Wanneer topmanagers reizen, telt elke minuut. Hun agenda’s zitten vol, hun verwachtingen zijn hoog en hun behoeften zijn allesbehalve gewoon. Bij BCD Travel bieden VIP-reisagenten Janin Siebrecht en Claudia Egger tientallen jaren ervaring om reizen te leveren die worden gekenmerkt door precisie, proactiviteit en personalisatie. Elk detail wordt voorzien, elke uitdaging wordt aangegaan – zodat ’s werelds drukste leiders zich kunnen blijven concentreren op wat het belangrijkst is.
Service die verder gaat dan boeken: Anticiperen op elke behoefte
De premium services van BCD zijn op maat gemaakt voor reizigers die meer verwachten. In Europa doen onze VIP- en VVIP-teams veel meer dan eersteklas zitplaatsen en vijfsterrenhotels reserveren. Ze orkestreren complete reizen van begin tot eind voor directieleden, bestuursleden en andere VIP-reizigers.
“VIP-klanten willen de snelste, meest efficiënte manier om van A naar B te komen”, legt Janin, een consultant in Duitsland, uit. “Ze willen niet duizenden opties – ze willen de beste oplossing die snel en zonder gedoe wordt geleverd.”
Dat betekent prioriteit geven aan directe vluchten, naadloze verbindingen, flexibele accommodaties en diensten die consequent de verwachtingen overtreffen.
“Je moet heel flexibel zijn,” voegt Claudia uit Zwitserland toe. “Ik had eens een reiziger die vanuit Hong Kong belde en een Australisch visum nodig had met slechts 45 minuten voor zijn aansluitende vlucht. Vraag me niet hoe, maar we hebben het geregeld. Dit soort last-minute verzoeken komen vaak voor – het gaat erom dat je weet hoe je snel moet handelen en oplossingen moet vinden, hoe complex de situatie ook is.”
Proactieve service: Problemen oplossen voordat ze ontstaan
Proactiviteit is een kenmerk van de VIP-ervaring bij BCD. “Als een klant om 7 uur ’s ochtends in Azië aankomt, controleren we of een vroege check-in mogelijk is of boeken we zelfs proactief een extra nacht zodat ze meteen naar hun kamer kunnen,” zegt Janin. “We wachten niet tot ze een potentieel probleem opmerken – wij zien het als eerste en bieden oplossingen.”
Wie is wie in VIP reizen
- VIP (Very Important Person): Senior leidinggevenden, leden van de raad van bestuur of klanten die extra service en aandacht voor detail nodig hebben.
- VVIP (Very Very Important Person): De meest high-profile reizigers – C-suite leiders of publieke figuren – wiens reizen verhoogde privacy, veiligheid en precisie vereisen.
Claudia is het daarmee eens: “Stakingen, het weer en andere gebeurtenissen kunnen een directe impact hebben op reisplannen. Je moet op de hoogte blijven en advies kunnen geven over alternatieven voordat de reiziger zelfs maar weet dat er een probleem is.”
Personalisatie in het hart van VIP service
Hoewel sommige VIP-klanten een toegewijde agent hebben, worden de meeste ondersteund door teams die meerdere leidinggevenden beheren met een verschillend reisbeleid en verschillende reisvoorkeuren.
Janin en Claudia houden gedetailleerde servicehandleidingen bij om consistentie en personalisatie te garanderen. “Onze handleidingen specificeren wat elke reiziger wil – van stoelvoorkeuren tot hotelvoorzieningen,” zegt Janin. “Als je een e-mail krijgt, kun je die opzoeken en weet je precies wat ze nodig hebben.”
Claudia voegt hieraan toe: “Assistenten houden er niet van om informatie te herhalen. Als een voorkeur eenmaal is gedeeld, onthouden we die en passen we die toe op elke toekomstige boeking. We documenteren het ook zodat elke collega hetzelfde serviceniveau kan leveren.”
Kalm onder druk: snelheid en betrouwbaarheid
VIP-reizen zijn snel en onvoorspelbaar. Agenten moeten dringende omboekingen, last-minute wijzigingen en onvoorziene verstoringen afhandelen – vaak buiten de normale uren.
“Je moet kalm en gefocust blijven, zelfs als reizigers ergens vastzitten en de tijd dringt,” zegt Janin.
Claudia is het daarmee eens: “Word nooit nerveus, zelfs niet als assistenten gestrest of gehaast zijn. Je moet ze het gevoel geven dat ze 200% op je kunnen vertrouwen.”
Teamwerk maakt het verschil
Achter elke succesvolle VIP-reis staat een team dat expertise deelt en elkaar ondersteunt.
“We helpen elkaar”, zegt Claudia. “Als je tegen een probleem aanloopt, stuur je een bericht naar je collega’s – er staat altijd iemand klaar om te helpen. Het creëert zo’n positieve sfeer.”
Janin sluit zich hierbij aan: “Iedereen is vriendelijk, aardig en bereid om te helpen. Dat is mijn ervaring door de jaren heen.”
De vaardigheden die er het meest toe doen
Wat is er nodig om te slagen als VIP-reisagent bij BCD? Voor Janin en Claudia is het een mix van ervaring, mentaliteit en hart.
- Anticipatie en proactiviteit: “Je moet vooruit denken en oplossingen voorstellen voordat er problemen ontstaan,” zegt Claudia.
- Aandacht voor detail: “Nul fouten is het doel”, benadrukt Janin.
- Kalm onder druk: “Laat stress nooit merken, zelfs niet in dringende situaties”, adviseert Claudia.
- Flexibiliteit: “Wees bereid om buiten de uren te werken om het gedaan te krijgen,” zegt Janin.
- Empathie en communicatie: “Pas je aan elke persoonlijkheid en behoefte aan”, voegt Claudia toe.
Het resultaat: Naadloze reizen voor drukke leiders
Voor de VIP-klanten van BCD betekent een toegewijde agent een gerust gevoel. Ze genieten van efficiënte, persoonlijke en zorgeloze reiservaringen – gesteund door de expertise en toewijding van professionals die geven om wat ze doen.
“Ik zou nergens anders willen werken”, zegt Claudia. “De flexibiliteit, het teamwork en de impact die we hebben, maken het allemaal de moeite waard.”
Janin is het daarmee eens: “Ik vind het heerlijk om reizen te boeken en voor onze reizigers te zorgen. Het geeft ongelooflijk veel voldoening.”
Hoe boek je VIP-reizen als een professional
Download deze gratis gids met negen essentiële tips van twee van onze doorgewinterde VIP-agenten om je te helpen bij het leveren van een vlekkeloze ervaring voor leidinggevenden en high-profile reizigers.
In Noord-Amerika: Elite 24
Terwijl de VIP- en VVIP-services van BCD exclusief zijn voor Europa, biedt ons Elite 24-team 24/7 ondersteuning voor geselecteerde reizigers in Noord-Amerika. Deze gedeelde of toegewijde Elite 24-consultants bieden ondersteuning tijdens kantooruren, met pre-trip monitoring vanaf de dag van vertrek tot aankomst. Aangewezen Elite 24 consultants bieden ondersteuning na werktijd.
Elite 24-teams bedienen C-suite executives, directieleden en andere belangrijke reizigers in de VS en Canada en kennen de voorkeuren van elke klant en anticiperen op hun behoeften. Het serviceniveau wordt ondersteund door strenge normen: 90% van de telefoontjes wordt binnen 20 seconden beantwoord en e-mails binnen twee uur.
De VIP-, VVIP- en Elite 24-services van BCD zijn de maatstaf voor eersteklas reiszorg en bieden precisie, discretie en gemoedsrust van Zürich tot New York.