Les événements météorologiques et le changement climatique figurent régulièrement parmi les principaux risques auxquels les voyageurs d’affaires peuvent être confrontés. Le cycle météorologique triennal inhabituel de La Niña qui s’est achevé au début de cette année a contribué à des conditions météorologiques défavorables, notamment des périodes fréquentes et intenses de sécheresse, des chaleurs extrêmes et des pluies torrentielles. Les effets de La Niña persisteront pendant un certain temps, ce qui pourrait affecter les voyages d’affaires d’une manière que vous n’avez pas envisagée. Que peuvent faire les voyageurs ? Poursuivez votre lecture.
1. Suivez les informations météorologiques.
Consultez régulièrement les prévisions météorologiques pour comprendre comment les conditions peuvent affecter les voyages. Les applications et les sites web consacrés à la météo sont de bonnes ressources pour suivre les conditions dans la ville de destination et le long de l’itinéraire. La météo mondiale, les climats extrêmes et les événements cycliques, comme les saisons des ouragans et des tornades, sont étudiés et suivis par des agences telles que la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) aux États-Unis et l’Organisation météorologique mondiale (OMM) des Nations unies.
2. Faites vos valises correctement.
Choisissez des vêtements et des accessoires adaptés aux conditions météorologiques prévues. Des vêtements superposés peuvent aider à réguler la température corporelle et permettre aux voyageurs de rester à l’aise plus longtemps en cas de changement de temps. Gardez à portée de main les objets essentiels tels que les en-cas, l’eau, les médicaments, les chargeurs et autres nécessités en cas de retard imprévu.
3. Voyager en toute sécurité.
Les itinéraires et les modes de transport peuvent être affectés par des conditions météorologiques défavorables. Dans la mesure du possible, évitez les horaires trop serrés, qu’il s’agisse d’heures d’arrivée prévues, d’escales ou de réunions et d’événements programmés. Prévoyez un temps de trajet suffisant pour éviter d’arriver en retard (ou pas du tout) à des réunions importantes. Faites preuve de prudence et de discernement lorsque vous conduisez un véhicule. Ne surestimez pas votre capacité à naviguer dans des conditions défavorables (routes enneigées ou verglacées, faible luminosité, brouillard dense, nuages de cendres, fumée ou inondations). Si des conditions défavorables sont prévues, envisagez de faire appel à des services de covoiturage et à des opérateurs locaux qui connaissent mieux les conditions météorologiques de la destination.
4. Connaître la politique de voyage.
Les voyageurs d’affaires doivent consulter la politique de voyage de leur entreprise pour connaître les risques, les conseils, les plans d’urgence et les éléments annexes tels que les informations relatives à l’assurance voyage. Passez en revue les procédures d’urgence de l’entreprise et sachez qui contacter en cas d’urgence pendant votre voyage. Il peut s’agir des ressources humaines, des compagnies d’assurance et des prestataires d’assistance aux tiers.
5. Faites le plein d’énergie.
Maintenez la technologie chargée et envisagez d’investir dans des sources d’alimentation de secours pour rester connecté le plus longtemps possible en cas de perturbations.
6. La communication est essentielle.
Si des événements météorologiques à risque semblent imminents, les voyageurs d’affaires doivent être en mesure de contacter et de rester en contact avec leurs collègues, leurs clients, leurs prestataires de voyage et leur famille. L’information est essentielle à la sécurité et au bien-être.
Pour les voyageurs et les gestionnaires de voyages, la plateforme de gestion totale des voyages TripSource® de BCD, maintes fois primée, facilite les déplacements. TripSource peut être utilisé pour planifier et annuler des voyages et partager des mises à jour, y compris des informations de dernière minute sur les vols concernant les retards, les changements de porte d’embarquement et les annulations. Les voyageurs peuvent recevoir des alertes sur les conditions météorologiques, la sécurité et les événements liés au transport susceptibles d’affecter leur voyage. Le coffre-fort de documents stocke les documents de voyage numériques, les détails de l’assurance voyage et bien d’autres choses encore, afin de pouvoir y accéder en cas de besoin. Les voyageurs d’affaires peuvent même cliquer pour appeler et parler directement à un agent pour obtenir de l’aide.
7. Optez pour le virtuel.
Si les conditions de voyage sont extrêmement difficiles, envisagez d’organiser des réunions virtuelles, des vidéoconférences ou des conférences téléphoniques pour remplacer les réunions en personne.
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Les événements météorologiques, les annulations de voyage et autres événements à risque sont parfois inévitables. Alors, que peuvent faire les organisateurs de voyages et les voyageurs d’affaires lorsqu’ils sont confrontés à des perturbations stressantes ? Consultez la place de marché BCD pour trouver les meilleurs partenaires de voyage qui offrent un soutien et des services supplémentaires pour les perturbations, la gestion des risques de voyage et plus encore.