Wanneer topmanagers reizen, telt elke minuut. Hun agenda’s zitten vol, hun verwachtingen zijn hoog en hun behoeften zijn allesbehalve gewoon. Bij BCD Travel bieden VIP-reisagenten Janin Siebrecht en Claudia Egger tientallen jaren ervaring om reizen te leveren die worden gekenmerkt door precisie, proactiviteit en personalisatie. Elk detail wordt voorzien, elke uitdaging wordt aangegaan – zodat ’s werelds drukste leiders zich kunnen blijven concentreren op wat het belangrijkst is.
Service die verder gaat dan boeken: Anticiperen op elke behoefte
De VIP-agenten van BCD doen veel meer dan eersteklas stoelen en vijfsterrenhotels reserveren. Ze orkestreren volledige reizen van begin tot eind voor leidinggevenden, bestuursleden en andere VIP-reizigers.
“VIP-klanten willen de snelste, meest efficiënte manier om van A naar B te komen”, legt Janin, een consultant uit Bremen, uit. “Ze willen niet duizenden opties – ze willen de beste oplossing die snel en zonder gedoe wordt geleverd.”
Dat betekent prioriteit geven aan directe vluchten, naadloze aansluitingen, flexibele accommodaties en diensten die consequent de verwachtingen overtreffen.
“Je moet heel flexibel zijn,” voegt Claudia uit Zürich toe. “Ik had eens een reiziger die vanuit Hong Kong belde en een Australisch visum nodig had met slechts 45 minuten voor zijn aansluitende vlucht. Vraag me niet hoe, maar we hebben het geregeld. Dit soort last-minute verzoeken komen vaak voor – het gaat erom dat je weet hoe je snel moet handelen en oplossingen moet vinden, hoe complex de situatie ook is.”
Proactieve service: Problemen oplossen voordat ze ontstaan
Proactiviteit is een kenmerk van de VIP-ervaring bij BCD. “Als een klant om 7 uur ’s ochtends in Azië aankomt, controleren we of een vroege check-in mogelijk is of boeken we zelfs proactief een extra nacht zodat ze meteen naar hun kamer kunnen,” zegt Janin. “We wachten niet tot ze een potentieel probleem opmerken – wij zien het als eerste en bieden oplossingen.”
Claudia is het daarmee eens: “Stakingen, het weer en andere gebeurtenissen kunnen een directe impact hebben op reisplannen. Je moet op de hoogte blijven en klaar staan om alternatieven te adviseren nog voordat de reiziger doorheeft dat er een probleem is.”
Personalisatie in het hart van VIP service
Hoewel sommige VIP-klanten een vaste agent hebben, worden de meeste ondersteund door teams die meerdere leidinggevenden met verschillende reisbeleidsregels en -voorkeuren beheren.
Janin en Claudia houden gedetailleerde servicehandleidingen bij om consistentie en personalisatie te garanderen. “Onze handleidingen specificeren wat elke reiziger wil – van stoelvoorkeuren tot hotelvoorzieningen”, zegt Janin. “Als je een e-mail krijgt, kun je die opzoeken en weet je precies wat ze nodig hebben.”
Claudia voegt hieraan toe: “Assistenten houden er niet van om informatie te herhalen. Als een voorkeur eenmaal is gedeeld, onthouden we die en passen we die toe op elke toekomstige boeking. We documenteren het ook zodat elke collega hetzelfde serviceniveau kan leveren.”
Kalm onder druk: snelheid en betrouwbaarheid
VIP-reizen zijn snel en onvoorspelbaar. Agenten moeten dringende omboekingen, last-minute wijzigingen en onvoorziene verstoringen afhandelen – vaak buiten de normale uren.
“Je moet kalm en gefocust blijven, zelfs als reizigers ergens vastzitten en de tijd dringt,” zegt Janin.
Claudia is het daarmee eens: “Word nooit nerveus, zelfs niet als assistenten gestrest of gehaast zijn. Je moet ze het gevoel geven dat ze 200% op je kunnen vertrouwen.”
Teamwerk maakt het verschil
Achter elke succesvolle VIP-reis staat een team dat expertise deelt en elkaar ondersteunt.
“We helpen elkaar”, zegt Claudia. “Als je tegen een probleem aanloopt, stuur je een bericht naar je collega’s – er staat altijd iemand klaar om te helpen. Het creëert zo’n positieve sfeer.”
Janin sluit zich hierbij aan: “Iedereen is vriendelijk, aardig en bereid om te helpen. Dat is mijn ervaring door de jaren heen.”
De vaardigheden die er het meest toe doen
Wat is er nodig om te slagen als VIP-reisagent bij BCD? Voor Janin en Claudia is het een mix van ervaring, mentaliteit en hart.
- Anticipatie en proactiviteit: “Je moet vooruit denken en oplossingen voorstellen voordat er problemen ontstaan,” zegt Claudia.
- Aandacht voor detail: “Nul fouten is het doel”, benadrukt Janin.
- Kalm onder druk: “Laat stress nooit merken, zelfs niet in dringende situaties”, adviseert Claudia.
- Flexibiliteit: “Wees bereid om buiten de uren te werken om het gedaan te krijgen,” zegt Janin.
- Empathie en communicatie: “Pas je aan elke persoonlijkheid en behoefte aan”, voegt Claudia toe.
- en behoeften.
Het resultaat: Naadloze reizen voor drukke leiders
Voor de VIP-klanten van BCD Travel betekent een toegewijde agent een gerust gevoel. Ze genieten van efficiënte, persoonlijke en zorgeloze reiservaringen – gesteund door de expertise en toewijding van professionals die hart hebben voor wat ze doen.
“Ik zou nergens anders willen werken”, zegt Claudia. “De flexibiliteit, het teamwork en de impact die we hebben, maken het allemaal de moeite waard.”
Janin is het daarmee eens: “Ik vind het heerlijk om reizen te boeken en voor onze reizigers te zorgen. Het geeft ongelooflijk veel voldoening.”