Wenn Top-Manager auf Reisen gehen, zählt jede Minute. Ihr Terminkalender ist voll, ihre Erwartungen sind hoch, und ihre Bedürfnisse sind alles andere als gewöhnlich. Bei BCD Travel bringen die VIP-Reiseberaterinnen Janin Siebrecht und Claudia Egger ihre jahrzehntelange Erfahrung ein, um Reisen anzubieten, die von Präzision, Proaktivität und Personalisierung geprägt sind. Jedes Detail wird antizipiert, jede Herausforderung wird bewältigt – damit die meistbeschäftigten Führungskräfte der Welt sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Service über die Buchung hinaus: Antizipieren aller Bedürfnisse
Die VIP-Agenten von BCD tun weit mehr als nur Erste-Klasse-Sitze und Fünf-Sterne-Hotels zu reservieren. Sie organisieren die gesamte Reise von Anfang bis Ende für Führungskräfte, Vorstandsmitglieder und andere VIP-Reisende.
„VIP-Kunden wollen den schnellsten und effizientesten Weg, um von A nach B zu kommen“, erklärt Janin, Berater in Bremen. „Sie wollen nicht Tausende von Optionen – sie wollen die beste Lösung, die schnell und ohne viel Aufhebens geliefert wird.
Das bedeutet, dass Direktflüge, nahtlose Verbindungen, flexible Unterkünfte und Dienstleistungen, die die Erwartungen immer wieder übertreffen, Vorrang haben.
„Man muss sehr flexibel sein“, fügt Claudia aus Zürich hinzu. „Ich hatte einmal einen Anruf von einem Reisenden aus Hongkong, der ein australisches Visum brauchte, und das nur 45 Minuten vor seinem Anschlussflug. Fragen Sie nicht wie, aber wir haben es hinbekommen. Solche Last-Minute-Anfragen kommen häufig vor – es geht darum, schnell zu handeln und Lösungen zu finden, egal wie komplex die Situation ist.“
Proaktiver Service: Probleme lösen, bevor sie entstehen
Proaktivität ist ein Markenzeichen der VIP-Erfahrung bei BCD. „Wenn ein Kunde um 7 Uhr morgens in Asien ankommt, prüfen wir, ob ein früheres Einchecken möglich ist, oder wir buchen sogar proaktiv eine zusätzliche Nacht, damit er direkt auf sein Zimmer gehen kann“, sagt Janin. „Wir warten nicht, bis sie ein mögliches Problem bemerken – wir erkennen es zuerst und bieten Lösungen an“.
Claudia stimmt dem zu: „Streiks, Wetter und andere Ereignisse können sich direkt auf die Reisepläne auswirken. Man muss auf dem Laufenden bleiben und Alternativen vorschlagen, bevor der Reisende überhaupt weiß, dass es ein Problem gibt.“
Personalisierung ist das Herzstück des VIP-Service
Während einige VIP-Kunden einen eigenen Agenten haben, werden die meisten von Teams betreut, die mehrere Führungskräfte mit unterschiedlichen Reiserichtlinien und Präferenzen verwalten.
Janin und Claudia pflegen detaillierte Service-Handbücher, um Konsistenz und Personalisierung zu gewährleisten. „In unseren Handbüchern ist genau festgelegt, was jeder Reisende wünscht – von den Sitzplatzpräferenzen bis hin zu den Annehmlichkeiten des Hotels“, sagt Janin. „Wenn man eine E-Mail erhält, kann man sie nachschlagen und weiß genau, was sie brauchen.
Claudia fügt hinzu: „Assistenten wiederholen nicht gerne Informationen. Sobald eine Präferenz mitgeteilt wird, merken wir sie uns und wenden sie bei jeder zukünftigen Buchung an. Außerdem dokumentieren wir sie, damit jeder Kollege das gleiche Serviceniveau bieten kann.“
Gelassenheit unter Druck: Schnelligkeit und Zuverlässigkeit
VIP-Reisen sind schnelllebig und unvorhersehbar. Agenten müssen dringende Umbuchungen, Änderungen in letzter Minute und unvorhergesehene Störungen bewältigen – oft außerhalb der regulären Geschäftszeiten.
„Man muss ruhig und konzentriert bleiben, auch wenn die Reisenden irgendwo festsitzen und die Zeit knapp ist“, sagt Janin.
Claudia stimmt ihm zu: „Niemals nervös werden, auch wenn die Assistenten gestresst oder in Eile sind. Du musst ihnen das Gefühl geben, dass sie sich zu 200 % auf dich verlassen können.“
Teamwork macht den Unterschied
Hinter jeder erfolgreichen VIP-Reise steht ein Team, das sein Fachwissen teilt und sich gegenseitig unterstützt.
„Wir helfen uns gegenseitig aus“, sagt Claudia. „Wenn man auf ein Problem stößt, meldet man sich bei seinen Kollegen – es ist immer jemand da, der helfen kann. Das schafft eine sehr positive Atmosphäre.“
Janin schließt sich dieser Meinung an: „Alle sind freundlich, nett und hilfsbereit. Das ist meine Erfahrung über all die Jahre hinweg.“
Die Fähigkeiten, die am wichtigsten sind
Was braucht man, um als VIP-Reiseberater bei BCD erfolgreich zu sein? Für Janin und Claudia ist es eine Mischung aus Erfahrung, Denkweise und Herz.
- Antizipation und Proaktivität: „Man muss vorausdenken und Lösungen vorschlagen, bevor Probleme auftauchen“, sagt Claudia.
- Liebe zum Detail: „Null Fehler sind das Ziel“, betont Janin.
- Gelassenheit unter Druck: „Lassen Sie sich niemals Stress anmerken – auch nicht in dringenden Situationen“, rät Claudia.
- Flexibel sein: „Seien Sie bereit, außerhalb der Arbeitszeit zu arbeiten, um die Arbeit zu erledigen“, sagt Janin.
- Einfühlungsvermögen und Kommunikation: „Sich auf jede Persönlichkeit und jedes Bedürfnis einstellen“, fügt Claudia hinzu.
- und Bedürfnisse.
Das Ergebnis: Nahtlose Reisen für vielbeschäftigte Führungskräfte
Für die VIP-Kunden von BCD Travel bedeutet ein engagierter Agent Seelenfrieden. Sie kommen in den Genuss effizienter, individueller und sorgenfreier Reiseerlebnisse – unterstützt durch das Fachwissen und das Engagement von Fachleuten, denen ihre Arbeit sehr am Herzen liegt.
„Ich würde nirgendwo anders arbeiten wollen“, sagt Claudia. „Die Flexibilität, die Teamarbeit und der Einfluss, den wir haben, machen das alles lohnenswert.
Janin stimmt ihr zu: „Ich liebe es, Reisen zu buchen und mich um unsere Reisenden zu kümmern. Es ist unglaublich befriedigend.“
