La mayoría de los programas de viajes se enfrentan al mismo problema: conseguir que los empleados cumplan la política. Las lagunas en el cumplimiento pueden incrementar los costes, debilitar las relaciones con los proveedores y crear riesgos innecesarios. Pero la solución no es más control, sino un compromiso más inteligente.
En lugar de endurecer las normas, concéntrese en facilitar la comprensión, el acceso y el cumplimiento de la política de viajes. A continuación se explica cómo conseguir la aceptación de los viajeros y mejorar el cumplimiento de forma natural.
1. 1. Presente la política a los viajeros desde el principio
El mejor momento para crear buenos hábitos es desde el principio. Incluya su política de viajes como parte del proceso de incorporación del empleado, idealmenteen las primeras semanas, cuando los nuevos empleados están ansiosos por conocer las expectativas de la empresa. Preséntela como parte de la forma en que su organización apoya el ahorro de costes, el deber de diligencia, la sostenibilidad y la productividad. La educación temprana crea transparencia, reduce la confusión y ayuda a los nuevos viajeros a sentirse informados y valorados.
No olvide a los empleados existentes: las comunicaciones periódicas de «reincorporación» pueden reforzar las normas y compartir actualizaciones sobre directrices nuevas o adaptadas.
2. Convierta la política en una herramienta de apoyo
Enmarque su política como algo que ayuda a los viajeros a tener éxito, no como algo que les limita. Sustituya el lenguaje de «debe» y «no debe» por un contexto y un razonamiento útiles, por ejemplo, «Reservar a través de nuestro canal aprobado le garantiza recibir alertas de viaje y tarifas negociadas». Cuando los viajeros ven el beneficio por sí mismos, el cumplimiento deja de sentirse como una imposición.
3. Ofrecer claridad, no complejidad
Los viajeros de negocios no necesitan más normas, sino más sencillas. Haga que la orientación sobre políticas sea accesible en los canales cotidianos, como su herramienta de reservas o su aplicación de viajes. Los clientes de BCD pueden utilizar TripSource® para mostrar los proveedores preferentes, los límites de tarifas y las restricciones de viaje directamente en el flujo de reservas, lo que reduce las conjeturas y mejora el comportamiento dentro de la política de forma natural.
4. Personalice los recordatorios en el momento adecuado
Los recordatorios de comportamiento funcionan mejor cuando aparecen en el punto de decisión. Utilice mensajes o notificaciones automatizados para recordar a los viajeros los canales preferidos, las normas de clase de servicio o los límites de tarifas justo en el momento de la reserva o del gasto. Herramientas como la mensajería de TripSource hacen que estos avisos sean oportunos, relevantes y orientados a la acción, para que el cumplimiento se convierta en algo natural.
5. Muestre el impacto de las decisiones de los viajeros
La transparencia genera confianza. Comparta instantáneas trimestrales que muestren cómo el cumplimiento de las reservas contribuye al ahorro de costes, al progreso de la sostenibilidad o a la mejora del deber de diligencia.
6. 6. Haga que los comentarios formen parte del proceso
Escuche a los empleados antes, durante y después de la implantación de la política. Realice breves encuestas a los viajeros para identificar los puntos de fricción y solucionarlos a tiempo. Cuando los viajeros ven sus comentarios reflejados en las actualizaciones, aumenta el compromiso y el cumplimiento.
7. Siga evolucionando su enfoque
Los viajes de negocios no son estáticos, como tampoco lo es el cumplimiento. Revise periódicamente su política y sus tácticas de compromiso. Busque nuevas automatizaciones, herramientas móviles e integraciones que hagan que hacer lo correcto sea la opción más fácil.
Conclusión
Mejorar el cumplimiento no consiste en añadir barreras, sino en eliminar fricciones. Cuando los viajeros reciben orientación clara, oportuna y personalizada, el cumplimiento se produce de forma natural.
¿Le interesa profundizar? Descargue la Guía de Políticas de Viajes y Gastos de BCD para obtener consejos sobre el diseño de políticas, la comunicación y las herramientas de automatización que ayudan a los viajeros a mantenerse alineados con sus objetivos, sin necesidad de reglas adicionales.