Por Christine Connolley, Senior Program Manager, Global Crisis Management
Recentemente, deparei-me com um artigo na PRNEWS sobre a realização de simulações de crise. O artigo sublinhava aos profissionais de RP a importância de efetuar simulações em tempo real de cenários de crise reais, reunir todos os potenciais intervenientes para colocar em prática o seu papel e compreender como contribuem para uma resposta melhor. O artigo me fez pensar em como os mesmos princípios se aplicam à gestão do risco de viagem e ao duty of care. Se tiver curiosidade em ler o artigo, pode encontrá-lo aqui.
Para os profissionais de gestão e risco em viagens, é fundamental garantir a segurança e o bem-estar dos colaboradores em todas as fases da viagem. As simulações desempenham um papel vital na preparação para crises, dando às organizações a oportunidade de simular cenários do mundo real, avaliar a resposta e aperfeiçoar os seus planos em um ambiente controlado.
Alguns elementos importantes para considerar na realização de uma simução de crise para o duty of care:
1. Tem o pessoal certo no local?
As simulações estabelecem quem é responsável por quê durante uma crise. Muitas organizações assumem que as suas equipes de viagens, segurança, RH e risco estão alinhadas, mas quando são postas à prova, surgem frequentemente falhas de comunicação, expectativas contraditórias e linhas de autoridade ambíguas. Estes exercícios asseguram que todos os intervenientes compreendem as suas funções, a hierarquia de tomada de decisões e os procedimentos de escalonamento antes da ocorrência de uma verdadeira emergência. Certifique-se de que envolve os intervenientes certos no exercício. Inclua todos os departamentos com pontos de contato com o seu programa de risco de viagem – operacionais e de apoio. O grupo pode ser diferente entre as organizações, mas geralmente deve envolver as partes interessadas de viagens, segurança e recursos humanos. Pode também incluir o departamento de risco, comunicações, continuidade do negócio, seguros, procurement, finanças ou mesmo a direção executiva.
2. Os seus fornecedores terceiros podem cumprir o que dizem?
Muitas organizações recorrem a prestadores de assistência externos (por exemplo, segurança, equipe médica, apoio em caso de rapto e resgate, seguros, etc.) para apoiar os empregados em uma crise. As simulações em coordenação com o fornecedor é a forma perfeita de testar o seu apoio. A sua organização dispõe de um ambiente controlado para monitorizar os tempos de resposta, verificar os acordos de nível de serviço e confirmar que dispõem dos recursos necessários para prestar o apoio de que a sua organização depende. Estão realmente disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana? Qual é a rapidez de implementação? Têm acesso aos recursos locais corretos? A simulação de um cenário de crise permite-lhe descobrir potenciais lacunas antes de estas se tornarem lapsos críticos em uma resposta real.
3. Consegue localizar os seus empregados?
A sua organização seria capaz de confirmar, minutos depois de uma crise, onde se encontram os seus empregados e se foram afetados? O seu sistema de localização forneceria visibilidade consolidada em tempo real ou teria de se esforçar para verificar a localização de um funcionário? Muitas organizações dependem de dados de reservas de viagens para rastrear os funcionários, mas se não houver um processo para capturar as reservas feitas fora dos canais aprovados, esses viajantes podem não ser considerados em uma crise. Uma simulação pode ajudar as organizações a testar as suas capacidades de localização em tempo real – seja através de ferramentas de reserva, plataformas de dever de assistência ou fornecedores de assistência externos – e a identificar quaisquer lacunas que possam afetar os esforços de resposta.
4. Consegue contatar os seus empregados?
Uma simulação pode ajudar as organizações a avaliar se têm informações de contato de emergência precisas e acessíveis para cada funcionário e se o seu processo de notificação é eficaz em uma crise. A organização audita e atualiza regularmente os contatos de emergência para evitar atrasos ou confusão? Existem protocolos claros para notificar rapidamente os familiares mais próximos no caso de um incidente grave? Um exercício de crise pode revelar lacunas na gestão de dados, identificar falhas na comunicação e garantir que a organização está preparada para apoiar os funcionários e as suas famílias quando for mais importante.
Criar um programa de gestão de riscos abrangente
Testar o seu processo de gestão de incidentes é tão importante que está incluído como um componente chave da Avaliação do Programa de Segurança do Viajante (TSPA) da Advito. Mas a TSPA vai muito além disso, os consultores de Gerenciamento de Riscos de Viagem da Advito trabalham com as principais partes interessadas de sua organização para fornecer uma revisão personalizada e abrangente do programa de gerenciamento de riscos de viagem da organização, avaliando-o em onze áreas chave para identificar pontos fortes e áreas de oportunidade para garantir que o programa de riscos de viagem de sua organização se alinhe com a ISO 31030 e com os padrões da indústria.
Os resultados do TSPA fornecem uma base sólida para um programa de gestão de riscos em viagens resiliente e com visão de futuro. Com simulações anuais, o seu programa torna-se dinâmico, amadurece ano após ano e proporciona um nível mais elevado de preparação e confiança na gestão de riscos relacionados com viagens. A realização de simulações de crise não é apenas uma prática recomendada para profissionais de RP; é um componente crítico da gestão de riscos de viagem. Ao realizar regularmente estes exercícios, as organizações podem garantir que estão preparadas para proteger os seus colaboradores e responder eficazmente a qualquer crise que possa surgir.
Agir agora
Garanta que a sua organização está preparada para qualquer crise. Pergunte-nos como uma Avaliação do Programa de Segurança em Viagens pode ajudar a testar os seus protocolos de duty of care e a proteger os seus funcionários. Entre em contato com a nossa equipa de gestão de riscos de viagem da BCD Travel para obter orientação e apoio especializado.
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