Weersomstandigheden en klimaatverandering staan steevast bovenaan de lijst van risico’s waar zakenreizigers mee te maken kunnen krijgen. De ongebruikelijke driejarige La Niña-weerscyclus die begin dit jaar eindigde, droeg bij tot ongunstig weer, waaronder frequente en intense periodes van droogte, extreme hitte en stortregens. De effecten van La Niña zullen nog wel even aanhouden, waardoor zakenreizen mogelijk beïnvloed kunnen worden op manieren waar je nog geen rekening mee hebt gehouden. Wat kunnen reizigers doen? Lees verder.
1. Stem af op het weerbericht.
Bekijk regelmatig het weerbericht om te begrijpen hoe de omstandigheden van invloed kunnen zijn op reizen. Weerapps en websites zijn goede bronnen om de weersomstandigheden in de stad van bestemming en langs de reisroute te volgen. Het weer in de wereld, extreme klimaten en cyclische gebeurtenissen, zoals orkanen en tornado’s, worden bestudeerd en gevolgd door instanties zoals de National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) in de Verenigde Staten en de Wereld Meteorologische Organisatie (WMO) van de Verenigde Naties.
2. Pak goed in.
Kies kleding en accessoires die geschikt zijn voor de verwachte weersomstandigheden. Kleding in laagjes kan helpen om de lichaamstemperatuur te reguleren en reizigers hopelijk langer comfortabel te houden als het weer verandert. Houd essentiële zaken zoals snacks, water, medicijnen, opladers en andere benodigdheden bij de hand voor onverwachte vertragingen.
3. Reis veilig.
Reisroutes en transportmiddelen kunnen worden beïnvloed door slechte weersomstandigheden. Vermijd waar mogelijk krappe planningen – dit geldt voor geplande aankomsttijden en tussenstops en geplande vergaderingen en evenementen. Voorzie voldoende reistijd om te vermijden dat je te laat (of helemaal niet) op belangrijke vergaderingen aankomt. Wees voorzichtig en oordeelkundig bij het besturen van voertuigen. Overschat niet het vermogen om te navigeren onder slechte omstandigheden zoals besneeuwde of beijzelde wegen, weinig licht, dichte mist, aswolken, rook of overstromingen. Als er ongunstige omstandigheden worden verwacht, overweeg dan om een beroep te doen op gedeelde ritten en lokale vervoerders die meer vertrouwd zijn met de weersomstandigheden op die bestemming.
4. Ken het reisbeleid.
Zakenreizigers moeten het reisbeleid van hun organisatie raadplegen voor risicoondersteuning, richtlijnen, noodplannen en bijkomende zaken zoals informatie over reisverzekeringen. Bekijk de noodprocedures van het bedrijf en weet met wie je contact moet opnemen in geval van nood onderweg. Dit kunnen personeelszaken, verzekeringsmaatschappijen en externe hulpverleners zijn.
5. Stroomvoorziening.
Zorg dat de technologie opgeladen is en overweeg te investeren in noodstroomvoorzieningen om zo lang mogelijk verbonden te blijven in geval van storingen.
6. Communicatie is essentieel.
Als er riskante weersomstandigheden op komst zijn, moeten zakenreizigers contact kunnen opnemen en houden met collega’s, klanten, reisaanbieders en familie. Informatie is cruciaal voor de veiligheid en het welzijn.
Voor reizigers en travelmanagers maakt het bekroonde TripSource® totaalplatform voor reisbeheer van BCD reizen gemakkelijker. TripSource kan worden gebruikt voor het plannen en annuleren van reizen en het delen van reisupdates, waaronder actuele vluchtinformatie over vertragingen, gatewijzigingen en annuleringen. Reizigers kunnen waarschuwingen krijgen over het weer, veiligheids- en transportgebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op een reis. In de Document Vault worden digitale reisdocumenten, reisverzekeringsgegevens en meer opgeslagen zodat ze indien nodig toegankelijk zijn. Zakenreizigers kunnen zelfs klikken om te bellen om direct met een agent te spreken voor ondersteuning.
7. Ga virtueel.
Als de reisomstandigheden extreem lastig zijn, overweeg dan om virtuele vergaderingen, videoconferenties of conferentiegesprekken te organiseren als alternatief voor persoonlijke vergaderingen.
Breid uw reisprogramma uit met BCD’s marktplaats partners
Weersomstandigheden, reisannuleringen en andere risicovolle gebeurtenissen zijn soms onvermijdelijk. Wat kunnen reisorganisatoren en zakenreizigers doen als ze te maken krijgen met stressvolle onderbrekingen? Kijk op de BCD-marktplaats voor de beste reispartners in hun klasse die extra ondersteuning en services bieden voor verstoringen, Travel Risk Management en meer.