Gli eventi meteorologici e i cambiamenti climatici sono sempre al primo posto tra i rischi che i viaggiatori d’affari possono incontrare. L’insolito ciclo meteorologico triennale La Niña, conclusosi all’inizio di quest’anno, ha contribuito a creare condizioni meteorologiche negative, tra cui frequenti e intensi periodi di siccità, caldo estremo e piogge torrenziali. Gli effetti della La Niña persisteranno per un po’ di tempo, con possibili ripercussioni sui viaggi d’affari in modi che non avete considerato. Cosa possono fare i viaggiatori? Continuate a leggere.
1. Sintonizzatevi sulle notizie meteo.
Controllate regolarmente le previsioni del tempo per capire come le condizioni possono influire sul viaggio. Le app e i siti web dedicati al meteo sono ottime risorse per monitorare le condizioni nella città di destinazione e lungo l’itinerario di viaggio. Il meteo mondiale, i climi estremi e gli eventi ciclici, come le stagioni degli uragani e dei tornado, sono studiati e monitorati da agenzie come la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) negli Stati Uniti e la World Meteorological Organization (WMO) delle Nazioni Unite.
2. Preparare la valigia giusta.
Scegliete indumenti e accessori adatti alle condizioni meteorologiche previste. Gli indumenti a strati possono aiutare a regolare la temperatura corporea e si spera che i viaggiatori stiano bene più a lungo se il tempo dovesse cambiare. Tenete a portata di mano gli elementi essenziali come snack, acqua, farmaci, caricabatterie e altre necessità in caso di ritardi imprevisti.
3. Viaggiare sicuri.
Gli itinerari di viaggio e le modalità di trasporto possono essere influenzati da condizioni meteorologiche avverse. Quando è possibile, evitate di programmare in modo rigido: questo vale per gli orari di arrivo e gli scali previsti e per le riunioni e gli eventi programmati. Prevedete un tempo di viaggio sufficiente per evitare di arrivare in ritardo (o di non arrivare affatto) alle riunioni importanti. Esercitate la massima cautela e il miglior giudizio quando utilizzate i veicoli. Non sopravvalutate le capacità di navigare in condizioni avverse, come strade innevate o ghiacciate, scarsa illuminazione, nebbia fitta, nubi di cenere, fumo o inondazioni. Se si prevedono condizioni sfavorevoli, considerare la possibilità di ricorrere a servizi di trasporto condiviso e a operatori locali che hanno maggiore familiarità con le condizioni meteorologiche della destinazione.
4. Conoscere la politica di viaggio.
I viaggiatori d’affari devono consultare la politica di viaggio della propria organizzazione per ottenere supporto per i rischi, indicazioni, piani di emergenza e informazioni accessorie come quelle relative all’assicurazione di viaggio. Esaminare le procedure di emergenza dell’azienda e sapere chi contattare in caso di emergenza durante il viaggio. Questo potrebbe riguardare le risorse umane, le compagnie assicurative e i fornitori di assistenza di terze parti.
5. Alimentazione.
Tenete la tecnologia sotto carica e valutate se investire in fonti di alimentazione di riserva per rimanere connessi il più a lungo possibile in caso di interruzioni.
6. La comunicazione è fondamentale.
Se gli eventi meteorologici rischiosi sembrano imminenti, i viaggiatori d’affari devono essere in grado di contattare e tenersi in contatto con colleghi, clienti, fornitori di viaggi e familiari. Le informazioni sono fondamentali per la sicurezza e il benessere.
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7. Diventare virtuali.
Se le condizioni di viaggio sono estremamente difficili, prendete in considerazione l’organizzazione di riunioni virtuali, videoconferenze o conference call come alternativa alle riunioni di persona.
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Eventi meteorologici, cancellazioni di viaggi e altri eventi a rischio sono talvolta inevitabili. Quindi, cosa possono fare gli organizzatori di viaggi e i viaggiatori d’affari quando si trovano ad affrontare interruzioni stressanti? Consultate il marketplace di BCD per trovare i migliori partner di viaggio che forniscono supporto e servizi aggiuntivi per le interruzioni, la gestione del rischio di viaggio e altro ancora.