Geen enkel jaar is een normaal jaar voor de noodhulpcrews van de United States Forest Service. Maar zelfs volgens hun normen was 2017 uitzonderlijk. De meedogenloze bosbranden in het westen van Amerika leidden tot een jaarlijkse stijging van 60% in reizen van verkenners, smokejumpers en brandweerlieden die werden uitgezonden om het vuur onder controle te krijgen.
2018 lijkt nog veeleisender te worden. In juni verwerkte BCD Travel 2439 reisverzoeken van de Forest Service, die allemaal binnen 30 minuten waren afgerond. Dat is een toename van 15% ten opzichte van de verzoeken die in juni 2017 werden verwerkt en een toename van 103% ten opzichte van juni 2016. De meeste reisverzoeken vinden plaats tijdens wat de Forest Service classificeert als een Level 5-response. Dat betekent dat er ongeveer 1000 reizigers tegelijkertijd onderweg zijn.
Het werk van de consultants van BCD is cruciaal, omdat er veel op het spel staat als de bosbranden meedogenloos om zich heen grijpen. Levens, natuurgebieden, huizen en bedrijven worden bedreigd. Elke seconde telt en er is geen ruimte voor fouten.
“We helpen mensen op weg die levens kunnen redden – de levens van mensen, dieren en bomen. We moeten hen snel op hun bestemming krijgen, want ze zijn nodig aan de frontlinie”, zegt Andrea Woody Starr, een consultant in Cleveland, Ohio die werkt voor de zakenreisorganisatie.
Consultants moeten snel en accuraat boekingen afronden, kalm blijven in een crisis en de crews op zeer korte termijn op de plaats van de branden krijgen. Ze boeken vaak reizigers van en naar kleine afgelegen luchthavens waar vliegtuigen klein zijn met maar weinig beschikbare stoelen. Creativiteit en out-of-the-box-denken zijn dan essentieel. Consultants moeten oog hebben voor detail en ervoor zorgen dat elke boeking voldoet aan de voorschriften van de Forest Service. Afgelopen jaar alleen:
- boekte BCD meer dan 24.400 noodvluchten voor de Forest Service op een 24/7-schema
- bevestigde BCD dat elke vlucht voldeed aan de meer dan 80 eisen van federale overheden van de General Services Administration
- voltooide BCD elke boeking binnen 30 minuten na het eerste contact met de dispatchers van de Forest Service
Het voldoen aan de onvoorspelbare reisvereisten van de organisatie vereist toewijding en flexibiliteit. Als er geen bosbranden zijn, heeft BCD24/7 een paar consultants en een leidinggevende paraat om reizigers van de Forest Service te ondersteunen. Dat kleine team kan, zodra er sprake lijkt te zijn van een crisis, snel uitgebreid worden tot ongeveer 20 mensen. Meerdere teamleden krijgen een waarschuwing als de vraag toeneemt, zodat ze direct in actie kunnen komen. Het full-response team van BCD kan meer dan 1000 boekingen in 24 uur verwerken en doet dat vaak ook.
Nadat de branden zijn geblust en vermoeide brandweermannen en ondersteunend personeel weer veilig huiswaarts keren, is het werk nog niet afgelopen. “We zijn continu bezig met het updaten van onze processen en procedures, zodat ze in lijn zijn met de laatste eisen van de Forest Service”, zegt Dan Lakatos, een Operations Senior Manager voor BCD. “Aan het eind van elk bosbrandseizoen komen we samen met het Forest Service-team en plannen we hoe we volgend jaar nog beter kunnen reageren.”
In 2017 bewezen de Forest Service en BCD dat het mogelijk is om elke boeking voor crewleden in 30 minuten te verwerken, zelfs in tijden van uitzonderlijke vraag. Tot nu zitten we ook voor 2018 op die koers, maar we willen het nog beter doen. Jane Schoettle, BCD Vice President Operations, stelt als doel: “Aan het einde van het bosbrandseizoen van dit jaar willen we een minuut minder nodig hebben om de brandweerlieden daar te krijgen waar ze moeten zijn.”
