und ob ihr Benachrichtigungsverfahren im Krisenfall effektiv ist. Überprüft und aktualisiert die Organisation regelmäßig die Notfallkontakte, um Verzögerungen oder Verwirrung zu vermeiden? Gibt es klare Protokolle für die schnelle Benachrichtigung der nächsten Angehörigen im Falle eines schwerwiegenden Vorfalls? Eine Krisenübung kann Lücken im Datenmanagement aufdecken, Kommunikationspannen aufdecken und sicherstellen, dass das Unternehmen darauf vorbereitet ist, Mitarbeitende und ihre Familien zu unterstützen, wenn es am wichtigsten ist.
Aufbau eines umfassenden Risikomanagementprogramms
Das Testen Ihres Vorfallsmanagementprozesses ist so wichtig, dass es eine Schlüsselkomponente von Advitos Traveler Security Program Assessment (TSPA) darstellt. Die Berater von Advito für das Travel Risk Management arbeiten mit den wichtigsten Interessenvertretern Ihres Unternehmens zusammen, um eine individuelle, umfassende Bewertung des Risikomanagementprogramms Ihres Unternehmens zu erstellen. Dabei werden elf Schlüsselbereiche bewertet, um sowohl Stärken als auch Chancen zu identifizieren und sicherzustellen, dass das Risikomanagementprogramm Ihres Unternehmens mit der ISO 31030 und den Branchenstandards übereinstimmt.
Die Ergebnisse der TSPA bilden eine solide Grundlage für ein belastbares und zukunftsorientiertes Programm zum Management von Reiserisiken. Durch die jährliche Durchführung von Tabletop-Übungen wird Ihr Programm dynamisch, reift von Jahr zu Jahr und bietet ein höheres Maß an Bereitschaft und Vertrauen im Umgang mit reisebezogenen Risiken. Die Durchführung von Tabletop-Übungen ist nicht nur ein bewährtes Verfahren für PR-Fachleute, sondern auch ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements bei Reisen. Durch die regelmäßige Durchführung dieser Übungen können Unternehmen sicherstellen, dass sie auf den Schutz ihrer Mitarbeitenden vorbereitet sind und auf jede Krise, die eintreten könnte, wirksam reagieren können.
Werden Sie jetzt aktiv
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen auf jede Krise vorbereitet ist. Fragen Sie uns, wie eine Bewertung des Reisesicherheitsprogramms dazu beitragen kann, Ihre Fürsorgepflichtprotokolle zu testen und Ihre Mitarbeitenden zu schützen. Wenden Sie sich an unser Team für das Management von Reiserisiken bei BCD Travel, um fachkundige Beratung und Unterstützung zu erhalten.
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