Antes de viajar
Prepararse para una convención requiere algo más que hacer la maleta, abrazar a su mascota y configurar un mensaje de correo electrónico de ausencia. Antes del evento, defina sus metas y objetivos para el mismo. ¿Quiere aprender algo nuevo, establecer contactos u obtener ayuda con herramientas tecnologicas, como una herramienta de reservas en línea? Una vez fijadas sus intenciones, consulte el programa de la conferencia para ver si hay paneles y sesiones formativas relevantes, y planifique su tiempo.
Agende citas previas con quienes desee reunirse. Así tendrá la seguridad de disponer del tiempo que necesita. Si quiere reencontrarse con colegas o contactos, o presentarse a otros nuevos, envíe una breve nota solicitando un encuentro personal en la feria. Si no tiene su dirección de correo electrónico, póngase en contacto con ellos por mensajería directa. Si elige esta opción, asegúrese de que su perfil está actualizado y es apropiado para las comunicaciones empresariales: nada de imágenes o publicaciones controversiales.
Sea creativo con sus invitaciones a reuniones. Proponga un breve paseo al aire libre durante la pausa para el café. Así podrá estirar las piernas y comunicarse lejos del bullicio del event.
De nuestros profesionales
Jorge Cruz, Executive Vice President, Global Sales & Marketing, BCD Travel
«Antes de cada evento, empiezo con una lista de personas con las que quiero pasar más tiempo o a las que quiero conocer. Cuando hablo con la gente, tengo la costumbre de estar siempre presente en la conversación. Es muy fácil mirar más allá de la persona con la que se habla y ver a otras cinco personas que quiere conocer. Esos pocos minutos de atención plena pueden tener un valor incalculable».
Durante el evento
Plantee la convención como una maratón, no como un sprint. Calcule la cadencia adecuada de sesiones y contactos que le ayuden a alcanzar los objetivos que se marcó. Tome notas de las sesiones y de lo más destacado del evento, para repasarlas más tarde.
Siga el evento en Twitter. Busque la etiqueta oficial de la convención para saber quién más habla sobre ella y qué acontecimientos puede haber pasado por alto. ¿Se ha preguntado qué se siente ser un influencer? Esta es su oportunidad.
Cuente su experiencia en las redes sociales. ¿Necesita inspiración? Comparta este tipo de posts:
- Citas, ideas y puntos clave de las sesiones
- Fotos de ceremonias o actos de networking
- Cualquier cosa que lo inspire o entretenga del evento
De nuestros profesionales
Rossana Martin, Senior Vice President, Global Sales – NA
«Se trata de escuchar. Investigo detenidamente las sesiones y planifico a qué asistir porque quiero asegurarme de oír lo más interesante para compradores y proveedores. Programo cada minuto de mi tiempo y trabajo estrechamente con el equipo para asegurarme de dividirnos para el éxito».
Lo que no debe hacer
- No comprometerse en exceso. Algunas convenciones duran varios días, de sol a sol. No se puede estar en todas partes con todo el mundo. ¿Por qué intentarlo?
- No descuide su bienestar. Coma bien e hidrátese adecuadamente. Descanse cada día
- No sea el alma de la fiesta. En serio, no lo haga. Disfrute de las actividades por fuera de la convención, pero evite hacer cosas de las que luego se arrepienta
- No pase demasiado tiempo con los más conocidos. Tendemos a gravitar hacia las caras familiares. Haga un esfuerzo y amplíe su red de contactos para hallar compañeros y colegas que no conoce pero debería conocer
De nuestros profesionales
Thad Slaton, Senior Vice President, Global Marketing & Communications, BCD Travel
«Como en cualquier carrera, evite salir demasiado rápido. Las reuniones, la feria, las sesiones educativas, los eventos nocturnos… todas estas actividades pueden exigir caminar mucho. Si a esto le añadimos estar de pie en un stand y sentado en sillas propias de un centro de convenciones, el evento puede resultar físicamente agotador. Planifique cuidadosamente su agenda para aprovechar al máximo el tiempo y proteger su cuerpo».
Después del evento
Envíe un correo electrónico de seguimiento a las personas con las que desee mantener el contacto. ¿Quiere iniciar una conversación? Agradézcales el tiempo que pasaron juntos en la feria; hágales preguntas aclaratorias sobre un panel o tema; comparta un enlace con información sobre un interés común, o pregúnteles sobre el próximo evento al que tienen previsto asistir. Si aplica, envíeles invitaciones para conectar en LinkedIn y Twitter.
