O estudo concluiu que os compradores de viagens não estão tão preocupados com a satisfação dos viajantes como estavam em 2023. E o pagamento não é tão importante como nos anos anteriores. Então, com o que é que os compradores se preocupam? Duty of care, conformidade com a política e controle de custos.
A maioria dos compradores de viagens diz que a sua empresa tem uma política de viagens específica em vigor. O que pode variar é o conteúdo dessas políticas. Sete em cada dez compradores de viagens afirmam que as suas políticas estão alinhadas com os objetivos da empresa e têm o apoio da liderança, seis em cada dez concentram-se nos custos e três em cada dez dão prioridade ao viajante. Surpreendentemente, apenas 15% baseiam as suas políticas em KPIs e no feedback dos viajantes.
O que é abrangido por uma política de viagens?
As políticas de viagens desempenham um papel importante para garantir que as viagens corporativas ocorram sem problemas. A política de viagens é basicamente o manual da empresa para gerir as viagens de negócios. Ajuda a manter os custos sob controle e estabelece as regras que os colaboradores devem seguir quando planejam as viagens. Estas políticas podem abranger muitos aspectos, desde o objetivo da viagem até ao bem-estar do viajante e até mesmo as viagens “bleisure” (negócios e lazer).
Os compradores de viagens pesquisados afirmaram que as suas duas principais preocupações atuais são o objetivo da viagem (por exemplo, reuniões com clientes ou reuniões internas) e as aprovações antes da viagem. A sustentabilidade está se tornando cada vez mais importante, mas menos de metade dos participantes afirmou que as viagens sustentáveis fazem parte da sua política. Isso está de acordo com uma pesquisa da BCD de julho de 2023 que mostra que apenas 45% das empresas têm metas para viagens sustentáveis. Tópicos como viagens de bleisure, trabalho remoto e DE&I (Diversidade, Equidade e Inclusão) são incluídos com menos frequência.
Muitas empresas têm políticas de viagem específicas para os quadros superiores, determinadas unidades de negócio e viajantes frequentes. No entanto, apenas 12% têm políticas escritas para viajantes com necessidades de acessibilidade ou neurodivergentes. Menos de uma em cada 10 empresas aborda necessidades especiais como mães que estão amamentando, viajantes LGBTQIA+ ou considerações relacionadas com o gênero, a religião ou a idade.
A atualização das políticas de viagem traz consigo o seu próprio conjunto de desafios
Educar os viajantes está no topo da lista de pontos de dificuldade quando se trata de atualizar as políticas. Gerir exceções, diferenças regionais e garantir a conformidade completam os desafios.
“Viajar à trabalho pode ser estressante. Queremos que os nossos colaboradores tenham acesso a todos os recursos de que necessitam para tornar o processo o mais simples e eficiente possível – e é por isso que a comunicação regular das políticas é tão importante”, afirmou Teri Miller, BCD’s executive vice president of the Global Client Team. “A tecnologia simplificou as comunicações com os viajantes, criando formas de as empresas fornecerem facilmente informações relevantes que podem manter os viajantes seguros. Por exemplo, os clientes utilizam a nossa plataforma TripSource® para chegar rapidamente aos viajantes em diferentes momentos do ciclo do planejamento e viagem.”
A BCD e a sua divisão de consultoria, Advito, oferecem orientação sobre como redigir políticas de viagem eficazes e interagir com os viajantes.
- A comunicação com os viajantes antes, durante e depois das viagens é fundamental. O TripSource Messaging mantém-nos informados com alertas de risco, atualizações de voos, notificações de emergência, detalhes da política e lembretes de viagem.
- O engajamento do viajante aumenta a conscientização, influencia o comportamento e aumenta a satisfação.
- As equipas de gestão de viagens também podem fazer pesquisas com os viajantes para recolher feedback valioso sobre as suas experiências e utilizá-lo para aperfeiçoar as políticas.
Apresentar a política de viagens às novas contratações o quanto antes
A maioria das empresas utiliza a intranet para compartilhar atualizações da política de viagens, seguido dos e-mails. Cerca de um terço utiliza ferramentas de reserva online (OBT) ou sessões de formação para colaboradores. A BCD recomenda que as políticas de viagem sejam introduzidas durante a integração dos funcionários, pois é nessa altura que as pessoas estão mais atentas e ansiosas por aprender e seguir as políticas operacionais da empresa.
Embora mais de metade dos compradores de viagens considere que a sua política de viagens é eficaz, apenas um terço está confiante nos seus métodos de comunicação. Quase metade classifica a comunicação da sua política como moderadamente eficaz, o que realça o desafio de educar os viajantes.
As formas mais comuns de aplicar as políticas de viagens incluem:
- Destacar as opções compatíveis com a política no OBT
- Auditoria das despesas de viagem
- Comunicar regularmente as alterações às políticas através dos vários canais da empresa
“Sabemos por experiência que uma das formas mais eficazes de comunicar com os viajantes e influenciar o seu comportamento é colocar mensagens relevantes diretamente no caminho da reserva. Isso não apenas resulta em maior conformidade, mas também leva a uma experiência de compra mais personalizada e dinâmica para o viajante”, disse Miller. “A equipe Engage da Advito utiliza o merchandising nos OBTs dos nossos clientes para promover a educação sobre a política quando e onde é mais importante – no momento em que estão a tomar uma decisão de compra.”
Controle de custos e a política de viagens
Mais de metade dos compradores de viagens reduziram os seus orçamentos de viagens nos últimos anos, tendo quase todos implementado medidas de controle de custos. As estratégias mais populares incluem o incentivo a reuniões online, a redução de viagens não essenciais, a promoção de menos viagens – porém mais longas, e a limitação do número de funcionários nem uma única viagem. Outras medidas incluem ferramentas de garantia de preços, um controle rigoroso das despesas, a reserva de classes mais baixas de viagens aéreas e o incentivo à utilização de transportes públicos em vez de táxis, sempre que seja seguro e viável.
Atualização das políticas de viagem
A atualização das políticas de viagens envolve a participação de várias partes interessadas, incluindo finanças, RH, compras, segurança e a direção executiva. A maioria dos respondentes atualizou as suas políticas no último ano. As atualizações regulares são cruciais para responder à evolução das necessidades dos viajantes e da indústria, assegurando um quadro de viagens consistente, seguro, gerido e rentável.
Como as tendências estão moldando as políticas de viagens
Quase dois terços dos compradores de viagens acreditam que a sustentabilidade, a segurança e a proteção terão um impacto significativo nas políticas de viagens nos próximos anos. Outras tendências influentes incluem a tecnologia, a nova capacidade de distribuição (NDC), o bem-estar dos viajantes e as novas necessidades dos viajantes. DE&I e as viagens de lazer são menos suscetíveis de conduzir a grandes mudanças nas políticas, mas continuam a ser relevantes.
Embora o bem-estar dos viajantes tenha diminuído ligeiramente em importância, as empresas devem lembrar-se de que as viagens corporativas podem ser cansativas e afetar a felicidade geral. O apoio ao bem-estar do viajante pode influenciar positivamente a retenção de funcionários, especialmente no competitivo mercado de talentos atual. A BCD ajuda os clientes a adaptar as suas políticas de viagens, a comunicar eficazmente com os viajantes e a fornecer as ferramentas certas para apoiar o bem-estar dos viajantes.
