La maggior parte dei programmi di viaggio si scontra con lo stesso problema: convincere i dipendenti a seguire la politica. Le lacune nella conformità possono far lievitare i costi, indebolire le partnership con i fornitori e creare rischi inutili. Ma la soluzione non è un maggiore controllo, bensì un coinvolgimento più intelligente.
Invece di inasprire le regole, concentratevi sul rendere la vostra travel policy più facile da capire, accedere e seguire. Ecco come costruire l’adesione dei viaggiatori e migliorare la conformità in modo naturale.
1. Introducete i viaggiatori alla policy fin da subito
Il momento migliore per creare buone abitudini è l’inizio. Includete la vostra travel policy come parte del processo di onboarding dei dipendenti, possibilmentenelle prime settimane, quando i nuovi assunti sono ansiosi di conoscere le aspettative dell’azienda. Presentatela come parte del modo in cui la vostra organizzazione sostiene i risparmi sui costi, il dovere di diligenza, la sostenibilità e la produttività. La formazione precoce crea trasparenza, riduce la confusione e aiuta i nuovi viaggiatori a sentirsi informati e apprezzati.
Non dimenticate i dipendenti esistenti: comunicazioni periodiche di “re-boarding” possono rafforzare gli standard e condividere gli aggiornamenti sulle linee guida nuove o adattate.
2. Trasformate la politica in uno strumento di supporto
Inquadrate la vostra policy come qualcosa che aiuta i viaggiatori ad avere successo, non come qualcosa che li limita. Sostituite il linguaggio dei “devo” e dei “non devo” con un contesto e un ragionamento utili, ad esempio: “Prenotare attraverso il nostro canale approvato vi garantisce avvisi di viaggio e tariffe negoziate”. Quando i viaggiatori vedono i vantaggi per loro stessi, la conformità smette di sembrare un’imposizione.
3. Fornire chiarezza, non complessità
I viaggiatori d’affari non hanno bisogno di più regole, ma di regole più semplici. Rendete accessibili le linee guida nei canali quotidiani, come lo strumento di prenotazione o l’app di viaggio. I clienti di BCD possono utilizzare TripSource® per far emergere fornitori preferenziali, massimali tariffari e restrizioni di viaggio direttamente nel flusso di prenotazione, riducendo le congetture e migliorando in modo naturale il comportamento in base alle policy.
4. Personalizzare i promemoria al momento giusto
I nudge comportamentali funzionano meglio quando appaiono al momento della decisione. Utilizzate messaggi o notifiche automatizzate per ricordare ai viaggiatori i canali preferenziali, le regole di classe di servizio o i massimali tariffari proprio al momento della prenotazione o della spesa. Strumenti come la messaggistica di TripSource rendono questi suggerimenti tempestivi, pertinenti e orientati all’azione, in modo che la conformità diventi una seconda natura.
5. Mostrare l’impatto delle scelte dei viaggiatori
La trasparenza crea fiducia. Condividete istantanee trimestrali che mostrino come il comportamento di prenotazione conforme contribuisca a risparmiare sui costi, a progredire nella sostenibilità o a migliorare il dovere di diligenza.
6. Il feedback è parte integrante del processo
Ascoltate i dipendenti prima, durante e dopo l’introduzione delle politiche. Conducete brevi sondaggi tra i viaggiatori per identificare i punti di attrito e risolverli tempestivamente. Quando i viaggiatori vedono il loro feedback riflesso negli aggiornamenti, il coinvolgimento e la conformità aumentano.
7. Continuate a evolvere il vostro approccio
I viaggi d’affari non sono statici e nemmeno la compliance. Rivedete regolarmente le vostre politiche e le tattiche di coinvolgimento. Cercate nuove automazioni, strumenti mobili e integrazioni che rendano più facile fare la cosa giusta.
Il punto di partenza
Migliorare la conformità non significa aggiungere barriere, ma eliminare gli attriti. Quando i viaggiatori sono supportati da indicazioni chiare, tempestive e personalizzate, la conformità segue naturalmente.
Siete interessati ad approfondire? Scaricate la Travel & Expense Policy Guide di BCD per avere suggerimenti sulla progettazione delle politiche, sulla comunicazione e sugli strumenti di automazione che aiutano i viaggiatori a rimanere in linea con i vostri obiettivi, senza bisogno di regole aggiuntive.