Planejamento de eventos: O que faz com que eles funcionem?

Em uma sessão de perguntas e respostas, Jenna Baker, da BCD M&E, explora as principais tendências, desafios e inovações que moldam o futuro das reuniões e eventos, incluindo os avanços da IA, os esforços de sustentabilidade e o aumento dos eventos presenciais e híbridos. Ela explica como estratégias criativas e novas tecnologias estão impulsionando o sucesso em 2024 e além.

A meio de 2024, o setor MICE continua a sua tendência ascendente, apesar de alguns desafios dos últimos anos se manterem. O aumento dos custos, orçamentos, eventos híbridos e preocupações com a sustentabilidade permanecem no checklist, mas Jenna Baker,  vice president for BCD Meetings & Events and BCD’s Life Sciences Center of Excellence da BCD, diz que as perspectivas de M&E são brilhantes.

Jenna: Os obstáculos que vemos atualmente são semelhantes aos que enfrentamos há algum tempo. Incluem a inflação e os custos crescentes e os orçamentos que são “fixos” do lado do cliente. Um orçamento fixo significa que temos menos dinheiro para trabalhar do que no ano anterior, pelo que aumentamos a nossa criatividade para negociar os melhores preços para os nossos clientes. A criatividade em termos de eficiência e negociação tornou-se um pilar fundamental para a BCD M&E. Isto também nos ajuda a combater o mercado de vendedores no setor hoteleiro.

Jenna: Todo mundo fala de Inteligência Artificial, mas nem todos a utilizam. A BCD M&E utiliza a automatização de processos robóticos e a aprendizagem automática há anos. Parece que todos os dias surge um novo caso de utilização de bots – e isso é muito entusiasmante. Muitas empresas hesitam em utilizar ferramentas de IA generativa como o Chat GPT devido a preocupações de segurança. O desejo de usar essas ferramentas, juntamente com o risco que elas representam, criou uma oportunidade única para nós. A BCD M&E desenvolveu uma nova ferramenta de IA generativa chamada Assist, que tem o potencial de aumentar significativamente a nossa eficiência e eficácia. A melhor parte é que a ferramenta dá prioridade à segurança e à privacidade de todos os dados nela introduzidos e não apresenta os mesmos riscos que uma ferramenta do mercado de massas.

Jenna Baker, Vice President, Account management at BCD Meetings & Events
Jenna Baker VP BCD

Jenna Baker, DES, é vice-presidente da BCD Meetings & Events e do Centro de Excelência em Ciências da Vida (LSCOE) da BCD. Na sua função, ela encontra continuamente formas de melhorar os processos, influenciar os membros da equipe através de formação e simplesmente encontrar melhores formas de fazer as coisas. Antes de ingressar na BCD em 2015, Jenna trabalhou na American Express Global Business Travel, McVeigh Associates e na indústria do entretenimento como produtora. Ela se baseia em suas experiências como produtora de televisão e autora publicada três vezes para ajudar suas equipes a criarem estratégias que engajem o público e mantenham as pessoas interessadas.

Jenna: As reuniões presenciais estão definitivamente na liderança, com as virtuais a representarem cerca de 20% do volume. O trabalho online, o egajamento, a imersão, a aprendizagem e as interações sociais que experimentamos pessoalmente são inigualáveis. A quebra de rotina que as reuniões proporcionam é frequentemente o impulso que estimula a criatividade, a concentração e oportunidades de negócio mais alargadas.

Muitas reuniões presenciais incluem uma componente híbrida. Uma coisa que tenho notado é que o requisito de os colaboradores voltarem ao escritório também tem aparecido como um requisito para participar em reuniões presenciais. Isto significa mais reuniões presenciais do que as que temos visto desde há muito tempo.

Recentemente, participei da conferência IGNITE da Travel and Meetings Society (TAMS), em Atlanta. Este foi o seu primeiro evento presencial do setor e eles levaram a oportunidade muito a sério. A TAMS incluiu experiências imersivas e workshops que não podiam ser vividos de outra forma, que não ao vivo. Andar de um lado para o outro, falar com pessoas e aprender coisas novas foi uma ótima maneira de manter a mente e o corpo ativos. Foi também a prova de que as pessoas valorizam a participação em conferências e eventos presenciais..

Jenna: Estou entusiasmada com o fato de o nosso mais recente guia de sustentabilidade para reuniões e eventos ser lançado em breve. Quando se trata de sustentabilidade em reuniões e eventos, os planejadores devem começar pelo básico. Temos de estar preparados porque os participantes têm certas expectativas quando vão a uma reunião. Não querem ver plástico de utilização única. Não querem que lhes entreguem um monte de papéis. E não gostam de ver desperdício alimentar. Recentemente, durante uma reunião no Hilton Americas Houston, o chefe de cozinha veio explicar que toda a comida não consumida pelo nosso grupo seria doada a um banco alimentar local. Também nos falaram da sua lavandaria e da forma como reciclam a água para reduzir o desperdício. Estas pequenas coisas fazem uma grande diferença e devem estar na primeira linha da conversa quando se escolhe um local e se planeja uma reunião ou evento.

Jenna: O nosso futuro parece brilhante! Concluímos recentemente o nosso plano trienal Thinking Forward na BCD M&E, que inclui muitas iniciativas interessantes. As nossas prioridades são manter os nossos funcionários engajados para que possam atender melhor os nossos clientes. Estamos concentrados na criatividade, tanto na forma como planejamos as reuniões como nas soluções e eficiências que podemos utilizar para melhorar o nosso serviço. E, por último, estamos concentrados no crescimento. O nosso objetivo é crescer mais e melhor nos próximos três anos e estou ansiosa por essa viagem.

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