Tras los ataques en París, siete preguntas para evaluar el grado de preparación de su programa
¿Incidentes como los ataques recientes en París y la batalla actual contra el ébola lo hacen preguntarse si su programa de viajes empresariales está bien preparado? Si su respuesta es afirmativa, está pensando de manera estratégica, afirma un experto en gestión de riesgos en viajes de BCD Travel.
«Las empresas deben analizar sus planes cada vez que se produce una gran amenaza o una perturbación en lo que respecta a la seguridad», recomienda Martin Weisskirchen, vicepresidente de gestión de crisis global de BCD.
“Es fundamental no solo tener un plan, sino también asegurarse de que este sea adecuado para lidiar con los diversos tipos de riesgos que enfrentan los viajeros en diversos lugares».
Weisskirchen recomienda a los gerentes de viajes considerar los ataques en París, que dejaron sin vida a 17 personas, provocaron la presencia de soldados en las calles y el reforzamiento de la seguridad en toda Europa, como una oportunidad para llevar a cabo una evaluación. Propone a los gerentes de viajes algunas preguntas que deberían hacerse para evaluar el grado de preparación de su empresa.
1. ¿En qué momento comenzó a pensar sobre la situación que se produjo en París como una crisis potencial para los viajes?
El equipo de gestión de crisis global de BCD da un seguimiento constante a las noticias del mundo entero, de modo que Weisskirchen y sus colegas vigilaron lo que estaba ocurriendo en París desde el principio. Pero se declararon en situación de respuesta ante una crisis —lo que activó la elaboración de planes de acción conexos— desde el momento en que las autoridades locales declararon una alerta de seguridad.
2. ¿Conocía la ubicación de sus viajeros y, en concreto, quién estaba en París o se dirigía hacia allá?
«Este es un tema significativo para el deber de cuidado hacia los viajeros », expresa Weisskirchen.
“La empresa debe saber dónde están sus viajeros».
3. ¿Se puso en contacto con sus viajeros que estaban en París o en los alrededores para ver si no corrían peligro?
Los programas de viajes empresariales deben tener una forma de ponerse en contacto con los viajeros en sus recorridos; por ello, contar con perfiles actualizados de los viajeros que incluyan los números de sus móviles es crucial, sostiene Weisskirchen.
Los programas de viajes empresariales están considerando cada vez más el «deber de lealtad» conjuntamente con el «deber de cuidado» de las empresas. Esto implica que esperan que los viajeros se comuniquen con la empresa si están en una crisis o en una situación potencialmente peligrosa. Por lo tanto, la responsabilidad de comunicarse va en ambos sentidos.
Es esencial que los procesos de comunicación y las responsabilidades sean claros. ¿Quién se pone en contacto con los viajeros? Esta es una pregunta que hay que plantear durante la planificación de la gestión de riesgos en los viajes, no durante un incidente. «Las empresas no deben solo suponer que su empresa de gestión de viajes llamará a sus viajeros, a menos que se trate de un servicio definido en el contrato», comenta Weisskirchen.
4. Si se puso en contacto con sus viajeros, ¿tenía instrucciones para ellos sobre qué hacer si se enfrentaban a un peligro o a una perturbación durante el viaje?
Este es también un elemento esencial de un plan integral de gestión de riesgos en los viajes, apunta Weisskirchen.
«¿Qué quiere usted que hagan sus viajeros durante una crisis? Esta es una decisión que se debe tomar mucho antes de que se presente una crisis».
5. ¿Sabía usted quién en su empresa hubiese estado a cargo de decidir qué respuesta dar si la situación que se vivió en París se hubiese agudizado hasta convertirse en una crisis a gran escala?
«Este es el problema N.º 1 que vemos cuando se produce una crisis durante un viaje», dice Weisskirchen.
“Las empresas no saben quién está a cargo de qué, y pierden tiempo y provocan fricciones innecesarias en un momento en el que lo más importante para todos es colaborar con eficiencia». En el plan se puede prever que sea una determinada persona quien dirija la respuesta ante una crisis o que los departamentos de viajes, seguridad y recursos humanos trabajen en conjunto para coordinar la respuesta. Lo importante, sostiene Weisskirchen, es la claridad.
6. ¿Tenía un plan establecido para sacar a sus empleados de París si la situación se hubiera agudizado?
¿Hubiera esperado que los viajeros llamaran a su TMC y que encontraran la forma de llegar a su casa? ¿Hubiera deseado que su TMC encontrara la forma de sacar a sus empleados de París basándose en una instrucción central de su empresa? Si no tiene respuestas claras para estas preguntas, dice Weisskirchen, ha llegado el momento de ponerse a trabajar con su TMC para considerar escenarios de respuesta y concebir un plan.
7. Una vez que se calmó la situación en París, ¿se reunieron para considerar qué funcionó y qué no?
«Una crisis de viaje puede adoptar muchas formas, desde un ataque terrorista a un tsunami, y las amenazas y las posibles perturbaciones cambian constantemente», afirma Weisskirchen. «Use cada crisis como una oportunidad de aprendizaje para asegurarse de que su empresa y sus viajeros estén mejor preparados para la siguiente».
¿Quiere saber más sobre cómo BCD Travel puede ayudar a controlar los riesgos y las perturbaciones en los viajes?
Pida a su gerente de cuenta información al respecto.
