Cómo redactar una política de viajes

Cuando llega el momento de viajar por negocios, los empleados necesitan saber qué está permitido, cuándo reservar, a quién reservar y, lo más importante, por qué. Una política de viajes bien elaborada proporciona un marco coherente, seguro, regulado y con control de costes que permite tomar decisiones de viaje acertadas. Esta es la guía de BCD Travel para redactar una política de viajes para su programa.

LOS FUNDAMENTOS

¿Qué es una política de viajes?

Una política de viajes es el manual de los viajes de la empresa. Ayuda a los equipos de viajes a controlar los costos y los procesos de los viajes de negocios. Es un conjunto de directrices que deben respetar los empleados cuando planifican viajes en nombre de la empresa.

¿Por qué su programa de viajes corporativos necesita una política de viajes?

El objetivo principal de una política de viajes eficaz es mantener la seguridad de los viajeros y, al mismo tiempo, apoyar los objetivos de la empresa. Cuando se elabora correctamente, la política de viajes establece un marco coherente para los viajeros y las distintas partes interesadas que participan en el programa de viajes. Se trata de un documento vivo que debe cambiar y cambiará con el tiempo. Piense en su política de viajes como un documento breve pero poderoso, útil para:

  • Alinear los viajes de negocios con los objetivos de la empresa
  • Cumplir con el deber de cuidado y las obligaciones legales para la organización y su gente
  • Contribuir con experiencias de viaje de calidad para los empleados

¿Qué partes interesadas deben participar en la elaboración de la política de viajes?

Los programas de viajes a menudo deben colaborar con una variedad de departamentos o partes interesadas, incluyendo finanzas/contabilidad, compras, recursos humanos, seguridad/gestión de riesgos, nivel C, legal/cumplimiento y tecnología/TI. Como mínimo, ofrezca a sus colaboradores la oportunidad de revisar la política y aportar sus comentarios al respecto.

EL PROCESO

Determine objetivos

Defina lo que quiere conseguir con su programa de viajes. ¿Busca el ahorro de costes, la transparencia, la satisfacción del viajero o una combinación de ambos?

Cubra todo

Describa todo el proceso de reserva de la A a la Z. Organícelo por prioridades relevantes según lo acordado con todas las partes interesadas del programa de viajes. No existe un enfoque único para la redacción de una política de viajes, pero tenga en cuenta esta lista no exhaustiva cuando esboce la suya:

  • Introducción/objetivo – Explique las metas y establezca las expectativas para todos los empleados que viajan por negocios
  • Aprobación/pre-aprobaciones – Especifique qué solicitudes de viaje requieren aprobaciones previas o especiales
  • Reservas: proporcione información de contacto de los agentes (números de teléfono y chat), enlaces a herramientas de reserva en línea e instrucciones, y el proceso paso a paso para organizar el transporte aéreo, terrestre y alojamiento.
  • Política para Bleisure – Detallar cómo y cuándo los viajeros pueden añadir días de viaje personal a un viaje de negocios y dejar claro quién será responsable de cubrir este gasto
  • Definiciones y términos: explique o aclare todas las palabras clave, términos y frases relevantes de los documentos
  • Informes de gastos – Describa las normas y los plazos para informar de los gastos, incluidos los enlaces a las herramientas de gastos, los plazos para los informes y el procedimiento de aprobación. Establezca las condiciones y los importes mínimos de los recibos.
  • Regalos: incluya normas para aceptar regalos de socios comerciales, proveedores o vendedores, o para ofrecerlos.
  • Excepciones en los viajes de los invitados
  • Gestión del riesgo de las personas – Definir y explicar los protocolos del deber de cuidado, las directrices de seguridad, los protocolos y contactos de emergencia, etc.
  • Directrices sobre gastos – Aclarar lo que está cubierto y lo que no, por ejemplo, los gastos reembolsables y los no reembolsables
  • Directrices sobre el transporte: debe abarcar los parámetros de gasto (fomentar las opciones de menor coste) y las normas para los viajes en tren, los coches de alquiler, los vehículos personales, los viajes compartidos, el transporte público, los requisitos de seguro y accidentes.

Escriba para su audiencia

Recuerde que los viajeros son consumidores ocupados. Asegúrese de que el documento de la política de viajes sea exhaustivo, pero que sea lo más breve posible. Utilice un lenguaje claro y fácil de entender. No descuide el aspecto del propio documento. Debe estar bien diseñado, con ejemplos o ilustraciones de documentos relevantes y herramientas de reserva. Asegúrese de que esté disponible en formato digital y pueda descargarse en cualquier dispositivo.

Eduque, informe, comunique

Asegúrese de que todos los miembros de la empresa (especialmente los viajeros) tengan acceso a la política de viajes y sepan a quién dirigirse en caso de dudas. Guarde la política en la intranet o en otro canal de comunicación central. Integre aplicaciones móviles fáciles de usar para los viajeros, como la galardonada plataforma TripSource® de BCD, que simplifica los viajes de negocios y mantiene a los viajeros organizados, informados y dentro de las directrices de la empresa. Da control a los usuarios con acceso instantáneo a los detalles del viaje, las opciones de reserva, los recordatorios de facturación, las notificaciones de vuelos en tiempo real, las alertas de riesgo, cambios de itinerarios, el COVID-19 Information Hub y mucho más. Para los gestores de viajes y de seguridad, la nueva aplicación móvil BCD Alert™, proporciona una cobertura 24/7 de los viajeros activos frente a los riesgos e incidentes del destino, permitiendo a los gestores supervisar y responder de forma remota.

Mida su éxito

¿Cómo es un programa de viajes exitoso para usted? Defina los parámetros que va a medir. Si su objetivo es el ahorro, debería medir el gasto total en viajes. Otras cosas que puedes medir son el cumplimiento de la política o la satisfacción del viajero.

Planifique revisiones periódicas

Junto con las partes interesadas en el programa de viajes, decida una frecuencia cómoda (trimestral, anual u otra) para revisar, auditar y modificar la política de viajes. Como parte de este plan, decida cómo se comunicarán los cambios de la política a su organización.

Clientes de BCD: Si tiene preguntas o necesita ayuda para elaborar o revisar su política de viajes, póngase en contacto con su Program Manager. ¿No es cliente del BCD? Póngase en contacto con nosotros.

 

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