Según una reciente encuesta de BCD Travel a 164 compradores de viajes de todo el mundo, la importancia de gestionar los pagos y gastos de viajes aumentó en prioridad, y alcanzó su nivel más alto desde 2020. En 2023, el 88 % de los compradores consideró la gestión de pagos y gastos como «muy importante» o «extremadamente importante», frente al 76 % en 2021.
En cuanto a las prioridades en materia de pagos y gastos, la clasificación se mantiene sin cambios en comparación con hace dos años. Simplificar procesos ocupa aún el primer lugar, seguido de satisfacción del viajero; lucha contra el fraude, y experiencia de pago y gasto sin fricciones. La eficiencia operativa, que se traduce en un ahorro de costos indirectos, experimentó el mayor aumento de importancia.
Respecto a la configuración y administración de pagos, los principales inconvenientes para los compradores de viajes son que los proveedores no aceptan determinados métodos de pago o cobran comisiones adicionales (46 %), y las necesidades de pago de los no empleados (43 %).
«Con la tremenda evolución y crecimiento de la tecnología financiera y la automatización, el camino para transformar la experiencia de gestión de gastos en viajes está muy avanzado», dijo Ajay Singh, vice president, Digital Payment and Expense Products de BCD. «Escuchamos a clientes y viajeros y desarrollamos adaptaciones de BCD Pay, nuestra propia suite de soluciones para gestionar gastos. Mediante el uso de tarjetas virtuales en tiempo real, inteligencia artificial, aprendizaje automático y API abiertas, BCD Pay ofrecerá una experiencia de pago digital sin fricciones, desde la adquisición hasta el pago y la contabilidad para la gestión de pagos y gastos de viaje».
En lo que se refiere a métodos de pago, las tarjetas corporativas (84 %) y las cuentas centralizadas o de viajes de empresa (71 %) son los más utilizados. Sólo el 38 % de los encuestados ofrece pago virtual a sus viajeros. El pago de los viajes de invitados suscita un gran interés tanto entre los usuarios de tarjetas virtuales (49 %) como entre los no usuarios (42 %).
En materia de gestión de gastos y conciliación de tarjetas de crédito, más de la mitad señala que el mayor reto es recopilar recibos y facturas faltantes (52 %), seguido de la conciliación manual (45 %) y la gestión de gastos para categorías complejas (45 %). En cuanto a la visibilidad de los costos y el cumplimiento, casi una cuarta parte de los compradores no tiene conocimiento de los gastos durante el viaje (24 %) ni de las reservas por fuera del programa (23 %). En relación con la importancia de las aprobaciones previas al viaje, para controlar los gastos, las opiniones están divididas. Mientras que el 44 % las califica como «muy importantes» o «extremadamente importantes», otros tantos las consideran «ligeramente importantes» o «nada importantes».
BCD también realizó recientemente una encuesta sobre pagos y gastos a 1.349 viajeros. Las encuestas a viajeros y compradores revelan algunas similitudes y diferencias:
- Los compradores dan más importancia al riesgo de fraude que los viajeros.
- Aproximadamente la mitad de los compradores y de los viajeros experimentan por igual dificultades con categorías de gastos complejas, como estancias en hoteles con comidas y otros imprevistos pagados por separado.
- El 38 % de los compradores de viajes ofrecen el pago virtual a sus viajeros, mientras que sólo el 1 % de los viajeros afirma utilizar dicho método.
- Tanto los compradores como los viajeros son quienes más valoran las funciones de automatización de las herramientas de gastos: adjuntar automáticamente los recibos a los informes (76 % y 76 %, respectivamente), cotejar automáticamente las transacciones con tarjeta de crédito y los gastos del viaje (73 % y 72 %) y rellenar automáticamente los informes de gastos cuando los viajeros reservan un viaje (69 % y 67 %).
