Come si costruisce una migliore RFP per una società di gestione viaggi?

Come si costruisce una migliore RFP per le TMC?

La vostra RFP sta davvero portando a termine la sua missione?

Fattori chiave da valutare per scegliere la TMC giusta

  1. Siete davvero intenzionati a cambiare o state solo testando il mercato?
    Non perdete tempo con una RFP se quello che volete davvero è un prezzo migliore. Fate pressione sul vostro attuale fornitore con una revisione annuale dei prezzi.
  2. State coinvolgendo tutti gli stakeholder giusti nel processo e li state aiutando a scrivere l’RFP?
    Un breve elenco di parti interessate dovrebbe includere: Risorse Umane, IT, Sicurezza, Legale, Operazioni e Approvvigionamenti, oltre a travel manager e viaggiatori abituali.
  3. Siete in grado di articolare con precisione le esigenze specifiche della vostra azienda?
    Troppe RFP sono un modello preso da una risorsa del settore, con pochi tentativi di concentrarsi sulle sfide uniche che la vostra azienda sta affrontando.
  4. Conoscete i vostri viaggiatori?
    Perché si rivolgono a loro per prenotare al di fuori del vostro programma attuale? Se non ne siete sicuri, inviate loro un sondaggio e scopritelo prima di scrivere il documento di offerta.
  5. Siete in grado di gestire un processo di offerta di grandi dimensioni?
    Se non lo siete, prendete in considerazione l’idea di assumere un’azienda che vi aiuti a gestire i processi di creazione, riunione, ricerca e revisione dei documenti.
  6. Avete analizzato a fondo i vostri dati?
    Fornite dati transazionali granulari a tutti gli offerenti. Se volete un’altra TMC, dovete assicurarvi che non sia solo il vostro operatore storico ad avere questo tipo di conoscenze interne approfondite.

Quando preparate la vostra richiesta di offerta (RFP):

Elencate gli obiettivi.

Fornendo un elenco dettagliato degli obiettivi a tutti i fornitori, si otterranno risposte e impegni più solidi da parte degli offerenti.

Fornite i criteri per l’assegnazione dei punteggi.

Quando si utilizza una scorecard per valutare i fornitori, è importante non mantenere riservati i criteri di valutazione. Condividete la scorecard e la ponderazione delle categorie con tutti i fornitori, in modo che abbiano una chiara comprensione di ciò che è importante per voi e degli obiettivi generali del vostro programma di viaggio. Grazie alla trasparenza, riceverete l’offerta più adeguata alle vostre esigenze.

Fornite dati e altre informazioni rilevanti a tutti gli offerenti.

Se gestite le trasferte internamente, potreste non avere molto, ma più informazioni fornite sui vostri costi e modelli di viaggio, più significativa sarà la proposta. Assicuratevi che tutti i vostri potenziali fornitori lavorino sulla stessa base, per evitare vantaggi ingiusti per il fornitore attuale.

Scegliete con cura le domande.

Scegliere un numero limitato di domande per valutare le TMC tra loro è più efficace che utilizzare un gran numero di domande irrilevanti. Sebbene i modelli standard possano essere utili per generare idee, è importante assicurarsi che le domande poste ai fornitori siano attuali e pertinenti. Molte delle domande contenute in questi modelli sono requisiti di base che la maggior parte delle TMC dovrebbe già soddisfare. Eliminando queste domande, potrete risparmiare tempo e concentrarvi su ciò che è veramente importante per il vostro programma di viaggio.

Valutazione del costo totale di proprietà (TCO).

Assicuratevi di utilizzare un formato di prezzo standard e di fornire linee guida specifiche sui requisiti di prezzo (ad esempio, per il trasporto aereo: per transazione o per segmento, o per il trasporto ferroviario: per transazione o per coupon ferroviario).
Valutate il costo totale di proprietà (TCO) di ciascun fornitore e chiedete loro di confermare la vostra valutazione. In questo modo si eviteranno problemi imprevisti che potrebbero sorgere dopo l’implementazione.

Che cos’è una RFI o RFQ?

Abbreviazione di Request for Information o Request for Quotation. Si tratta di un breve questionario emesso da un travel buyer o da un team di sourcing e spesso rappresenta il primo passo nella valutazione dei fornitori. Questo questionario può essere emesso prima di un RFP (vedi sotto).

Che cos’è un RFP per i viaggi gestiti?

È l’abbreviazione di Request for Proposal (richiesta di proposta). Nel settore dei viaggi d’affari, è il documento utilizzato per raccogliere informazioni e valutare potenziali società di gestione dei viaggi per l’approvvigionamento. Sebbene i modelli di RFP tradizionali o standard siano comodi, non sempre sono il modo migliore per raccogliere informazioni rilevanti per il clima odierno dei viaggi d’affari. Rivedere e perfezionare le RFP per porre domande su ciò che è possibile fare oggi.

Che cos’è il punteggio RFP?

Il punteggio RFP, noto anche come punteggio della proposta o semplicemente scorecard, assegna un valore numerico alle risposte RFP fornite da un fornitore. Condividere in anticipo le scorecard sembra controproducente, ma è vero il contrario. La scorecard rivela agli offerenti quali sono le esigenze dell’organizzazione. Questi ultimi possono perfezionare le loro offerte, eliminando il rumore delle informazioni meno utili. Tutte le parti risparmiano tempo e risorse quando gli offerenti che scoprono di non essere i più adatti a fornire servizi si ritirano dal processo.

Chi sono gli stakeholder dell’esperienza RFP?

Gli individui, i team e i reparti che dovrebbero essere coinvolti nel processo di selezione delle TMC. Si può spaziare dai team di approvvigionamento e delle risorse umane al marketing, alla comunicazione, alla tecnologia e alla contabilità.

Che cos’è una gara d’appalto in una RFP?

Un altro termine per indicare una RFP o una proposta. Si tratta di un invito o di un’offerta a presentare un’offerta per un contratto.

Qual è la differenza tra RFI, RFQ e RFP?

RFI, RFQ e RFP sono tre termini importanti nel processo di approvvigionamento dei servizi di gestione dei viaggi. Una RFI (Richiesta di informazioni) viene utilizzata per raccogliere informazioni sui servizi di viaggio disponibili e per valutare le prossime opzioni di gestione dei viaggi. Una RFQ (Request for Quotation) è un documento formale utilizzato per sollecitare preventivi da potenziali fornitori per specifiche esigenze di viaggio aziendali, come viaggi internazionali o inventari di viaggio. Una RFP (Request for Proposal) è un documento dettagliato che delinea gli attuali requisiti di gestione delle trasferte, come il software di gestione delle trasferte e le esigenze di viaggio aziendali.

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