1. Necessario il briefing sulla destinazione per le località a rischio
La maggior parte delle organizzazioni richiede l’approvazione preventiva del viaggio per le destinazioni considerate ad alto rischio. Una volta approvati gli itinerari ad alto rischio, il dipartimento viaggi o sicurezza dovrebbe fornire un briefing sulla destinazione che entri nel dettaglio sui rischi e le vulnerabilità note, i suggerimenti per la sicurezza personale, le informazioni sulle minacce rilevanti e le istruzioni per i contatti di emergenza. Il briefing potrebbe includere informazioni generali sul luogo e sulla cultura locale, sui fattori ambientali, sulle aree da evitare, sui vaccini necessari e sui consigli di viaggio. L’informazione è fondamentale per viaggiare in sicurezza.
Per recuperare queste informazioni basta accedere a BCD intelliguide, potrai fare una ricerca specifica sulla destinazione e recuperare in pochissimo tempo le informazioni necessarie per informare i viaggiatori sulla destinazione.
2. Organizzare la formazione per i tuoi viaggiatori
Uno dei principi fondamentali della formazione sulla sicurezza dei viaggi è la consapevolezza dei viaggiatori. La formazione sulla sicurezza deve riguardare la consapevolezza della situazione, i comportamenti da tenere, i potenziali problemi della destinazione, le questioni specifiche dei viaggiatori (razza, sesso, sessualità, religione, età, ecc.) e istruzioni chiare sul piano da seguire in caso di crisi.
3. Utilizzare solo fornitori di hotel, aerei e auto controllati
È importante che i viaggiatori si rivolgano solo a società che la vostra azienda ha vagliato in termini di sicurezza. Assicuratevi che i viaggiatori siano ben informati sulle politiche aziendali relative ai fornitori approvati per il trasporto aereo, alberghiero, ferroviario e terrestre, compresi i servizi di autista per le destinazioni in cui il noleggio auto è sconsigliato o vietato per motivi di sicurezza.
4. Mettere in contatto i viaggiatori con l’ambasciata locale
Bisogna incoraggiare i viaggiatori a registrare il proprio nome e numero di passaporto presso l’ambasciata locale prima della partenza. Questo è particolarmente importante nelle destinazioni che vivono un’instabilità civile o politica.
4. Pianificare la comunicazione con i viaggiatori
Stabilite un protocollo di comunicazione tra viaggiatori e responsabili dei viaggi. I viaggiatori dovrebbero pianificare dei messaggi all’arrivo, quando cambiano sede e ad altri intervalli predefiniti. Stabilire il metodo di comunicazione più un backup, che può comprendere telefonate, e-mail, messaggi di testo o notifiche push.
Quando si verifica un incidente, i responsabili dei viaggi e della sicurezza possono utilizzare BCD Alert per contattare i viaggiatori interessati direttamente dall’app tramite SMS, e-mail o click-to-call. I clienti BCD che hanno abilitato le funzionalità di risposta alle emergenze nell’app TripSource® hanno il valore aggiunto di vedere chi ha effettuato la spunta come “al sicuro”, in modo da potersi concentrare sui viaggiatori rimanenti.
6. Coinvolgere il team IT nei piani di sicurezza
La criminalità informatica è più diffusa in alcune destinazioni. Integrate i protocolli di sicurezza informatica nel vostro programma di sicurezza per i viaggiatori per combattere gli hackeraggi. Ai viaggiatori può essere richiesto o consigliato di portare con sé dispositivi con dati e informazioni limitati o di applicare la tecnologia di crittografia ai dispositivi in uso.
7. suggerire strumenti di sicurezza per le camere d’albergo
Incoraggiate i viaggiatori a prendere in considerazione la possibilità di mettere in valigia strumenti di sicurezza supplementari per la camera d’albergo. Lucchetti da viaggio e coperture per spioncini offrono un ulteriore livello di sicurezza e tranquillità.
8. Incoraggiare i viaggiatori a mantenere un profilo basso
Suggerite ai viaggiatori d’affari a rimuovere i loghi o le etichette identificative dai bagagli e dall’abbigliamento. I gioielli e gli altri oggetti di valore devono essere tenuti nascosti e riposti in modo sicuro quando non vengono utilizzati. In generale, i viaggiatori d’affari dovrebbero evitare comportamenti ostentativi che potrebbero attirare l’attenzione di malintenzionati.
