Hace dos años, el mundo se apagó. Sin embargo, las películas y documentales siguieron deleitando a los televidentes en la seguridad de sus hogares. Para quienes estaban en casa, se trató del entretenimiento de siempre. Para los equipos de BCD Travel, que estaban entre bastidores, asegurarse de que las producciones continuaran requirió de planificación estratégica, flexibilidad, mejor gestión de riesgos y creatividad para resolver los problemas. «Como se pueden imaginar, todo el mundo estaba en casa esperando contenidos, así que [las productoras] tenían que filmar», dijo Williams, que forma parte de un equipo que gestiona una lista de clientes que incluye grandes estudios de cine y empresas de streaming.
Ella explicó cómo las compañías de gestión de viajes (TMC), como BCD, necesitaban organizar los viajes de las productoras que se enfrentaban no sólo a plazos ajustados, cambios de horario de última hora y estrictos protocolos de confidencialidad, sino también a las cambiantes restricciones de viaje a nivel mundial cuando se desplazaban de un lugar a otro.
Gestión de múltiples factores
Los viajes de las empresas de producción incluyen múltiples elementos. Ellas se encargan de los asuntos sobre el terreno y las TMC organizan experiencias personalizadas de principio a fin, desde las pruebas antes del viaje hasta los formularios de las localizaciones, pasando por las reservas de aerolíneas y autos; el alojamiento, y las reuniones y recepciones VIP. «Los viajes para producciones son muy diferentes a los corporativos. No son sencillos. Es necesario gestionar los desplazamientos de 100 o más personas», afirmó Williams.
Los asesores están capacitados para anticiparse a lo inesperado y responder a los cambios de forma ágil. Dicha responsabilidad se hizo aún más difícil cuando los aviones debieron quedarse en tierra y las fronteras cerrarse. Williams recordó algo que ocurrió durante una producción en Malta, en donde aterrizó una unidad de varias personas que se enteraron, al día siguiente, de un cambio en las restricciones que los obligaba a regresar al Reino Unido.
Incluso después de que las restricciones disminuyeran, la flexibilidad siguió siendo clave. «No es un trabajo de 9 de la mañana a 5 de la tarde; es muy rápido. Nuestros consultores llegan a hacerse casi amigos de los coordinadores de producción, pues hablan con ellos con mucha regularidad durante toda la producción», sostuvo Williams. BCD, que opera en más de 100 países, ofrece asistencia las 24 horas del día para adaptarse a los agitados calendarios de las productoras.
Mucho más que COVID
Los retos ajenos al COVID requirieron de una buena parte de la atención del equipo. Los calendarios de producción pueden variar; normalmente, cuanto más grande es el proyecto, más largo es el rodaje. Dado que sus clientes son de alto perfil, BCD aplica un estricto nivel de discreción y seguridad sobre itinerarios, información de clientes y datos de viaje. «No podemos revelar en dónde son los rodajes o lo que ocurre con la producción, pues algunos de estos proyectos son muy confidenciales», aseguró Williams. «»No confirmamos los nombres hasta aproximadamente un día antes del viaje, ya que no queremos que se filtren». El equipo gestiona de forma rutinaria los alias y seudónimos, así como las listas de requisitos y condiciones especiales. «Estas últimas pueden incluir cosas sencillas, como la garantía de una entrada discreta y segura a un lugar. Pero ellos podrían ser alérgicos a un aroma, por lo que no pueden viajar con alguien que lleve fragancias, o requerir de cierto tipo de almohada. También podrían desear viajar con un familiar o una mascota», explicó Williams. «No se puede prever nada, pero a todos nos gustan los retos».
